Procedury KYC: czy firmy mogą żądać od konsumenta kopii dokumentu tożsamości?

Europejskie Centrum Konsumenckie
Pomoc prawna dla konsumentów w UE
rozwiń więcej
oprac. Emilia Panufnik
rozwiń więcej
procedury kyc poznaj swojego klienta bezpieczeństwo prawa konsumenta ochrona danych / Procedury KYC "poznaj swojego klienta" a bezpieczeństwo i prawa konsumenta. Czy firma może żądać kopii dokumentu tożsamości / shutterstock

Procedury KYC czyli "Poznaj swojego klienta" muszą równoważyć bezpieczeństwo i prawa konsumenta. Na czym mogą polegać procedury KYC? Czemu mają przeciwdziałać? Jakie dane osobowe zbierają przedsiębiorcy? Czy mogą żądać kopii dokumentu tożsamości?

rozwiń >

Procedury „Poznaj swojego klienta” - KYC

Zakupy online, bankowość i usługi cyfrowe stały się nieodłączną częścią codziennego życia, ale wiążą się z nimi ryzyka, takie jak kradzież tożsamości czy oszustwa płatnicze. Aby przeciwdziałać tym zagrożeniom, wiele firm wdraża procedury „Poznaj swojego klienta” (KYC). Często stosowane techniki to uwierzytelnianie dwuetapowe, procedury eID oraz podpisy cyfrowe. Choć te weryfikacje mogą pomóc chronić zarówno konsumentów, jak i firmy, rodzą również pytania o ochronę danych i prawa konsumentów. Co konsumenci powinni wiedzieć o KYC i swoich prawach na mocy unijnych przepisów o ochronie danych?

Co to jest KYC?

KYC (ang. Know Your Customer) to proces weryfikacji tożsamości konsumenta przed dokonaniem transakcji online. Jest to powszechne w sektorze bankowym i finansowym, ale coraz częściej stosowane przez firmy e-commerce oraz dostawców usług telekomunikacyjnych. Celem jest ocena, czy konsument jest „dobrym” klientem oraz zapobieganie oszustwom, praniu pieniędzy i innym nielegalnym działaniom.

Oprócz wykrywania oszustw, firmy stosują KYC także w celach marketingowych i segmentacji klientów. Na podstawie ich zachowań zakupowych niektórzy klienci mogą otrzymywać spersonalizowane oferty, podczas gdy inni mogą mieć zablokowany dostęp do niektórych metod płatności lub funkcjonalności. Konsumenci zgłaszali przypadki do ECC-Net, gdzie powtarzające się reklamacje lub zwroty prowadziły do zablokowania kont, często bez wyjaśnienia.

Jakie dane osobowe zbierają przedsiębiorcy?

Dane osobowe, które zazwyczaj zbierają przedsiębiorcy:

  • Imię i nazwisko oraz adres pocztowy
  • Adres e-mail i numer telefonu
  • Adres IP i typ urządzenia (PC, smartfon, system operacyjny)
  • Dane karty płatniczej lub numer konta bankowego

Różne wymagania KYC w poszczególnych państwach

Zasady weryfikacji tożsamości różnią się w ramach UE:

  • Polska: w większości wypadków przedsiębiorca w Polce może poprosić o okazanie oryginału dowodu, ale może zatrzymać jego kopię tylko za zgodą klienta.
  • Niemcy: konsumenci mogą zostać poproszeni o dowod tożsamości, ale muszą zostać poinformowani, że mogą ukryć nieistotne informacje (np. numer seryjny). Osoby inne niż właściciel dowodu tożsamości nie mogą przekazywać kopii osobom trzecim.
  • Francja: Przedsiębiorcy mogą poprosić o dowód tożsamości przy płatnościach kartą, ale konsumenci mogą odmówić.
  • Czechy: Przepisy dotyczące przeciwdziałaniu praniu pieniędzy pozwalają na kopiowanie dokumentów tożsamości bez zgody konsumenta.
  • Bułgaria: Zasadniczo przedsiębiorcy nie mogą żądać kopii dokumentów tożsamości, z wyjątkiem niektórych branż, takich jak bankowość czy hazard.

Jeżeli konsumenci muszą dostarczyć kopię dokumentu tożsamości, mogą skorzystać z bezpłatnych narzędzi do znakowania wodnego, aby nałożyć spersonalizowany tekst. Zaznaczenie kopii uwagą wskazującą cel (np. „Ta kopia jest tylko do weryfikacji mojego zamówienia nr… ze sprzedawcą…”) lub datą, aby dodać okres ważności, pomaga zapobiec nieautoryzowanemu użyciu danych osobowych.

Czy firmy mogą żądać kopii dokumentu tożsamości?

Tak, ale Europejskie Centrum Konsumentów w Polsce dodatkowo zaleca:

  • Zachowaj ostrożność w przypadku próśb o dowody tożsamości. Nie wszystkie firmy mają prawo żądać kopii dokumentów tożsamości.
  • Zapytaj, dlaczego Twoje dane są potrzebne.
  • Sprawdź swoje prawa na mocy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO).
  • Bądź świadomy automatycznego scoringu klientów.

Prawa konsumentów - RODO

Na mocy Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) firmy muszą zapewnić, że zbieranie i przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne, proporcjonalne i przejrzyste. Konsumenci mogą żądać dostępu, poprawienia lub usunięcia swoich danych.

W styczniu 2025 r. niderlandzki organ nadzorczy nałożył karę w wysokości 4,75 miliona euro na znany portal streamingowy za brak poinformowania klientów o tym, jak ich dane są wykorzystywane, udostępniane, przechowywane i chronione, zarówno w jego oświadczeniu o prywatności, jak i w odpowiedzi na bezpośrednie zapytania. W Polsce były ukarane takie firmy jak Vinted czy Santander Bank Polska S.A.

Czym jest Europejski Portfel Tożsamości Cyfrowej?

Europejski Portfel Tożsamości Cyfrowej, inicjatywa prowadzona przez Komisję Europejską, ma na celu zapewnienie obywatelom UE bezpiecznego i interoperacyjnego systemu identyfikacji cyfrowej w całej UE. Konsumenci mogą potwierdzać swoją tożsamość online i legalnie podpisywać umowy za pomocą portfela.

W związku z tym, że portfel spowoduje, że transakcje online będą w przyszłości wygodniejsze, eliminując potrzebę przechowywania danych w wielu firmach, konsumenci oczekują również zachowania pełnej kontroli nad swoimi danymi osobowymi i prawa do kwestionowania decyzji opartych na zautomatyzowanych ocenach. Jednocześnie muszą rozważyć, jakie informacje udostępniają, w jakim celu i komu. Nieodpowiednie zabezpieczenia mogą narazić ich na kradzież tożsamości i nieuprawnione wykorzystanie ich danych.

KYC a bezpieczeństwo i prawa konsumentów

Chociaż KYC może pomóc w zapobieganiu oszustwom, firmy muszą zapewnić, że zbieranie danych jest sprawiedliwe, przejrzyste i zgodne z przepisami RODO. Konsumenci powinni być zawsze informowani o tym, jak ich dane są wykorzystywane i mieć możliwość kwestionowania niesprawiedliwego scoringu lub ograniczeń.

Prawo
Czynsz, opłaty za śmieci, prąd. Czy w 2025 r. mogę dostać jakieś dodatki? [Przykłady]
19 mar 2025

Wiele osób boryka się z wysokimi rachunkami, szukając dostępnych form finansowego wsparcia. Prezentujemy kilka przykładowych świadczeń. Jakie kryteria trzeba spełnić w 2025 r.?

Jak samodzielnie przeprowadzić skuteczną windykację należności? Należy unikać tych błędów!
19 mar 2025

Chociaż odzyskiwanie należności nie jest prostym procesem, to jednak z windykacją można sobie poradzić samodzielnie. Niestety, wymaga to zachowania pewnych warunków, o których często się zapomina i przez to zmniejsza szansę na odzyskanie pieniędzy.

Koszty budowy domu w 2025 roku – materiały i robocizna. Projekt, mury, dach, stolarka, wykończenie
19 mar 2025

Aktualnie, w marcu 2025 roku w Polsce trzeba wydać ok. 430 000 zł, aby postawić parterowy dom o powierzchni 100 m2 w stanie deweloperskim. Ta kwota nie uwzględnia jednak zakupu działki ani projektu budowlanego czy ogrodzenia. Z zestawienia Rankomat.pl wynika, że najdroższy jest sam początek budowy, gdzie za postawienie murów trzeba wydać 185 tys. zł. Prace dachowe i wykończeniowe kosztują ponad 100 tys. zł za każdy z tych etapów. Najmniej, bo 30 tys. zł, pochłonie zakup i montaż drzwi, okien oraz bramy garażowej. Największy pojedynczy koszt to fundamenty i wykonanie stropu łącznie za 90 tys. zł z materiałami i robocizną. Ostateczna cena wybudowania domu będzie zależała od kosztów ekipy budowlanej, jakości wybranych materiałów budowlanych i kilku innych czynników.

Nowe możliwości aplikacji mObywatel. Duże ułatwienia przy podpisie osobistym z e-dowodu
19 mar 2025

W aplikacji mObywatel pojawiła się nowa funkcjonalność. Użytkownicy mogą samodzielnie odblokować certyfikat podpisu osobistego i zmienić kodu PIN2. Pozwoli to znów korzystać z certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie bez wizyty w urzędzie.

Dofinansowanie z PFRON 2025: ile, na jakich zasadach. Jak obniżyć koszty zatrudnienia i poprawić warunki pracy?
19 mar 2025

Firmy zatrudniające osoby z niepełnosprawnością mogą skorzystać z różnorodnych form wsparcia finansowego oferowanych przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Mechanizmy te pozwalają zmniejszyć koszty zatrudnienia, a w wielu przypadkach również uniknąć obowiązkowych wpłat na fundusz.

Komunikat ZUS
19 mar 2025

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o ograniczeniach w dostępie do portalu PUE/eZUS.

Czy demencja pogrąży branżę opieki senioralnej w otchłani kosztów i czy terapia PBM niesie w związku z tym ze sobą światełko w tunelu?
19 mar 2025

Rosnący kryzys demencji realnym zagrożeniem dla systemu opieki zdrowotnej i senioralnej. Jest jednak światło w tunelu: fotobiomodulacja jako nowatorska metoda terapeutyczna walki z demencją.

Sejm na żywo 19 marca [Transmisja online]
19 mar 2025

31. posiedzenie Sejmu - dzień pierwszy. Posłowie mają m.in. przeprowadzić drugie czytanie rządowego projektu ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz niektórych innych ustaw.

Nowy wyrok TK o MOPS. Osoby niepełnosprawne świadczenia pielęgnacyjnego nie wyłudzały. 40 000 - 90 000 zł do odzyskania
19 mar 2025

Dla prawdopodobnie kilku tysięcy osób niepełnosprawnych wyrok TK z 18 marca 2025 r. jest podstawą do wznowienia postępowania w MOPS i doprowadzenia finalnie do wypłaty do średnio 40 000 - 90 000 zł. Kto skorzysta. Np. mąż jest niepełnosprawny i opiekuje się niepełnosprawną żoną (albo odwrotnie). Pomimo faktycznej opieki nie mógł otrzymać świadczenia pielęgnacyjnego. Mąż był prawnie pozbawiony świadczenia pielęgnacyjnego. Wydaje się to logiczne. Jak niby jedna osoba z poważnymi ograniczeniami zdrowotnymi mogłaby opiekować się osobą także niepełnosprawną. Jednak w praktyce w rodzinach (zwłaszcza wielopokoleniowych) występuje taka sytuacja. Ale prawo było tak napisane przez polityków jakby takich sytuacji nie było - opiekunowie byli pozbawieni świadczenia pielęgnacyjnego pod pretekstem, że często będzie tu wyłudzanie przez osoby niepełnosprawne świadczeń w ramach rodziny (podobnie jak wyłudzano kilka dodatków węglowych na jeden adres kilka lat temu).

Procedury KYC: czy firmy mogą żądać od konsumenta kopii dokumentu tożsamości?
18 mar 2025

Procedury KYC czyli "Poznaj swojego klienta" muszą równoważyć bezpieczeństwo i prawa konsumenta. Na czym mogą polegać procedury KYC? Czemu mają przeciwdziałać? Jakie dane osobowe zbierają przedsiębiorcy? Czy mogą żądać kopii dokumentu tożsamości?

pokaż więcej
Proszę czekać...