Okazuje się bowiem, że obowiązek załatwiania wszystkich spraw w formie pisemnej nakłada na urzędy prawo. Kodeks postępowania administracyjnego jasno stanowi, że sprawy należy załatwiać w formie pisemnej.
Wbrew pozorom nie jest to zasada zła, pomimo iż często nastręcza wiele trudności. Stanowi ona bowiem przede wszystkim o pewności i stabilności obrotu prawnego. Wyobraźmy sobie bowiem sytuację, iż np. dostajemy ustne pozwolenie na budowę, budujemy dom, mieszkamy, a po kilku latach przychodzi do nas urzędnik i mówi, żebyśmy dom wyburzyli, gdyż został on wybudowany bezprawnie. Tylko dzięki temu, że wszystkie pisma, pozwolenia i inne dokumenty w postępowaniu administracyjną muszą mieć formę pisemną, jesteśmy w stanie każdorazowo udowodnić legalność naszego działania.
Odstąpienie od zasady pisemności
Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje jednak sytuację, kiedy można od zasady pisemności odstąpić. Otóż sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa się temu nie sprzeciwia.
Interes strony tak naprawdę trudno w tym kontekście zdefiniować, ale można się domyślać, że chodzi tutaj o sytuacje wyjątkowe, w których zachowanie formy pisemnej byłoby znacznie utrudnione, a niezłożeni odpowiedniego oświadczenia przez stronę może bardzo negatywnie wpłynąć na jej sytuację w postępowaniu.
O sprzeciwie przepisu prawa możemy mówić wtedy, kiedy dany przepis wprost wskazuje, że do ważności danej czynności niezbędna jest forma pisemna.
Należy jednak podkreślić, że pomimo iż kodeks przewiduje odstąpienie od formy pisemnej, to jednak nakazuje, aby treść oraz istotne motywy takiego załatwienia były utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.
Oznacza to, że żadna czynność nie może zostać dokonana bez jakiejkolwiek wzmianki.
Podstawa prawna: Kodeks postępowania administracyjnego