Czy przed oszustwami i nadużyciami w firmie można się zabezpieczyć?

Koperska Agnieszka
rozwiń więcej
Sytuacja, w której firma traci zaufanie do księgowego jest dotkliwa dla całej organizacji. Aby uniknąć strat związanych z występowaniem nadużyć warto rozważyć wdrożenie działań prewencyjnych.

Utrata zaufania do służb księgowo-finansowych może skutkować m.in. tym, że korzystający  ze sprawozdań finansowych nie będą mieli pewności na ile odzwierciedlają one sytuację firmy i czy księgowy nie jest zaangażowany w oszustwo, które ukryte jest w zawiłych księgowaniach. Wreszcie nierzetelnie prowadzone księgi rachunkowe, stanowiące podstawę rozliczeń z fiskusem mogą być  w przyszłości źródłem zaległości podatkowych. Równie niekorzystna dla firmy może okazać się utrata reputacji wśród kontrahentów.

Zobacz: Liberalizacja przepisów dotyczących łączenia i podziału spółek

Przed, czyli lepiej zapobiegać


Jest wiele narzędzi, które firmy mogą stosować by utrzymywać zdrowe i etyczne środowisko pracy ograniczające znacznie możliwość występowania nadużyć: 

• systemy kontroli wewnętrznej i procedury - jasno określają zakres odpowiedzialności i zapewniają odpowiedni rozdział obowiązków, przez co eliminują okazję, która jest podstawą większości nadużyć występujących w firmach (na przykład fałszowanie wysokości sprzedaży przy jednoczesnym ukrywaniu wpłat od klientów) 

• Regularne inwentaryzacje (aktywów rzeczowych i finansowych) oraz procedury potwierdzania sald i sumienne ich rozliczanie z wyjaśnieniem wszelkich zidentyfikowanych różnic,

• Umiejętność czytania i analizowania sprawozdań finansowych przez kierowników bezpośrednio niezaangażowanych w procesy księgowe – monitorowanie jakości przygotowywanych sprawozdań i kompetencji księgowego (podstawowe wskaźniki ekonomiczne i finansowe oraz przeglądy analityczne)

• Przykład z góry i modelowanie w firmie postaw etycznych przy jednoczesnym braku tolerancji dla jakichkolwiek przykładów oszustw czy nadużyć (nawet na niewielką skalę) 

• Pisemne potwierdzanie przez pracowników zapoznania się z obowiązującymi procedurami, które uniemożliwi zasłanianie się nieświadomością co do funkcjonujących w firmie zasad,

• Budowanie w firmie atmosfery odpowiedzialności, zaufania i pracy zespołowej – nie tylko z uwagi na zwiększenie wydajności ale o zwykłą zasadę, że osobie rozważającej skorzystanie
z okazji nadużycia trudniej się będzie na nie zdecydować gdy lubi i szanuje współpracowników, kierowników czy właściciela firmy,

• Systemy motywacyjne, w których wynagrodzenia nie są uzależnione wyłącznie od wyników finansowych, co zwiększa ryzyko ich fałszowania

Ufaj, ale sprawdzaj

Ważnym elementem systemu ograniczającego występowanie oszustw i nadużyć jest audyt wewnętrzny, którego zadaniem jest badanie skuteczności realizowanych w firmie systemów kontroli wewnętrznej oraz identyfikowanie obszarów ryzyka, które powinny, ze względu na interes firmy, być minimalizowane.

O ile w firmie nie ma wydzielonej funkcji audytu wewnętrznego, można rozważyć zatrudnienie firmy świadczącej takie usługi i przeprowadzenie projektu, który skoncentruje się na wybranych obszarach działalności.

Niestety przed oszustwami nie można się zabezpieczyć całkowicie. Nie ma możliwości wyeliminowania ryzyka powstania nadużycia do zera. Jest to spowodowane tym, że niezależnie od tego jak doskonałe systemy kontroli wewnętrznej i zarządczej funkcjonują w firmie, zawsze najsłabszym ogniwem w tym systemie pozostaje człowiek .

Zobacz: Czym jest spółka cywilna?

Jeśli systemy wewnętrzne w firmie okażą się nieskutecznym narzędziem w walce z nierzetelnymi pracownikami lub też istnieje uzasadnione podejrzenie wystąpienia nadużycia, przedsiębiorstwo powinno rozważyć zatrudnienie wyspecjalizowanej firmy zajmującej się wykrywaniem oszustw. Pozwoli to nie tylko zidentyfikować osobę odpowiedzialną za nadużycie, ale również oszacować skalę zjawiska. Ponadto specjaliści zabezpieczą odpowiedni materiał dowodowy, który w postępowaniu przeciwko oszustowi pozwoli na zmaksymalizowanie szans firmy na odzyskanie utraconych dóbr - finansowych czy rzeczowych.

Autor: Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland

Źródło: Agencja Inplus PR

Prawo
1000 zł miesięcznie - tyle wyniesie kwota świadczenia z funduszu alimentacyjnego po podwyższeniu (obecnie jest to 500 zł)
04 lis 2024

Rząd szykuje zmianę, która polega na podniesieniu maksymalnej kwoty świadczenia z funduszu alimentacyjnego z 500 do 1000 zł miesięcznie. Takie rozwiązanie przewiduje projekt noweli ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów.

2025 r.: świadczenie pielęgnacyjne, świadczenie wspierające, zasiłek pielęgnacyjny. Które świadczenia wzrosną?
04 lis 2024

2025 r.: świadczenie pielęgnacyjne, świadczenie wspierające, zasiłek pielęgnacyjny. Które świadczenia wzrosną? Gdzie złożyć wniosek? Jakie warunki należy spełniać by otrzymać poszczególne świadczenia?

ZUS od wszystkich umów cywilnoprawnych. Znamy plan rządu, który zakłada pełne ozusowanie umów o dzieło i zlecenia
04 lis 2024

Rząd chce przesunąć o rok pełne ozusowanie umów cywilnoprawnych (ZUS od umów o dzieło i zlecenia), zaplanowane w Krajowym Planie Odbudowy na styczeń 2025 r. Minister Agnieszka Dziemianowicz-Bąk podkreśla, że zmiana jest konieczna, lecz wprowadzenie jej z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli uniknąć trudności dla pracowników i przedsiębiorców.

MZ: różnice pomiędzy wskaźnikami dla minimalnego wynagrodzenia lekarza ze specjalizacją i pielęgniarki z wykształceniem magisterskim i specjalizacją są zbyt niskie
04 lis 2024

W wywiadzie dla Polskiej Agencji Prasowej, Ministra Zdrowia Izabela Leszczyna powiedziała, że ustawa o sposobie ustalania najniższego wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych ma trzy zasadnicze wady, które psują system opieki zdrowotnej. Ministerstwo Zdrowia pracuje nad zmianami, które spowodują, że presja płacowa publicznej służbie zdrowia się zmniejszy. Zdaniem ministry Leszczyny nie ma w systemie ochrony zdrowia przestrzeni do obniżenia składki zdrowotnej.

Zrzutka.pl, Pomagam.pl i Siepomaga.pl pod lupą UOKiK. Są zarzuty i wszczęte postępowania
04 lis 2024

Zrzutka.pl, Pomagam.pl i Siepomaga.pl pod lupą UOKiK. W stosunku do Zrzutki.pl prezes UOKiK postawił zarzuty naruszenia zbiorowych interesów konsumentów. Wobec Pomagam.pl i Siepomaga.pl zostały wszczęte postępowania wyjaśniające. 

Dłuższy urlop macierzyński już w 2025 roku. Nie dla wszystkich rodziców [zmiany w kodeksie pracy]
04 lis 2024

Rada Ministrów przyjęła 29 października 2024 r. projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja wprowadza uzupełniający urlop macierzyński, z którego będą mogli skorzystać rodzice dziecka urodzonego jako wcześniak lub wymagającego dłuższego pobytu w szpitalu po urodzeniu. Uzupełniający urlop macierzyński będzie wynosił do 8 lub do 15 tygodni, w zależności od czasu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym urodzi się dziecko lub masy urodzeniowej niemowlaka. Teraz projektem zajmie się Sejm.

 

Nie tylko bon energetyczny. Trwa nabór wniosków o dodatek do energii elektrycznej
04 lis 2024

Trwa nabór wniosków o dodatek do energii elektrycznej w ramach programu „Aktywny samorząd”. Dodatek wynosi 100 zł miesięcznie. Wnioski należy składać w terminie do 30 listopada 2024 r.

Od 10 do 20 proc. droższe usługi pogrzebowe w 2025 r. Większa szara strefa w branży funeralnej. Zasiłek pogrzebowy nie 7 tys., a 4 tys. zł w 2025 r.? Polska Izba Branży Pogrzebowej ostrzega i apeluje o zmiany
04 lis 2024

Od 10 do 20 proc. droższe usługi pogrzebowe w 2025 r. Większa szara strefa w branży funeralnej. Zasiłek pogrzebowy nie 7 tys., a 4 tys. zł w 2025 r.? Polska Izba Branży Pogrzebowej ostrzega i apeluje o zmiany. Co z podwyższeniem zasiłku pogrzebowego?

Recepty na bezpłatne leki. Rząd szykuje ważną zmianę, dzięki której większa liczba lekarzy będzie mogła wypisywać takie recepty
03 lis 2024

Rząd szykuje zmiany dotyczące wystawiania recept na bezpłatne leki. Zawiera je projekt ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Po wprowadzeniu nowych regulacji większa liczba lekarzy będzie mogła wypisywać takie recepty.

Wybory prezydenckie 2025: Przemysław Czarnek rusza w Polskę, by mobilizować wyborców prawicy do głosowania na kandydata PiS; stawia na Karola Nawrockiego
03 lis 2024

Przemysław Czarnek jest wymieniany w gronie kandydatów PiS na prezydenta RP. Poseł powiedział, że 5 listopada rusza w objazd po kraju, by mobilizować wyborców prawicy do głosowania na kandydata tego ugrupowania - ktokolwiek nim będzie. Jak dodał, z całą pewnością dobrym kandydatem byłby Karol Nawrocki.

pokaż więcej
Proszę czekać...