W dniu 7 marca 2012 r. weszła w życie nowelizacja ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2011 r. Nr 186, poz. 1100, dalej „nowelizacja”), której celem jest zwiększenie przejrzystości udziału poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięć w postępowaniu administracyjnym oraz podatkowym.
Obowiązek prowadzenia metryki sprawy
Aby osiągnąć wskazany cel, nowelizacja wprowadziła w obu powyższych postępowaniach obowiązek zakładania oraz prowadzenia tzw. metryki sprawy. Warto przy tym podkreślić, że w dotychczasowym stanie prawnym nie istniał ustawowy obowiązek tworzenia metryki sprawy administracyjnej, ani sprawy podatkowej, która wskazywałaby który urzędnik oraz w jakim zakresie kształtował treść rozstrzygnięcia danej sprawy. Decyzję podpisywała jedynie osoba pełniąca funkcję organu lub osoba upoważniona. Faktyczni autorzy lub współautorzy rozstrzygnięcia nie byli, co do zasady, wyraźnie ujawnieni. Co więcej, nie był również, co do zasady, wiadomy sposób kształtowania przez poszczególne, nieujawnione osoby treści rozstrzygnięcia. W konsekwencji, bardzo trudno było ustalić odpowiedzialność poszczególnych urzędników za szkody spowodowane wydaniem sprzecznych z prawem decyzji.
Zobacz: Załatwianie spraw w postępowaniu administracyjnym
Wychodząc naprzeciw powyższym problemom, ustawodawca postanowił wprowadzić odpowiednie zmiany zarówno w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.), jak i w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Wyłączenie obowiązku prowadzenia metryki sprawy
Zgodnie z nowelizacją, w aktach sprawy administracyjnej i podatkowej będzie zakładana metryka sprawy. Będzie ona (poza pewnymi wyjątkami, o których mowa poniżej) obowiązkową częścią akt administracyjnych i podatkowych. W niektórych rodzajach spraw, które zostaną określone przez odpowiednich ministrów (w postępowaniu podatkowym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a w postępowaniu administracyjnym przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej) obowiązek prowadzenia metryki spraw będzie wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw. Warto przy tym dodać, że Minister Finansów wydał już rozporządzenie w tym zakresie (Dz. U. z dnia 6 marca 2012 r., poz. 245, dalej „rozporządzenie”).
Zobacz: Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym
W rozporządzeniu wskazano szczegółowo 13 rodzajów spraw, w których wyłączony jest obowiązek prowadzenia metryki sprawy. Są to sprawy dotyczące m.in. zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych, ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej, zwrotu osobom fizycznym części wydatków poniesionych na zakup materiałów budowlanych przez te osoby w związku z budową i remontem budynku mieszkalnego - z wyjątkiem spraw załatwianych w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego.
Forma i treść metryki sprawy
Metryka sprawy może zostać założona w formie pisemnej bądź elektronicznej. Jest ona na bieżąco aktualizowana. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w danym postępowaniu. Wskazuje się w jej treści również wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.
Sprawy objęte nowelizacją
Warto zauważyć, iż nowelizacja nakłada obowiązek założenia metryk dla spraw administracyjnych i podatkowych, będących w toku w dniu 7 marca 2012 r., tj. w dniu wejścia nowelizacji w życie. Przy czym, metryki dla tych spraw powinny wskazywać jedynie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności i podejmowane przez te osoby czynności od dnia 7 marca 2012 r. Co ważne, powyższy obowiązek powinien zostać wykonany przez urzędników w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji.
Zobacz: Kiedy można zawiesić postępowanie administracyjne?
Podsumowanie
Podsumowując, naszym zdaniem zmiany wprowadzone nowelizacją należy ocenić pozytywnie. Dzięki prowadzeniu metryki sprawy będzie można (nawet po upływie dłuższego czasu) dokładnie ustalić, którzy urzędnicy (w jakim stopniu) uczestniczyli w wydaniu danego rozstrzygnięcia. Po wejściu w życie nowelizacji, powinno wzrosnąć poczucie odpowiedzialności urzędników za podejmowane decyzje, gdyż w razie wydania sprzecznych
z prawem rozstrzygnięć, będzie łatwiej ustalić osoby odpowiedzialne. Niemniej jednak, warto przy tej okazji wskazać, że nowelizacja w pierwotnym brzmieniu (druk sejmowy nr 3362) miała wprowadzić również inne, korzystne dla obywateli i naszym zdaniem istotne przepisy prawne dotyczące m.in. obowiązku prokonstytucyjnej wykładni przepisów oraz rozszerzenia treści prawnego uzasadnienia decyzji o wskazanie jaka wykładnia zastosowanych w decyzji przepisów była rozważana w toku rozstrzygania sprawy i dlaczego zastosowano taki (a nie inny) wynik wykładni. Szkoda, że powyższe rozwiązania zostały usunięte z nowelizacji. Mamy jednak nadzieję, że rozwiązania te (po dopracowaniu) przejdą wkrótce pomyślnie proces legislacyjny i także wejdą w życie.