Najczęściej wykorzystywanym typem aplikacji w polskich przedsiębiorstwach, obok programów biurowych, są aplikacje finansowo-księgowo-płacowe. Zdecydowanie rzadziej implementuje się bardziej zaawansowane systemy, takie jak CRM czy ERP. Wynika to z ich złożoności (nie każdemu przedsiębiorstwu są potrzebne), a także stosunkowo wysokiego kosztu wdrożenia. Kolejnym czynnikiem wpływającym na ich małą popularność jest brak świadomości wśród kadry zarządzającej na temat możliwości i potencjalnych korzyści, jakie przedsiębiorstwo może osiągnąć, decydując się na zakup zaawansowanych technologicznie rozwiązań informatycznych. Oddzielną grupą są pozostałe aplikacje wykorzystywane najczęściej w małych firmach. To aplikacje pisane często na zamówienie i wspomagające konkretne zadania.
Można wyróżnić wiele typów oprogramowania:
1. Proste aplikacje biurowe
Najprostszymi, a zarazem najbardziej powszechnymi aplikacjami w przedsiębiorstwach są aplikacje biurowe. Pod tym pojęciem rozumiemy wszelkie programy (komercyjne i niekomercyjne) zawierające takie moduły, jak:
● edytor tekstu;
● arkusz kalkulacyjny;
● program do prezentacji multimedialnych;
● program baz danych;
Bez względu na charakter działalności takie aplikacje są niezbędne w firmie. Najpopularniejszym programem tego typu jest pakiet firmy Microsoft. W zależności od wersji jest to Office 97/2000/XP/2003/2007. Dużą popularnością cieszą się też darmowe aplikacje typu OpenOffice i StarOffice.
2. Programy księgowo-kadrowo-płacowe
To typ aplikacji wspomagających działalność przedsiębiorstwa w zakresie rozliczeń z pracownikami (pensje, premie, urlopy, zwolnienia itp.), jak również w zakresie finansowym (faktury, należności, zobowiązania itp.). W tym segmencie na polskim rynku dominują rozwiązania takich firm, jak Insert, Wa-Pro, Sage Symfonia, Ramzes. Aplikacje te przeznaczone są dla przedsiębiorstw, które z pewnych względów nie mają potrzeby wdrażania dużych systemów klasy ERP.
3. Oprogramowanie do zarządzanie relacjami z klientami CRM (Customer Relationship Management).
CRM to zestaw narzędzi i procedur służących do zarządzania relacjami z klientami zewnętrznymi przedsiębiorstwa. Dzięki systemowi CRM możliwe jest połączenie wielu baz danych oraz innych źródeł, zawierających informację o kliencie. CRM automatyzuje wszelkiego rodzaju dane, takie jak historia transakcji, terminowość płatności, czy choćby data urodzin. Nie ma najmniejszego problemu, żeby zautomatyzować proces wysyłania e-kartek do klientów w dniu urodzin czy określić grupy kluczowych klientów. W system CRM przedsiębiorca wprowadza też cały wachlarz swoich produktów, a także wszelkiego rodzaju rozmowy odbyte z klientem(e-mail, telefon, faks). W przedsiębiorstwie, gdzie nie ma CRM, najczęściej każdy z handlowców ma „swoich” klientów. W czasie przerw w pracy handlowca (choroba, urlop) nikt się z „jego” klientami nie kontaktuje, nie prowadzi żadnych spotkań. Jeszcze gorsza sytuacja jest wówczas, kiedy handlowiec odchodzi do konkurencji, zabierając ze sobą część klientów. Zastosowanie CRM eliminuje taką sytuację. Podczas nieobecności handlowca każdy inny pracownik dzięki bazie informacji o kliencie może skutecznie kontynuować rozmowy, negocjować, przedstawiać ofertę firmy. Odchodzący pracownik nie ma możliwości, żeby wynieść takie informacje poza firmę, zostają bowiem w systemie.
CRM można podzielić na trzy podstawowe segmenty:
● Operacyjny
To automatyzacja najważniejszych procesów biznesowych (sprzedaż, marketing, serwis).
● Analityczny
To określenie modelu zachowań klientów na podstawie posiadanej wiedzy.
● Komunikacyjny
Ta część systemu odpowiada za komunikację z klientami.
Pod względem informatycznym CRM dzielimy na serwer aplikacji, serwer bazy danych oraz interfejs dostępny użytkownikowi systemu.
Jeśli przedsiębiorstwo ma już w systemie CRM całą bazę informacji o swoich klientach, powinna być to jedna z najbardziej strzeżonych tajemnic. Łatwo sobie wyobrazić, co by się stało w przypadku wykradzenia takich danych i wykorzystania ich przez firmę konkurencyjną.
Wiele projektów CRM wdrażanych w polskich przedsiębiorstwach zakończyło się porażką bądź niepełnym sukcesem. Przyczyny jednak nie tkwią w samym systemie, ale w organizacji przedsiębiorstwa, wiedzy i mentalności ludzi. System nie jest też swoistym panaceum na wszystkie problemy związane z relacjami z klientem. Okazuje się, że obok wyboru dostawcy i konkretnego rozwiązania najważniejszy jest sposób wdrożenia takiego systemu. Istniało na rynku mnóstwo nie najlepszych systemów, ale świetnie wdrożonych, które działają do dzisiaj, a także zdarzały się świetne systemy, ale złe wdrożenie powodowało wycofanie się przedsiębiorstwa z danego projektu.
4. Oprogramowanie wspomagające zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP to system informatyczny złożony z wielu modułów wykorzystywanych w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Mogą one ze sobą współpracować. Zwykle jest tak, że wszystkie moduły korzystają z jednej wspólnej bazy i obejmują następujące obszary przedsiębiorstwa:
● księgowość;
● finanse;
● zaopatrzenie;
● produkcję,
● magazynowanie;
● zarządzanie zapasami;
● kontrolę realizowanych dostaw;
● zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry);
● controlling;
● zarządzanie transportem;
● zarządzanie projektami.
Dopasowany do danej firmy ERP może zawierać tylko niektóre z przedstawionych modułów, tj. możliwość pracy każdej części niezależnie, a także rozbudowywania systemu o kolejne moduły i aplikacje, i to jest dużą ich zaletą. Spośród wszystkich możliwych systemów informatycznych ERP jest zdecydowanie najbardziej złożonym i zaawansowanym programem. Także pod względem kosztów oraz czasu wdrożenia. Pomyślnie wdrożony system ERP pozwala na dobrą kontrolę wszelkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
ERP przeznaczone jest zarówno dla firm usługowych, produkcyjnych, jak i handlowych. Dobry system ERP umożliwia symulację pewnych działań, co pozwala określić ich skutki, zanim firma podejmie decyzję, czy je stosować czy nie. O powodzeniu wdrożenia ERP, analogicznie jak w przypadku CRM, decydują także czynniki niezwiązane bezpośrednio z samym systemem. Menedżerowie nie mogą oczekiwać od programu informatycznego, że rozwiąże za nich wszelkie problemy, jakie pojawiają się na każdym etapie działalności firmy. Wdrażając ERP, warto równolegle zastanowić się nad zmianą i poprawą niektórych procesów zachodzących w firmie. Jeśli wdrożenie ERP będzie tylko przeniesieniem ich na platformę informatyczną, to korzyści będą niewielkie.
Inną bardzo ważną kwestią jest odpowiednie przeszkolenie personelu. Szkolenie najczęściej prowadzone jest przez pracowników firmy, która wdrażała program. Na rynku istnieje bardzo duży wybór systemów klasy ERP, dlatego decydując się na któryś z nich, należy dokonać dogłębnej analizy potrzeb i oczekiwań przedsiębiorstwa.
5. Pozostałe programy
Pod tym pojęciem rozumiemy szereg aplikacji wykorzystywanych zarówno przez duże, średnie, jak i małe przedsiębiorstwa. Są to wszelkiego rodzaju aplikacje kosztorysowe, wspomagające proces projektowania, czy np. aplikacje wykorzystywane w warsztatach samochodowych, a zawierające spis podzespołów wraz z cenami dla poszczególnych modeli samochodów.