Dnia 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwiają przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżają koszty związane z ich przechowywaniem.
Elektronizacja akt pracowniczych
Obecnie dokumentację pracowniczą przechowuje się w formie papierowej. Od stycznia będzie można decydować w jakiej formie chce się ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będzie też można zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.
Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie mógł przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS.
Dla pracowników, których zatrudnił po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli pracodawca/zleceniodawca spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:
- przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
- raport informacyjny (ZUS RIA).
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowuje się przez okres 50 lat.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019 r.