W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Nowy stan prawny pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli przełamany zostanie istotny bastion papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych.
Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przy tak istotnych zmianach warto przeanalizować nowy stan prawny i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji.
W trakcie szkolenia szczegółowo przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej pokazany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania.
Szkolenie prowadzi: dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) oraz zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych.
Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16
Program:
- Pojęcie dokumentacji pracowniczej:
- zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
- rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
- Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą
- Kodeks pracy
- akty wykonawcze do Kodeksu pracy
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
- regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO)
- Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej
- prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej
- elektronizacja dokumentacji pracowniczej
- zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
- czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
- techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych
- czy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD?
- zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych
- zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej
- obowiązki informacyjne pracodawców
- zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym
- Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
- system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe
- bezdziennikowy system kancelaryjny
- wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych oraz akt osobowych
- pisma, sprawy, akta, teczki
- obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD
- Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
- wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej
- zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
- którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy
- jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach
- Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
- porządkowanie akt osobowych
- czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych
- sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne
- sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach
7. Pytania, dyskusja.
Zgłoszenia można dokonać za pośrednictwem strony internetowej wydarzenia >>>
Organizator:
kontakt: 22 870 69 10 (78),
mail: cpi@cpi.com.pl