Wystarczy jednak trochę wiedzy i wzajemnego zaufania, aby efektywnie wykorzystać tę formę zatrudnienia. Podpowiadamy, jak to zrobić.
Do tej pory telepraca utożsamiana była wyłącznie z pracą w domu, głównie przy użyciu telefonu, i kojarzona z takimi zajęciami jak telemarketing, informacja telefoniczna, przedstawicielstwo handlowe, chałupnictwo (wg badań PBS DGA Telepraca. Ogólnopolski program promocji i szkoleń dla przedsiębiorców). Nowe zapisy prawne jasno określają, kto jest telepracownikiem i w jaki sposób może się nim stać. Na pracodawcę nakładają pewne obowiązki, dając mu jednocześnie uprawnienia kontrolne. To powinno ograniczyć wątpliwości prawne i interpretacyjne.
Według nowych przepisów, telepraca rozumiana jest jako praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Telepracownikiem z kolei jest pracownik, który przekazuje pracodawcy wyniki swojej pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 kp).
Wyzwania dla menedżera
Telepraca to dla kierownika i firmy wciąż spore wyzwanie. Aby nie traktować tej formy zatrudnienia jako rozwiązania tymczasowego czy eksperymentalnego, należy nie tylko zainwestować w dobrych pracowników, ale i odpowiednio przygotować kadrę do zdalnego zarządzania zasobami ludzkimi. Efektywny telepracownik to w dużej mierze także sukces przełożonego, który nie tylko wie, co należy robić, ale odpowiednio przekazuje informacje, monitoruje proces wykonywania poleceń i konsekwentnie ocenia.
Podstawowe założenie to nabycie umiejętności związanych z delegowaniem uprawnień i zadań oraz ustalanie kryteriów oceny. W tym przypadku nie ma mowy o autokratycznym stylu zarządzania. W telepracy na znaczeniu zyskują słowa „koordynacja” i „nadzorowanie”. A także komunikatywność. Nie monitorowanie czasu pracy, ale ocenianie jej rezultatów jest ważne. Skuteczny menedżer powinien umieć formułować konkretne, wymierne i możliwe do osiągnięcia cele i standardy, które telepracownik będzie spełniał pracując poza firmą. Istotne jest także reagowanie i wspieranie w przypadku pojawiających się problemów.
Motywowanie telepracowników
Zbudowanie programu motywacyjnego w ramach telepracy wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi. To, co sprawdza się w pracy w biurze, często nie ma racji bytu w pracy zdalnej.
Do telepracowników, z racji ich fizycznego oddalenia i samodzielności, należy podchodzić inaczej. Równie ważne jak finansowe sposoby motywacji (regularnie wypłacana pensja, premie) są pozapłacowe narzędzia. Elementarne znaczenie ma zaufanie. To spoiwo łączące pracodawcę i telepracownika. Brak zaufania i podejrzliwość to podstawowe czynniki niszczące wzajemne relacje. Telekierownik musi wierzyć, że intencje jego pracownika, nad którym nie ma ciągłej kontroli, są słuszne i zgodne z polityką firmy. Telepracownika można motywować tym, co jest dla niego istotne w jego zdalnej pracy. Jeżeli jest to swoboda działania i możliwość decydowania o godzinach pracy, należy zrezygnować z porannych telefonów z pytaniami o postępy w realizacji zadań.
Jeżeli wartością dla telepracownika jest brak nieustannej kontroli ze strony szefa, wysyłanie maili z przypomnieniami o konsekwencjach niewywiązania się z obowiązków to najlepszy sposób na zniechęcenie go do pracy. Warto także pamiętać o telepracowniku podczas organizowania spotkań firmowych, które mają wpływ na jego sytuację w organizacji, jak również podczas przygotowywania wyjazdów i szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe.
Nieodłącznymi elementami zarządzania, obok motywacji, jest ocena i kontrola pracy. Telepracownika można rozliczać za:
• efekty wykonanej pracy,
• realizację założonego planu,
• poszczególne etapy realizacji projektu.
Uprawnienia kontrolne pracodawcy, oprócz tych wymienionych w kodeksie pracy i związanych z wizytą w miejscu pracy (mieszkaniu) telepracownika, mogą także obejmować:
• raportowanie z wykonanych zadań,
• telekonferencje,
• coachingi korygujące postawy i zachowania,
• wizyty telepracownika w biurze,
• badanie zadowolenia wśród klientów.
Etat w domu nie dla każdego
Tak jak nie wszystkie stanowiska mogą być mobilne, tak nie każdy pracownik ma umiejętności realizowania zadań bez ciągłego nadzoru, stałej obecności szefa i pomocy współpracowników. Dobry telepracownik to taki, którego cechuje komunikatywność, samodyscyplina, systematyczność, umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji, zorganizowanie, uczciwość, odpowiedzialność, zorientowanie na cel.
Aneta Tondos
Nowebiuro.pl