Niezależnie od charakteru udostępniania informacji proces udostępniania informacji zawsze polega na odpowiedzi na pewne zapytanie.
Niekomercyjne udostępnianie informacji
Podmiotami, którym są udostępniane informacje z ewidencji na zasadach niekomercyjnych są przede wszystkim :
- Policja,
- Inspekcja Transportu Drogowego,
- Straż Graniczna,
- Organy inspekcji celnej,
- Żandarmeria Wojskowa,
- Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
- Agencja Wywiadu,
- Wojskowe Służby Informacyjne,
- Sądy,
- Prokuratury,
- Komornicy sądowi,
- Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny,
- Starostowie,
- Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
- inne organy i instytucje, które mogą uzyskiwać informacje z systemu, za zgodą ministra właściwego ds. administracji.
Proces niekomercyjnego udostępniania informacji realizowany jest w dwóch zasadniczych trybach:
- w trybie urzędowym,
- w trybie automatycznym.
Zobacz również serwis: Gmina
Komercyjne udostępnianie informacji
Proces komercyjnego udostępniania informacji, przebiega w sposób podobny do procesu zawierania kontraktów handlowych i realizowany jest w dwóch zasadniczych odmianach:
- na zasadzie jednorazowej,
- na zasadzie stałej współpracy.
W przypadku udostępniania na zasadzie jednorazowej, proces udostępniania przebiega w następujący sposób:
- instytucja potrzebująca informacji składa do ministerstwa oficjalne zapytanie określające, jakie informacje mają być udostępnione;
- pracownicy ministerstwa oceniają prawne i techniczne możliwości realizacji żądanej usługi,a następnie składają ofertę obejmującą propozycje zakresu i zasad realizacji usługi oraz propozycję cenową (bądź sporządzają odpowiedź na zapytanie, w której odmawiają realizacji usługi);
- następują negocjacje zakresu, zasad i ceny realizacji usługi pomiędzy instytucją składającą zapytanie i ministerstwem, skutkiem których zawierana jest umowa;
- ministerstwo kieruje zlecenie wygenerowania odpowiedniego raportu do dostawcy usług utrzymania systemu ewidencji;
- wykonawca usług utrzymania systemu, generuje raport i przekazuje go ministerstwu;
- ministerstwo ocenia zgodność raportu ze zleceniem (w niezgodności, kieruje zlecenie ponownie do dostawcy usług utrzymania systemu);
- ministerstwo wystawia ostateczną fakturę i przekazuje raport wraz z fakturą instytucji zamawiającej usługę;
- instytucja składająca zamówienie odbiera raport i podpisuje fakturę.
Zobacz także: Jak zarejestrować samochód
Udostępnianie informacji na zasadzie stałej współpracy odbywa się na mocy zawartej umowy ramowej i przebiega w następujących krokach:
- instytucja potrzebująca dostępu do informacji, składa zapytanie ofertowe z zaznaczeniem, że zainteresowana jest stałą współpracą w zakresie udostępniania opisanych informacji;
- pracownicy ministerstwa składają ofertę, z tym, że oferta cenowa może mówić nie tyle o konkretnej cenie, co o zasadach ustalania ceny, w realizacji poszczególnych zamówień;
- następują negocjacje, skutkiem których podpisywana jest umowa ramowa stanowiąca, że konkretne usługi realizowane są na podstawie zamówień i regulująca zasady składania, wyceny, realizacji i płatności;
- kolejne raporty dla danej instytucji realizowane są na podstawie zamówień, w podobnych krokach jak świadczenie usługi na zasadzie jednorazowej, z tym, że zamiast zapytania ofertowego funkcjonuje zamówienie oraz brak jest faz oferowania i negocjacji.
Dane udostępniane komercyjnie będą zawsze danymi nie pozwalającymi na identyfikacje poszczególnych obiektów, których dotyczą.