Jak korzystać z komputera w pracy

Komputer w firmie. Jeden lub jeden z wielu. Stojący samotnie lub połączony z innymi w biurze za pomocą sieci, najczęściej z „wyjściem w świat”, czyli dostępem do Internetu. Dzięki temu sprawiający wrażenie nieograniczonych możliwości komunikacji, zdobywania informacji i uproszczenia prac, które kiedyś wydawały się niesłychanie żmudne. Mnóstwo możliwości, ale i obawa przed niewłaściwym użyciem, spowodowaniem strat, utratą danych, uszkodzeniem.

Obejmując „opiekę” nad firmowym komputerem, poproś informatyka lub, jeśli w niedużej firmie brak wyspecjalizowanego działu IT, osobę znającą tutejsze systemy, o zapoznanie cię z firmowym komputerem czy systemem. Nie obawiaj się potraktowania tej prośby jako braku wiedzy o obsłudze komputera czy programów biurowych. Osoba wprowadzająca powinna pokazać ci typowe czynności, jakie mają być wykonywane na komputerze, od włączenia i zalogowania, poprzez tworzenie przykładowych dokumentów, drukowanie i inne. Chodzi o pokazanie do czego i jak używany jest konkretny komputer w firmie, jakie są firmowe zasady pracy przy nim, na której drukarce należy drukować. Wówczas, szczególnie w początkowym okresie samodzielnej pracy, łatwiej będzie zidentyfikować każde „dziwne” zachowanie komputera. Jeśli zauważysz coś nietypowego, niecodziennego w jego pracy, spróbuj zastanowić się nad przyczyną, zapytaj serwis, informatyka czy pomoc techniczną producenta, jednym słowem nie bagatelizuj, gdyż może się to zemścić w najbardziej niekorzystnym momencie.

Istnieją całe gałęzie wiedzy i branże, gdzie komputery jako narzędzia zupełnie wyparły starsze urządzenia. Staraj się więc pamiętać, że ich używanie nie zwalnia cię od przestrzegania podstawowych zasad postępowania w każdej wspieranej komputerowo działalności:

• Prowadź korespondencję mailową zgodnie z regułami pisania listów (im bardziej oficjalna – tym bardziej podobna do tradycyjnych listów). W przypadku komunikacji elektronicznej, dochodzi do tego znajomość ogólnej netykiety lub zaleceń twojej firmy.

• Pamiętaj, że łatwość kopiowania elektronicznego nie zwalnia od przestrzegania praw autorskich. To co w przypadku osoby prywatnej może być zakwalifikowane jako „dozwolony użytek własny”, zazwyczaj jest wykroczeniem w działalności komercyjnej.

• Traktuj Internet jako źródło wiedzy, ale im bardziej jego zasoby zdają się wydawać nieograniczone – tym bardziej podchodź do nich z większą nieufnością, weryfikuj informacje w różnych źródłach. Popularne jest powiedzenie, że Internet to wielki śmietnik informacji – moim zdaniem trafniejsze jest nazwanie tego wielkim placem targowym, czasem wśród zalewu niechcianych i niepotrzebnych rzeczy można zdobyć coś naprawdę cennego.

• Kwestie poufności danych, dostępu do komputera, kont i systemów – traktuj te dane tak, jak klucze od domu. Żadnego pożyczania, przekazywania, podawania nieznajomym. Powierzone twej opiece dane traktuj tym bardziej ostrożnie. Jeśli szef przekazał ci swoje hasło, aby w czasie jego nieobecności móc odbierać firmową korespondencję, traktuj je jak klucze od mieszkania, którym się opiekujesz w czasie wyjazdu lokatorów: nie podawaj kolejnym osobom, nie zmieniaj, a jeśli system wymusi zmianę hasła, jak najszybciej powiadom właściciela konta.

• Staraj się, aby twoje sprawy osobiste nie były pomieszane z firmowymi na dysku i ekranie komputera.

• Jeśli firma nie narzuca i nie określa zasad przechowywania i przesyłania informacji służbowych, zastanów się gdzie są zapisywane wszelkie informacje potrzebne do pracy, począwszy od tych strategicznych, do drobnych notatek ułatwiających codzienne czynności.

Archiwizacja danych

Jeśli pracujesz w dużej firmie, posiadającej własną sieć biurowych komputerów, zmartwienie jest mniejsze, bowiem komputer pełni jedynie rolę terminala do wprowadzania danych i o bezpieczeństwo zapisanych na dyskach sieciowych plików nie trzeba się tak martwić – od tego jest lokalny dział IT. Jeśli jednak twój komputer to pojedyncza, samotna maszyna w biurze, wówczas należy pomyśleć jak wiele cennych informacji zawarte jest w jego pamięci, jak bardzo ich utrata (w wyniku kradzieży, awarii, przypadkowego skasowania) może zaszkodzić funkcjonowaniu firmy. Zadbaj więc o to, aby najważniejsze dane były dostępne na innym nośniku. Może to być płyta CD lub DVD, dysk zewnętrzny, karta pamięci czy popularne ostatnio pamięci USB.

Nie wahaj się poinformować zwierzchników o swoich obawach dotyczących kopii najważniejszych danych. Być może otrzymasz informacje, jak firma jest przygotowana do zdarzeń losowych, być może twoje wnioski będą początkiem opracowania procedur awaryjnych, na pewno troska o poprawne funkcjonowanie biura w każdych warunkach będzie oceniona jako twój profesjonalizm.

Pamiętaj, że skopiowanie danych to nie wszystko. Równie istotne jest zapewnienie dostępu do nich tylko dla osób upoważnionych. Płyty czy pamięci USB nie mogą się poniewierać po biurze. Bardzo łatwo dziś skopiować ogromną ilość danych na urządzenie wielkości breloczka do kluczy, niestety zgubić to urządzenie jest jeszcze łatwiej. Jeśli wiadomo, że będzie często przenoszone z miejsca na miejsce – użyj powszechnie dostępnych opcji szyfrowania danych czy ohasłowania najważniejszych plików, co skutecznie zniechęci do ich przeglądania ogromny procent potencjalnych „znalazców”. Opcje zabezpieczeń dostępu do danych stosuj jednak z umiarem, ideałem jest znalezienie kompromisu pomiędzy wygodą a bezpieczeństwem, ponieważ zbyt wyszukane zabezpieczenia przestają być rozpoznawane przez samych użytkowników.

Nowe programy

Istnieje ogromna ilość oprogramowania, w którą można się zaopatrzyć, a następnie zainstalować na dysku służbowego komputera. Zanim jednak zainstalujesz kolejny program mający rozwiązywać takie czy inne zadania, zastanów się spokojnie. Różnorodność sprzętu i systemów powoduje, że żaden producent programu nie może zagwarantować jego poprawnego funkcjonowania w każdej konfiguracji (o czym zresztą zwykle wspomina w warunkach licencji). Przed naciśnięciem klawisza „instaluj” przemyśl jeszcze raz czy musisz zainstalować to tu i teraz. Im bardziej odpowiedzialne są zadania „powierzane” na co dzień wspomnianemu komputerowi, tym bardziej nieufnie i zachowawczo podchodź do instalacji nowego oprogramowania. Może się nawet zdarzyć, że taką postawę będzie należało wykazać na przekór fachowcowi z branży IT – przykładowo: nie pozwól zainstalować niczego na komputerze szefa na pół godziny przed prezentacją mającą się odbywać z tego komputera. Ewentualne zalety nowego programu mogą nie zrekompensować strat wywołanych opóźnieniem lub odwołaniem prezentacji „z powodu awarii systemu operacyjnego”. Jeśli istnieje taka możliwość – przetestuj nowy program poświęcając temu trochę czasu na innym komputerze, mniej „strategicznym” dla firmy.

Płatności elektroniczne

Są one bardzo wygodne i oszczędzają czas, niemniej bywają też przyczyną stresu – boimy się, czy ktoś nie przechwyci przesyłanych danych, nie spróbuje włamać się do konta bankowego czy użyć twojej karty do zrealizowania własnych zakupów. Rozsądne korzystanie z takiej formy płatności ma wiele zalet, przy jednocześnie niewielkich uciążliwościach dotyczących bezpieczeństwa transakcji.

• Dowiedz się szczegółowo od pomocy technicznej banku, jak zawierać elektroniczne transakcje. Proces ten nie może być niezrozumiały. Poproś o wytłumaczenie w jaki sposób upewnić się, że połączenie jest bezpieczne.

• Nie przeprowadzaj płatności w pośpiechu.

• Staraj się tego nie robić z nieznanych komputerów.

• Wchodząc na stronę służącą dokonywaniu płatności – poświęć chwilę, aby się upewnić, że korzystasz z właściwej strony transakcyjnej. W razie wszelkich podejrzeń przerwij transakcję i zawiadom pomoc techniczną banku.

• Pamiętaj, że banki i podobne instytucje nigdy nie proszą o podanie numerów PIN do kart i kont poprzez e-mail czy telefon (w formie rozmowy z obsługą) – każdą taką próbę możesz zaliczyć jako usiłowanie nieuczciwego wyłudzenia PIN-u przez obcą osobę.

Wirusy

Współczesne komputery to urządzenia, których pracą można sterować za pomocą oprogramowania. Najlepsze urządzenie będzie niczym bez oprogramowania. To system operacyjny i programy powodują, że komputer sprawia wrażenie, że „żyje”. Oprogramowanie to ma obecnie tak duży stopień skomplikowania, że trudno jest samodzielnie prześledzić wszystkie procesy pamięci komputera. Z tego powodu samodzielne wykrycie i unieszkodliwienie wirusa, czyli niepotrzebnego i czasem niszczącego składnika – jest dla niewprawnej osoby bardzo trudne. Nie znaczy to, że nie należy przyglądać się pracy urządzenia, każde dziwne zachowanie powinno wzbudzić czujność. W razie wątpliwości dobrze jest jednak zachować się zgodnie poniższymi zaleceniami:

• Sprawdzić/dowiedzieć się czy jest zainstalowany program antywirusowy. Czy pracuje on na twoim komputerze, czy może chroni wszystkie maszyny w biurze, całą sieć? Jeśli pracujesz w niedużej firmie i twój komputer jest „samotnym” stanowiskiem – tym bardziej zastosuj się do kolejnych punktów.

• Program antywirusowy to nie wszystko. Bardzo ważna jest tu tzw. baza wirusów, czyli aktualizacja informująca program o pojawiających się nowych typach wirusów. Sprawdź datę ostatniej aktualizacji antywirusa, powinna być jak najnowsza. Zobacz, kiedy ostatnio było wykonywane skanowanie całej zawartości dysku. Jeśli dawno, a masz teraz możliwość – wykonaj takie skanowanie jak najszybciej pamiętając, że zabiera to trochę czasu oraz powoduje spowolnienie pracy komputera. Przeglądając opcje programu – spójrz czy zaznaczona jest funkcja skanowania „w locie” każdego używanego w danej chwili pliku (funkcja ma różne nazwy w rozmaitych programach antywirusowych). Powoduje ona minimalne spowolnienie pracy komputera, ale najczęściej uwalnia od problemów z wirusami na bardzo długo.

• Jeśli nie ma programu antywirusowego lub nie jesteś w stanie stwierdzić jego obecności ani wersji – nie wpadaj w panikę.

• Nie próbuj samodzielnie szukać złośliwego robaka – bez wprawy trudno go odróżnić od składowej części systemu. Nie kasuj nic, nie zmieniaj nazw podejrzanych plików, nie ulegaj łańcuszkowym mailom ostrzegającym przed najnowszymi wirusami, nie przesyłaj ich dalej, nie wykonuj sugerowanych tam czynności mających naprawić system.

• Zajrzyj na strony internetowe producentów systemów antywirusowych. Informacje o najnowszych alertach, symptomach wirusów, fałszywych alarmach, specjalnych programach niszczących najnowsze wirusy są tam podawane jako najświeższe newsy. Prawie każdy z tych producentów udostępnia skanery on-line na stronach www, pozwalają one sprawdzić zawartość komputera na obecność wirusów, a także często je unieszkodliwić. Od czasu do czasu (szczególnie gdy masz podejrzenia spowodowane dziwnym zachowaniem komputera) wykonaj skanowanie za pomocą skanera on-line. Pamiętaj, aby w tym czasie nie pracował w systemie drugi program antywirusowy (zainstalowany na stałe czy też skaner on-line innego producenta). Przeskanowanie zawartości dysku dwoma takimi narzędziami konkurujących firm (kolejno, nie jednocześnie!) – powinno wyeliminować wszelkie obawy, że komputer jest zainfekowany.

Nie wiem czy powyższe uwagi potrafią rozwiać obawy co do bezpiecznego używania komputera w firmie. Komputery towarzyszą nam od tak dawna, że zapominamy często jak dużo niewdzięcznej, żmudnej pracy za nas wykonują. Dopiero brak spowodowany awarią czy innym zrządzeniem losu uświadamia nam ich użyteczność. Pamiętać o tym wypadałoby jednak częściej, bowiem jak w przypadku każdego narzędzia, im jest ono potężniejsze, tym większe straty może spowodować.

Zasłyszane powiedzenie mówi, że najlepsi programiści nigdy nie próbują zmierzyć się w grze komputerowej przeciwko maszynie. Dlaczego? Uważają to za stratę czasu – człowiek zawsze wygra z maszyną. Życzę więc wszystkim, aby poczucie przewagi ludzkiej myśli nad urządzeniem nigdy nas nie opuszczało, niezależnie od tego jak wspaniałe systemy komputerowe szykują nam ich producenci w przyszłości.

Paweł Chojnacki

doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl,

portaldlasekretarek.pl