Najlepszym rozwiązaniem zapewniającym spokój na urlopie jest załatwienie w biurze oficjalnego zastępstwa. Niestety, nie zawsze istnieje możliwość zatrudnienia w letnich miesiącach dodatkowego pracownika, który przejmie na kilka tygodni obowiązki urlopowiczów. Zwykle korzysta się z wyjścia awaryjnego: „niech zastąpi panią w tym czasie ktoś z kolegów”. W uzasadnionych sytuacjach, na przykład jeśli nasza nieobecność ma potrwać dłużej albo zespół jest już mocno zredukowany i nie ma możliwości, aby ktokolwiek był w stanie podołać dodatkowej pracy, warto jednak nakłonić szefa do tej niewielkiej w sumie inwestycji. Można zwrócić się do koleżanki, która gotowa jest nieco wcześniej zakończyć urlop wychowawczy lub do kogoś, kto niedawno odszedł na emeryturę albo skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Zatrudnienie osoby figurującej w jej bazie danych ma sporo zalet: agencje dysponują fachowcami z określonych dziedzin, taki pracownik może więc po krótkim zaznajomieniu się z zasadami panującymi w naszej firmie przystąpić od razu do wykonywania swoich obowiązków.
W praktyce jednak szefowie niechętnie przyjmują osoby z zewnątrz, zwłaszcza do sekretariatu, który na co dzień ma do czynienia z wieloma poufnymi danymi. W takim przypadku pozostaje pierwszy sposób, będący jednocześnie świetną okazją, aby pracownica wracająca po dłuższej nieobecności do biura szybko i bezboleśnie przypomniała sobie stare obowiązki i zapoznała się ze zmianami. Jeśli i takie rozwiązanie nie wchodzi w rachubę, najlepiej będzie porozmawiać z przełożonym, aby oddelegował na zastępstwo jedną z młodszych koleżanek, która w ten sposób zyska szansę zmierzenia się z nowymi zadaniami.
Czas – start!
Niezależnie od tego, jaką drogę rozwiązania problemu urlopowego wybierze twoja firma, my ze swej strony musimy przygotować wszystko tak, aby przekazanie pałeczki odbyło się bez problemów. Będziemy do tego potrzebowały odrobiny dalekowzroczności i umiejętności przewidywania, doświadczenia, zmysłu organizacyjnego, a także nieco dyplomacji.
Najważniejsze jest pozostawienie nowej osobie wszystkich niezbędnych informacji – również w naszym własnym interesie, aby na wakacjach nie odbierać codziennie rozpaczliwych telefonów z kolejnymi pytaniami. Zacznijmy od wyjaśnienia, na czym polega nasza praca i co jest jej głównym celem. Następnie przejdźmy do omówienia poszczególnych, służących temu czynności i procedur. Powinien być poinformowany o nich również ktoś jeszcze z zespołu, osoba pracująca od dawna w naszym przedsiębiorstwie, która ma spore doświadczenie, jest odpowiedzialna i uczynna, i w razie potrzeby będzie mogła służyć pomocą. Wszystkie istotne dane – wykaz zadań, lista głównych klientów, telefony kontaktowe – muszą być pozostawione w formie pisemnej.
Bardzo istotne jest, aby takie przygotowania zacząć odpowiednio wcześnie. Gorączkowe przypominanie sobie między pakowaniem walizek a załatwianiem ostatnich sprawunków: „co to ja jeszcze miałam powiedzieć tej nowej”, na pewno nie jest najlepszym pomysłem. Ale nie przesadźmy w drugą stronę – koleżanka instruowana na miesiąc przed naszym wyjazdem i tak zdąży wszystko zapomnieć.
Przystąpmy do działania w sposób metodyczny. Mniej więcej trzy tygodnie przed urlopem zacznijmy przygotowywać listę naszych rutynowych działań, z podziałem na dni lub tygodnie. Taki system sprawi, że nie zapomnimy o codziennych, wykonywanych już niemal mechanicznie czynnościach, o których w innym przypadku pewnie w ogóle byśmy nie pomyślały. Szef natomiast może być bardzo niezadowolony, jeśli sala nie będzie przygotowana na cotygodniową poniedziałkową konferencję, a on sam w środę rano nie znajdzie, jak zawsze dotychczas, na swoim biurku potrzebnych dokumentów. Zapiszmy dokładnie wszystko, co zwykle załatwiamy, również drobne zadania, o których zastępczyni nie ma prawdopodobnie pojęcia. Możemy nawet przygotować plan na każdy dzień swojej nieobecności – bardzo prawdopodobne jest, że przy tej okazji uda się zrobić mały remanent. Może okaże się, że niektóre sprawy dałoby się załatwiać w mniej pracochłonny sposób?
Dwa ostatnie tygodnie przed urlopem to czas na finalizowanie zadań, którymi się w tej chwili zajmujemy. Jeśli podczas naszego wypoczynku nie będzie można znaleźć ważnych dokumentów, wpłynie to negatywnie na opinię, jaką ma o nas przełożony. Zaktualizujmy więc akta, aby wszystkie załączniki leżały na swoim miejscu i łatwo było po nie sięgnąć. Zapoznajmy zastępczynię z naszym systemem archiwizacji.
Tu jest szef, a tam drukarka
W ostatnim tygodniu poświęćmy czas na wdrożenie w nowe obowiązki osoby, która będzie nas zastępować. Nie przekładajmy tego na ostatni dzień, kiedy będziemy się już bardzo spieszyć. Dajmy szansę koleżance, aby mogła przetrawić sporą liczbę świeżo uzyskanych informacji i poprosić w razie potrzeby za dzień lub dwa o bliższe wyjaśnienia. Nie zapomnijmy również o kwestiach natury technicznej – upewnijmy się, że nasza zastępczyni potrafi obsługiwać wszystkie potrzebne urządzenia, ma dostęp do naszej poczty elektronicznej i poszczególnych plików.
Przedostatni dzień wykorzystajmy na przedstawienie naszej zastępczyni szefowi oraz innym osobom, które będą miały z nią codzienny kontakt. Oprowadzając ją po firmie, przekażemy jednocześnie wiele praktycznych informacji – od wskazania osób, do których powinna się zwracać w poszczególnych kwestiach, po wyjaśnienie, gdzie znajdzie zapas papieru do drukarki i jak działa nasz ekspres do kawy.
Zachęćmy koleżankę, aby zadawała jak najwięcej pytań, dzięki temu uda się uniknąć wielu problemów. Postarajmy się ułatwić jej pracę, sporządzając listę spraw do załatwienia, wykaz „who is who” w naszej firmie oraz informację pod hasłem „gdzie co znajdę”. Tę ostatnią można przygotować w Excelu, w porządku alfabetycznym. Zapiszmy też, kto jest odpowiedzialny za realizowane aktualnie projekty, do kogo należy zadzwonić w przypadku problemów z komputerem czy drukarką, a także namiary na firmę cateringową, która obsługuje konferencje w firmie lub dostarcza obiady dla szefa. Taka lista może przydać się też przy kolejnym zastępstwie i przy kolejnym urlopie.
Do zobaczenia za dwa tygodnie
Ostatni dzień przed urlopem to czas na sprawdzenie, czy o niczym nie zapomniałyśmy. Spójrzmy jeszcze raz na wykaz informacji, który wręczymy za chwilę naszej zastępczyni – być może znajdzie się coś, co warto jeszcze uzupełnić. Upewnijmy się, czy wszystko jest dla niej jasne i nie ma dodatkowych pytań. Pozostawienie wysprzątanego biurka, zaopatrzonego we wszystkie akcesoria potrzebne do pracy, jest rzeczą oczywistą. Pora pożegnać się z kolegami i zamknąć za sobą drzwi firmy, pozostawiając za nimi wszystko, co jest związane z pracą.
Jeśli zaś podczas błogiego wylegiwania się na plaży przyjdzie nam do głowy niepokojąca myśl, że nasza zastępczyni radzi sobie być może z powierzonymi jej zadaniami lepiej niż my, czym prędzej odpędźmy od siebie takie niepotrzebne niepokoje. Bądźmy pewne: jeśli podczas naszej nieobecności praca przebiega bez zakłóceń, jest to najlepszy dowód, że zorganizowałyśmy wszystko jak należy. Nasz szef z pewnością to doceni, a my po powrocie unikniemy przykrych niespodzianek.
Zanim wyjedziemy – lista spraw od A do Z
Miejsce pracy
• Zaktualizować plan zadań do wykonania
• Przygotować potrzebne dokumenty
• Sporządzić wykaz „gdzie znaleźć...”
Nasz dział
• Przygotować „who is who”
• Powiesić w widocznym miejscu spis ważnych telefonów
• Oprowadzić zastępczynię po firmie
• Pamiętać o kartach wejściowych
Komputer
• Pokazać, gdzie przechowujemy poszczególne dane
• Udostępnić kalendarz z terminami
• Przekazać załączniki do dokumentów
• Zapewnić łatwy dostęp do potrzebnych plików
Sprawy codzienne
• Omówić sposób załatwiania poczty przychodzącej i wychodzącej
• Poinformować o cyklicznych spotkaniach i imprezach
• Zaznajomić zastępczynię ze schematem obiegu dokumentów
Szef
• Omówić obowiązujące w firmie zasady współpracy z zarządem
• Wyjaśnić kwestię kompetencji poszczególnych przełożonych
• Przekazać informacje o regularnie przygotowywanych dokumentach dla kadry zarządzającej
Barbara Hubal