Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (zwanego dalej KRS) jest tak naprawdę „dowodem osobistym” każdej spółki. A mówiąc szerzej, każdego podmiotu wpisywanego do tego rejestru. Przedsiębiorcy posługują się nim, biorąc kredyty w bankach, stając do przetargów, kupując towary z odroczonym terminem płatności... W konsekwencji nieraz zadają sobie pytanie, „jak długo aktualny jest odpis z KRS”.
Pojęcie „aktualności” można rozumieć na dwa sposoby. Po pierwsze można stwierdzić, że aktualny jest ten odpis, którego dane nie uległy jeszcze zmianie. Tak więc może się okazać, że odpis nawet sprzed dwóch lat będzie nadal aktualny. Po drugie można przyjmować, że aktualny jest ten odpis, który został wydany przez pracowników sądu niedawno. I zazwyczaj pytając o aktualność odpisu z KRS, mamy na myśli ten drugi kontekst. - Niestety nie ma przepisu, który regulowałby tą kwestię.
W obrocie gospodarczym zwyczajowo honoruje się odpisy do miesiąca, góra do trzech miesięcy. Choć nic nie stoi na przeszkodzie, by przy naprawdę dużych umowach podnieść jeszcze wyżej poprzeczkę i zażądać od swojego kontrahenta odpisu z KRS nawet sprzed tygodnia.
Zobacz również: Co to jest prokura?
Regulacje prawne
Jednym z niewielu aktów, które wskazują datę, do której można honorować odpisy z KRS jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane. Zgodnie z §1 ust.1 pkt. 2 tego aktu zamawiający może żądać odpisu z rejestru, względnie Ewidencji Działalności Gospodarczej wystawionego nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o zamówienia albo składania ofert. Rozporządzenie to dotyczy jednak wyłącznie spraw z zakresu prawa zamówień publicznych.
Zawarte powyżej uwagi dotyczące aktualności odpisu z KRS należy odnieść w pełni do zaświadczeń z Ewidencji Działalności Gospodarczej wstawianych dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (są to jedyni przedsiębiorcy, którzy nie są wpisywani do KRS).
Informacje z KRS dostępne w internecie
Należy pamiętać o tym, że w chwili obecnej informacje zawarte w KRS można przeglądać też przez internet, wchodząc na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Niestety przez internet nie obejrzymy całego odpisu, ale będziemy mieć dostęp jedynie do podstawowych danych takich jak firma, siedziba i adres, sposób reprezentacji czy też osoby uprawnione do reprezentacji.
Zadaj pytanie: Forum