Urlop należy brać z wielu powodów. Po pierwsze – zdrowie. Organizm wymaga relaksu, zwłaszcza jeśli praca, którą wykonujemy, jest – jak w przypadku sekretarek i asystentek – nieprzewidywalna i stresująca. Potrzeba nam oderwania się nie tylko od biurka i od firmy, ale także spokoju, zmiany trybu życia, a najlepiej także klimatu. Drugim ważnym powodem jest sama praca – zmęczenie, a czasami nawet wyczerpanie zawodowe. Trzeci powód, to bliscy, którzy nas potrzebują, a urlop to doskonała okazja, aby odbudować i wzmocnić więzi rodzinne.
Najlepszy wypoczynek to minimum trzy tygodnie, w tym dzień-dwa na przygotowanie do wyjazdu, przynajmniej dwa tygodnie w innym klimacie lub choćby „pod gruszą”, w innym otoczeniu (najlepiej z wyłączoną komórką służbową), a potem powrót i 3–4 dni na uporządkowanie siebie i domu po urlopie.
Kiedy nie jesteś potrzebna w pracy?
Prawidłowa odpowiedź brzmi: jesteś potrzebna zawsze. Jeśli szef jest na miejscu, zawsze musisz go wspierać swoim działaniem. Jeśli go nie ma, jesteś potrzebna tym bardziej, bo wiesz wszystko, znajdziesz każdy dokument, znasz wszystkie nazwiska i numery telefonów, pamiętasz o spotkaniach.
Często próbuje się wywierać presję na pracownika, który składa podanie o urlop: „Jak to? Teraz? Nie damy rady bez ciebie, to niemożliwe, na pewno nie w tym czasie!”. W ten sposób urlop odsuwa się w nieskończoność, doprowadzając do eksploatacji pracownika, zamiast uczciwie korzystać z jego wiedzy i umiejętności. Stąd między innymi powstał zapis o obligatoryjnym wykorzystaniu zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału roku kolejnego. Nie daj się więc podejść szantażowi emocjonalnemu. Twój urlop to nie prezent ani wyróżnienie za specjalne zasługi! Należy ci się tak samo, jak miejsce przy biurku i nie wahaj się korzystać ze swoich praw! Spróbuj nie używać zwrotu „dali mi urlop”, tylko „biorę urlop”. Bierzesz, bo ci się należy, to nie żaden bonus.
Oczywiście, jako lojalny pracownik, uwzględniaj potrzeby firmy, ale też potrzeby swoje i swoich bliskich. Nie da się pracować bez urlopu – jeśli to zrozumiesz, zyskasz siłę, aby domagać się spokojnie swoich praw.
Jak planować?
Zawsze z wyprzedzeniem. To daje czas na dopasowanie wszystkich firmowych priorytetów do okresu naszej nieobecności, pozwala uporządkować sprawy zaległe i dokumenty, aby w czasie urlopu prawej ręki szefa praca przebiegała sprawnie i bez konieczności wydzwaniania kilkanaście razy dziennie z pilnymi pytaniami. Koordynowanie swoich planów nieobecności w biurze zacznij od grafiku planowanych ważnych wydarzeń w kalendarzu szefa i firmy. Uzgodnij to też z osobą, która ma cię zastępować podczas urlopu. Jeśli twój termin został już wpisany w grafik urlopów, warto systematycznie acz z wyczuciem przypominać o nim i szefowi, i współpracownikom („Nie mogę się już doczekać lipcowego urlopu”, „Lubię wrzesień i dlatego w tym roku mam urlop już od dziesiątego”, „Dobrze, że zaplanowałam urlop z wyprzedzeniem, wszystko wykupiłam i mam pewność, że wyjadę w terminie”).
Planowanie z wyprzedzeniem pozwoli na spokojne uzupełnienie garderoby, dopilnowanie ubezpieczeń – osobistego i majątkowego, ale zwłaszcza – pozostawienie spraw zawodowych w nienagannym porządku i ładzie. Skoro chcemy zastać nasze stanowisko pracy w stanie idealnym, tak też musimy je pozostawić.
Przygotowanie pola bitwy
Aby można było odpoczywać ze spokojną głową i w dobrym nastroju, zaczynamy od przygotowania się do urlopu. Oto kilka podpowiedzi:
1. Załatw wszelkie zaległe sprawy. Dzięki temu nikt nie będzie „sprzątał” po tobie, a i ty po powrocie z urlopu nie zaczniesz od przypominania sobie, co też zaniedbałaś kilka tygodni temu.
2. Sporządź wykaz ważnych spraw bieżących oraz „ściągawkę” dotyczącą ważnych rzeczy. Opisz wszystkie klucze – do szuflad, ważnych szaf, gabinetu szefa, a zwłaszcza te, z których będzie trzeba korzystać podczas twojego urlopu.
3. Przekaż zastępczyni hasła do kont służbowych (poczta), z których będzie musiała korzystać podczas twojej nieobecności. Bardzo ważne, aby po powrocie wszystkie hasła zmienić – wiele firm ze względów bezpieczeństwa stawia pracownikom taki wymóg na piśmie.
4. Znajdź czas na wprowadzenie zastępczyni w system twojej pracy, a szczególnie współpracy z szefem, który ma prawo być przyzwyczajony do pewnych standardów, na przykład otrzymywania korespondencji do podpisu wraz z filiżanką herbaty zawsze po południu, albo też zwyczaju nieumawiania żadnych spotkań przed godziną 11.
5. Z dużym wyprzedzeniem wprowadź zwyczaj prowadzenia dziennika, w którym zapisuj dzień po dniu, z datą, z uwzględnieniem wszelkich istotnych spraw. Zastępczyni ma wgląd w bieżącą działalność i bez niepokojenia nas telefonem może odtworzyć historię kontaktów z daną firmą, a po powrocie z urlopu ty masz pełny przegląd tego, co działo się podczas twojej nieobecności.
6. Uprzedź firmę i osoby z którymi współpracujesz, że nie będziesz stale „pod telefonem”, a wiadomości zamierzasz odsłuchiwać raz na dzień. Masz do tego pełne prawo, a firmę zmobilizujesz do większej samodzielności, zamiast wydzwaniania do ciebie z błahostkami, które można rozwiązać bez twojego udziału.
Powrót do biurowej rzeczywistości
Miłym akcentem jest podziękowanie zastępczyni po powrocie do pracy. Nie wymaga tego żaden kodeks ani przepis, lecz drobne prezenty są mile widziane, ale wystarczy także ciepłe słowo i docenienie jej starań. Pamiętajmy też o tym, że wybieranie się do pracy „wprost z pociągu” niweczy sporą część odzyskanego spokoju i dobrej formy, ponieważ zmiana jest gwałtowna i wymaga od zmęczonego podróżą i zmianami organizmu nagłego przestawienia się i działania na bardzo wysokich obrotach.
Warto zaplanować przed powrotem do biura jeden, a nawet kilka dni, które można wykorzystać na wyspanie się, na łagodny powrót do codziennego rytmu wcześniejszych pobudek i wcześniejszego chodzenia spać, na zadbanie o zmęczone słońcem włosy, paznokcie, na domowe porządki lub segregowanie urlopowych zdjęć. Nie polecam po powrocie z wyjazdu wpadania na godzinkę do pracy „aby się przywitać”. To dezorganizuje pracę biura, nie wnosi niczego nowego w wasze kontakty, a przy tym ośmiela do nieskrępowanego wydzwaniania do ciebie – skoro już wróciłaś – z każdym służbowym drobiazgiem. Lepiej przywitać się po wykorzystaniu całego urlopu!
Przepisy dotyczące wypoczynku
O naszych urlopach mówi Konstytucja RP w artykule 66. Dzięki temu każdy zatrudniony ma zapewnione konstytucyjne prawo obywatelskie do wypoczynku. Uwzględnia to też kodeks pracy, zakreślając jasne ramy urlopowania, w których powinni poruszać się pracodawcy i pracownicy. Z praktycznego punktu widzenia najważniejsze jest to, że mamy prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, którego długość zależy od stażu pracy, toku poprzedzającej je nauki (studia), oraz przepisów szczególnych, właściwych dla niektórych zawodów. Zazwyczaj jest to 20–26 dni, z których przynajmniej 14 powinniśmy wykorzystać nieprzerwanie. Rozpoczynając życie zawodowe, już w pierwszym miesiącu mamy prawo do 1/12 części pełnego, rocznego wymiaru urlopu i z każdym kolejnym miesiącem jego wymiar wydłuża się o kolejną 1/12. Artykuł 161 KP stanowi, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Jeżeli jednak urlop nie został pracownikowi udzielony, należy go udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału w następnym roku kalendarzowym, czyli do 31 marca, bez względu na to, czy przyczyny nieudzielenia w terminie leżą po stronie pracownika, czy pracodawcy.
- Niewykorzystanie zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku nie powoduje utraty do niego prawa – zapewnia Jolanta Piskorz, prawnik. – Prawo pracownika do niewykorzystanego urlopu wygasa dopiero z upływem okresu przedawnienia roszczenia do niego, czyli zgodnie z art. 291 § 1 kp po trzech latach od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Urlopu udziela pracodawca, zgodnie z przewidzianym planem urlopów albo na wniosek pracownika, lecz samo złożenie wniosku nie uprawnia do nieprzyjścia do pracy. Musi być zgoda szefa, który ponadto, z ważnych przyczyn, może pracownika z urlopu odwołać, pokrywając jednak wówczas część poniesionych przez niego kosztów, na przykład podróży. Nieprzestrzeganie zasad korzystania z urlopów może prowadzić nawet do zwolnienia pracownika z pracy, stanowiąc w szczególnych przypadkach naruszenie kodeksu pracy. Warto pamiętać, że z punktu widzenia szefa wystarczy wywieszenie rocznego planu urlopów na ogólnodostępnej tablicy, nie ma on obowiązku informowania każdego pracownika indywidualnie o planach co do terminu jego wypoczynku. W niektórych firmach nie ma obowiązku sporządzania takiego planu, wówczas terminy urlopów uzgadnia się indywidualnie, na wniosek pracownika. To pracownik, nie szef decyduje, czy urlop wykorzystuje w całości czy w częściach, zwłaszcza że zazwyczaj ma do dyspozycji nie tylko urlop wypoczynkowy.
- Od reguły udzielania urlopu w pełnych dniach pracy wprowadzono wyjątek, umożliwiający udzielenie urlopu w godzinach obejmujących część dniówki roboczej (art. 154 ze znaczkiem 2 § 4) – wyjaśnia Jolanta Piskorz – dotyczy on przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym ma być udzielony urlop. Niepełny dzień urlopu może wynikać z tego, że wcześniej udzielony urlop przypadał na dzień pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy był niższy bądź wyższy niż 8 godzin. Może też wynikać z wykorzystania urlopu cząstkowego w pierwszym roku zatrudnienia, wykorzystanego w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego pracownikowi na podstawie art. 154.
Gdy podczas urlopu pracownik był chory i poświadcza to zwolnieniem lekarskim, czas choroby nie zalicza mu się do urlopu, i dni, które spędził na zwolnieniu, ma nadal do wykorzystania.
- Jeżeli chodzi o przyczyny przerywające urlop wypoczynkowy, to zostały one określone w art. 166 w sposób wyczerpujący – dodaje Jolanta Piskorz. – Inne niż wymienione w nim zdarzenia (choroba, odbywanie ćwiczeń wojskowych, urlop macierzyński) usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, takie jak konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, nie przerywają biegu terminu urlopu.
Katarzyna Jasiek