Zagadki i rebusy to przyjemna rozrywka, lecz raczej nie w pracy. Niestety, asystentka nierzadko otrzymuje od przełożonego wiele enigmatycznych poleceń typu: „słuchaj, napisz im, że się nie zgadzają albo coś wymyśl”. Na dobrą sprawę nie wiadomo kto się nie zgadza, i dlaczego. Jedną z cech dobrej asystentki jest odpowiednie precyzowanie myśli i treści, jakie przełożony chce przekazać, lecz nie może stać się to regułą. A co się stanie jeśli się pomyli i źle odgadnie, co szef chciał powiedzieć?
Blokowanie informacji
Musimy mieć dostęp do informacji. Chcemy wiedzieć kto wygrał program, dlaczego konkurencyjna firma zwolniła 30 pracowników i gdzie koleżanka wyjeżdża na urlop. Podobnie w relacjach z przełożonym - trzeba wiedzieć jak najwięcej, aby móc poprawnie i szybko wypełniać swoje obowiązki.
Warto egzekwować prawo do posiadania wiadomości, a praca z pewnością będzie łatwiejsza. Zdarza się jednak, że przyczyną braku informacji jest blokowanie jej przepływu przez szefa i współpracowników. Dlaczego tak się dzieje?
• Zazdrość i eliminowanie ewentualnego zagrożenia to zachowania związane z niskim poczuciem wartości i kompleksami. Niektórzy uważają, że zatajanie informacji lub utrudnienia w jej zdobyciu pomagają im w karierze i budowaniu wysokiej pozycji.
• Roztargnienie - blokowanie informacji w wyniku zapominalstwa i złej organizacji nie jest działaniem umyślnym, jednak ma ten sam skutek - nie pozwala nam na dobre wypełnianie obowiązków.
• Niewiedza - słyszymy: „później ci powiem, o co chodzi” lub „chciałbym ci pomóc, ale niestety jestem zielony”.
• Brak umiejętności budowania jasnego przekazu - współpracownik chce, ale nie umie powiedzieć, o co chodzi.
Jakie są więc skutki niedoinformowania i braku odpowiednich wiadomości:
• błędy w dokumencie docelowym,
• błędy w kolejnych dokumentach, których podstawą były wcześniejsze pisma,
• problemy w działach, do których spłynęły „zainfekowane” dokumenty,
• oskarżenia o brak umiejętności i wiedzy,
• niezadowolenie szefa,
• zmniejszenie zaufania wobec danej osoby,
• strata czasu i kosztów na powtarzanie tych samych operacji,
• w przypadku powtórzenia się błędów - nawet zwolnienie z pracy.
Jak zdobywać informacje
Zarządzający
Czasem wystarczy zwykła rozmowa i telefon, aby uzyskać potrzebne wiadomości. O jakie informacje można prosić przełożonego, aby poprawić jakość swojej pracy:
• Prośba o dokumenty wykorzystywane przy określonych sprawach (poznajesz sytuację od początku i możesz napisać klarowne pismo) lub o pełny dostęp do dokumentacji firmy.
• Dostęp do kalendarza szefa (jeśli nie prowadzisz go sama) - jeśli znasz terminy jego spotkań i urlopów, możesz umieszczać nowe pozycje, które nie będą kolidowały z zaplanowanymi.
• Rozmowy - najprostsza, ale skuteczna forma zdobywania informacji. W firmach odbywają się zebrania, na których możesz przekazać i otrzymać odpowiednie wiadomości.
• E-mail - jeśli przełożony lubi zmieniać zdanie lub wycofywać się z tego, co wcześniej zostało wypowiedziane, poproś o informację emailową. Prośbę uzasadnij tym, że chcesz mieć pewność czy odpowiednio rozumiesz przekaz. Pamiętaj, że nic nie zastąpi „dowodu” na piśmie.
• Telefony - zawsze możesz wybrać numer wewnętrzny i zapytać współpracownika lub szefa o konkretną sprawę. Nie nadużywaj jednak tej metody, bo szef przestanie odbierać telefon.
• Oficjalne pisma - w przypadku codziennych spraw oficjalne pisma są ostatecznością, można ich użyć w skomplikowanych lub istotnych kwestiach. Tego typu pismo jest „podkładką”, że otrzymałaś taką, a nie inną informację - przydaje się, jeśli w wyniku wykonania zadania nastąpiły problemy. Możesz również proponować zarządzającym wystosowanie oficjalnych pism (tworzysz je sama i dajesz jedynie do podpisu).
• Zabiegi psychologiczne - wspominanie podczas rozmowy z przełożonym, że: „Dzięki pana informacji mogłam tak szybko wykonać zadanie”. Podkreślanie jak ważna jest współpraca: „Cieszę się, że tak dobrze się dogadujemy i przekazuje mi pan wszystkie możliwe informacje”. Sugerowanie, że: „Nie ma to jak dobra informacja - to oszczędność czasu i kosztów”.
Na własną rękę
Oprócz informacji zdobywanych od szefa, zawsze warto liczyć na siebie - przełożony nie zawsze ma czas i chęć na zagłębianie się w szczegóły.
• Internet - najszersze źródło, z którego możesz czerpać wiadomości.
• Kontakt ze specjalistą - w przypadku trudnych zagadnień, w których spowodowanie błędu może mieć przykre skutki, warto pytać specjalistę - prawnika lub księgową.
• Telefon - tradycyjna forma zdobywania wiadomości: z biura numerów dowiesz się o danych teleadresowych firm, informacjach o hotelach, są infolinie banków, firm ubezpieczeniowych.
• Prasa - jeśli pracujesz w branży specjalistycznej, a musisz konstruować różne pisma skierowane do fachowców, warto kupić lub zaprenumerować prasę branżową. Jest to również sposób na pogłębianie własnej wiedzy, która może niejednokrotnie się przydać. Podobnie z inną prasą specjalistyczną (prawo, księgowość, administracja, zarządzanie, sprawy personalne). Przydatna jest również prasa codzienna, z której możesz dowiedzieć się o sytuacji na rynku finansowym lub problemach innych firm.
• Książki - w biurze powinnaś mieć kodeks pracy, ustawę o rachunkowości, poradnik kadrowca, a także słownik ortograficzny. W razie wątpliwości możesz od razu zajrzeć do literatury fachowej.
• Pytania - czasem wystarczy po prostu zapytać. Współpracownicy i przełożeni to doskonałe źródło szybkiego pozyskiwania wiadomości. Nie powinnaś odczuwać wstydu, jeśli czegoś nie wiesz - kto pyta nie błądzi.
Nadmiar informacji
Nadmiar informacji może wywołać skutki odwrotne od oczekiwanych:
• Chaos informacyjny - nie wiesz, która wiadomość jest ważna, a którą można pominąć.
• Strata czasu - zamiast skupiać się na zadaniu, analizujesz mnóstwo dodatkowych faktów i skupiasz się na rzeczach niepotrzebnych.
• Zaniedbywanie pozostałych obowiązków.
• Większa możliwość błędu - nadmiar wiadomości powoduje, że tracisz umiejętność trzeźwego myślenia, a bałagan informacyjny obniża koncentrację.
Sylwia Szykuła