Po pierwsze, poważne trudności w uzyskaniu odpisu
Po pierwsze, jeżeli akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu został sporządzony zagranicą, a uzyskanie odpisu aktu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami, można odtworzyć jego treść na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu.
W tym przypadku, muszą zostać spełnione dwa warunki:
1. akt został sporządzony zagranicą;
2. uzyskanie odpisu jest niemożliwe lub związane z poważnym trudnościami (obejmuj to także sytuacje, gdy dane państwo nie wydaje odpisów aktów stanu cywilnego).
Zobacz również: Zasady sporządzania aktów stanu cywilnego
Wnioskodawca jest zobowiązany przedłożyć kierownikowi urzędu stanu cywilnego wszelkie dostępne dokumenty, które pozwolą zawrzeć w polskiej księdze stanu cywilnego wszystkie dane przewidziane przez polskie prawo. Podstawą będzie więc zagraniczny dokument stwierdzający to zdarzenie, które chcemy zarejestrować w Polsce (tj. urodzenie, małżeństwo czy zgon).
Po drugie, zdarzenie niezarejestrowane za granicą
Zgodnie z treścią art. 70 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, urodzenie, zawarcie małżeństwa lub zgon, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego, można zarejestrować w polskich księgach stanu cywilnego.
Aby kierownik urzędu stanu cywilnego mógł dokonać takiej czynności, musi ustalić:
1. czy dane zdarzenie (tj. urodzenie, małżeństwo, zgon) miało miejsce;
2. kiedy i gdzie zdarzenie miało miejsce oraz kogo dotyczyło;
3. z jakiego powodu akt nie został sporządzony za granicą;
4. dane do sporządzenia aktu w polskiej księdze stanu cywilnego (wszelkie te, które są niezbędne do stworzenia aktów: urodzenia, małżeństwa lub zgonu).
Po trzecie, transkrypcja na wniosek zainteresowanego
Trzecią sytuacją, kiedy można sporządzić akt na postawie zagranicznego dokumentu jest sporządzenie go na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu. Przepis ten nie wprowadza obowiązku transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego. Umożliwia on jedynie złożenie wniosku osobie taką transkrypcją zainteresowanej.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonuje transkrypcji aktu, nie jest zobowiązany sprawdzać, czy dane zawarte w zagranicznym akcie są prawdziwe. Zagraniczne dokumenty urzędowe posiadają bowiem moc dowodową na równi z polskimi dokumentami.
W tym przypadku, do polskiego aktu stanu cywilnego wpisuje się wszystkie dane zawarte w akcie zagranicznym w brzmieniu w nim zapisanym.
Zobacz również serwis: Urząd stanu cywilnego