Czy oznacza to jednak, że nigdy w ramach naszych zachowań na obszarze firmy nie uwzględniamy wieku i płci? Czy fakt, że w firmie obowiązuje precedencja biznesowa oznacza, że nie stosuje się tu precedencji towarzyskiej? W wielu sytuacjach służbowych pojawia się zazębianie się obu precedencji, które może rodzić problemy z etykietą.
Wiele osób w życiu prywatnym nie uwzględnia zasad savoir-vivre'u i wskazań etykiety, ale uczy się i przestrzega etykiety biznesu, bo „takie są wymogi firmy”, bo to „pomoże w karierze”. Osoby takie traktują często etykietę biznesu jako jeszcze jeden wewnętrzny regulamin, zespół przepisów, które należy wypełniać zgodnie z ich literą. Podręczniki etykiety biznesu zwracają uwagę na to, że przyjęcie takiej postawy powoduje, że właściwe przestrzeganie zasad etykiety biznesu się nie udaje, a w pewnych sytuacjach prowadzi do zachowań całkowicie z nią sprzecznych. Etykieta biznesu nie jest bowiem czymś takim jak wojskowy dryl, nie jest pustym ceremoniałem. Ma swojego ducha, swoją filozofię, swoje pozabiznesowe - ludzkie i kulturowe - aspekty, jest związana z tymi zjawiskami, które sygnalizują choćby takie pojęcia jak „kultura osobista” i „człowiek z klasą”. Etykieta biznesu jest integralną częścią savoirvivre'u, jego pewną modyfikacją odnosząca się tylko do tych sytuacji, które można określić jako służbowe. We wszystkich innych wypadkach obowiązuje obyczaj towarzyski. Widać to w sposób wyraźny, gdy podejmujemy problematykę precedencji w pracy.
Podstawową wartością dla precedencji służbowej jest stanowisko zajmowane w hierarchii firmy czy instytucji. Jeżeli mamy usadzić przy stole konferencyjnym prezesa, jego zastępcę, kierownika działu i zwykłego pracownika, nie będzie żadnych problemów w ustaleniu kto ma zająć miejsce najważniejsze, kto drugie, kto trzecie. Co zrobić jednak, gdy przy tym stole obok prezesa i wiceprezesa ma zasiąść kilku czy kilkunastu kierowników równorzędnych działów? Można oczywiście wybrać najłatwiejszą metodę stosowaną często w dyplomacji - usadzić ich alfabetycznie. Najpierw usiądzie więc pan Adamski, potem pan Błoński, następnie Celiński. Można ustalić kolejność ich ważności biorąc pod uwagę ich staż pracy w firmie lub zasługi dla firmy. Można jednak również spokojnie zastosować tu precedencję towarzyską, preferując osoby starsze i kobiety. To ostatnie rozwiązanie wniesie w życie firmy pewną kulturę wyższą, będzie znakiem jej klasy.
Zastosowanie precedencji służbowej jest najłatwiejsze w odniesieniu do osób posiadających wyższe stanowiska niż nasze. Gdy spotykamy na korytarzu naszego szefa nie mamy żadnych wątpliwości, że należy przepuścić go w drzwiach. Gdy jednak spotykamy w takiej samej sytuacji podwładnego, może pojawić się pewien problem. Wyobraźmy sobie, że korytarzem zbliża się do drzwi trzydziestoletni szef działu i jego sześćdziesięcioletnia pracownica. Precedencja służbowa nakazywałaby, aby przez drzwi przeszedł najpierw szef, a potem jego pracownica. Jeżeli szef spieszy się gdzieś w ważnych sprawach służbowych, nie możemy mieć żadnych wątpliwości - nie przepuszcza w drzwiach pracownicy, jeżeli trzeba, wymusza pierwszeństwo. Jeśli jednak szef się nie spieszy, jest człowiekiem z klasą, posiada wysoką kulturę osobistą, to zachowuje się kurtuazyjnie i przepuszcza w drzwiach swojego podwładnego, bo jest on kobietą i do tego dwukrotnie od niego starszą.
Kiedyś zgłosiła się do mnie na konsultację oburzona kierowniczka sekretariatu w jednej z poważnych instytucji (kobieta czterdziestokilkuletnia). „Nasz sekretariat - powiedziała - odwiedza, tak na pogaduszki, młoda dziewczyna z innego działu. Szef traktuje ją jak damę - przepuszcza ją w drzwiach, podsuwa jej krzesło. Nigdy nie postępuje tak wobec mnie. Odbieram to jako osobistą obrazę”.
Wyjaśniłem tej pani, że jej pretensje do szefa są nieuzasadnione, że nie zauważyła, że opisana przez nią sytuacja jest typową sytuacją, w której występują obok siebie precedencja służbowa i precedencja towarzyska. Każdy pracownik, a przede wszystkim pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze, musi pamiętać o tym, że precedencja służbowa funkcjonuje tylko tam, gdzie występuje zależność służbowa i tam, gdzie pojawiają się relacje służbowe. Młoda dziewczyna z innego działu, przychodząca do nas w sprawach w istocie prywatnych, nie podlega w naszym dziale w żaden sposób precedencji służbowej. Należy zatem zastosować w stosunku do niej precedencję towarzyską. Gdyby szefowi nie podobało się to, że w godzinach pracy dziewczyna ta zawraca głowę jego pracownicom, nie powinien jej zwracać na to uwagi, ale zastosować właściwą drogę służbową: pouczyć swoje pracownice lub zwrócić się do jej przełożonego.
Takie współwystępowanie precedencji służbowej i towarzyskiej pojawia się w firmie w różnych sytuacjach i kontekstach, i nie zawsze łatwo jest rozstrzygnąć, według której z tych precedencji należy postąpić.
Najprostsza sytuacja jest wtedy, gdy spotykają się ze sobą na terenie firmy osoby należące do niższego personelu. Gdy zachodzą pomiędzy nimi relacje służbowe, osoby te muszą traktować siebie, w świetle precedencji służbowej, jako jednostki równorzędne. Gdy więc do pokoju, w którym siedzi starsza pani, wchodzi młody pracownik z innego działu i nie ma żadnej sprawy służbowej, ona wita go siedząc. Gdy będą oboje opuszczali pomieszczenie, on jest zobowiązany przepuścić ją w drzwiach. Gdy odwiedzi ją równie młody pracownik w sprawie służbowej, ona jest zobowiązana wstać na powitanie. On nie ma obowiązku przepuszczać jej w drzwiach gdy opuszczają pomieszczenie, ale gdy ją przepuści, będzie to dobrze o nim świadczący akt kurtuazji.
Byłem kiedyś obecny na przyjęciu bufetowym organizowanym z okazji przyznania tytułu „Księgowy Roku”. W zaproszeniu na to przyjęcie można było znaleźć informację, że należy się pojawić na nim z osobą towarzyszącą. Kategoria „osoba towarzysząca” jest kategorią z zakresu etykiety towarzyskiej. Z reguły jest to żona lub mąż. Może to być jednak jakakolwiek osoba płci przeciwnej. Osobę towarzyszącą traktujemy zawsze z rewerencją, a gdy jest to kobieta, ze szczególną kurtuazją. Na to przyjęcie wielu biznesmenów przyszło z własnymi sekretarkami i wyraźnie pomyliła się im precedencja służbowa z precedencją towarzyską. Traktowali zatem te panie jako swoje pracownice, tak jakby byli nadal w pracy. Kilka z nich ubranych w eleganckie kreacje niosło za swoimi szefami teczki. Fakt, że te panie były w istocie nadal w pracy nie mógł tu jednak niczego zmienić. Przyszły tu bowiem wypełniać wymogi etykiety towarzyskiej i według niej powinny być traktowane. Ich szefowie popełnili znaczne faux pas świadczące o tym, że zabrakło im, również biznesowej, ogłady i pewnej klasy.
Na przyjęciach organizowanych w świecie biznesu często występuje zjawisko już nie tyle współwystępowania precedencji biznesowej i towarzyskiej, ale również problemy trudniejsze, wynikłe ze swoistego krzyżowania się tych precedencji. Świetny przykład takiego krzyżowania podawany jest na kursach etykiety biznesu prowadzonych w Niemczech. Przedstawia się tam mianowicie taką sytuację. Na uroczyste przyjęcie bufetowe, zorganizowane z okazji dwudziestolecia istnienia firmy, pracownicy przybywają wraz ze swoimi współmałżonkami. W pewnym momencie natrafiają na siebie szef firmy (35 lat) w towarzystwie żony (35 lat) i kierownik jednego z jej działów (60 lat) wraz żoną (60 lat). Szef nie zna żony kierownika. Kierownik nie zna żony szefa. Panie się nie znają. Trzeba się zatem nie tylko przywitać, ale przedstawić sobie osoby, które się nie znają. Gdy pojawia się taka sytuacja, osoba inicjująca ten proces musi ustalić sobie (może być w myśli) listę obecnych osób według precedencji, musi zatem określić kto jest najważniejszy, kto jest numer 2, kto 3. Profesjonaliści starają się przewidzieć dużo wcześniej wszystkie takie sytuacje i sporządzają sobie notatki zawierające potencjalne listy. Jeśli sporządzalibyśmy listę wymienionych wyżej osób według precedencji służbowej, numerem jeden byłby oczywiście szef. Takiej listy nie możemy jednak sporządzić, bo te panie nie podlegają precedencji służbowej. Jeśli sporządzalibyśmy listę według precedencji towarzyskiej, numerem jeden byłaby żona kierownika (najstarsza kobieta w tym towarzystwie). Takiej listy nie możemy jednak sporządzić, bo panowie nie podlegają precedencji towarzyskiej. Są tu służbowo. Reprezentują firmę. W tej sytuacji precedencje te wyraźnie się więc krzyżują. Ważniejsza jest wyraźnie precedencja biznesowa, ale należy uwzględnić również precedencję towarzyską. Najważniejszy jest szef. Dla niego jednak najważniejsza jest jego żona. W precedencji służbowej na drugim miejscu najważniejszy jest pracownik, ale dla niego najważniejsza jest jego żona. W precedencji towarzyskiej dla szefa będzie ona też ważniejsza od pracownika. Tak więc nr 1 jest żona szefa, numerem 2 żona kierownika, nr 3 szef, numerem 4 kierownik. Spełnienie w tej sytuacji wszystkich wymogów obu precedencji zarówno w perspektywie przedstawiania, jak i powitania spowoduje, że akcja potoczy się tu w sposób następujący. Szef przedstawi swojej żonie kierownika (aby ten mógł przedstawić swoją żonę), kierownik przedstawi jej i szefowi swoją żonę, obie panie podadzą sobie ręce, żona szefa poda rękę kierownikowi, żona kierownika poda rękę szefowi, panowie podadzą sobie ręce.
Jak zatem widać, precedencja towarzyska może odgrywać niebagatelną rolę w firmie czy instytucji, a jej właściwe (tak częste, jak to tylko możliwe) zastosowanie może posiadać znaczny wpływ na jej wizerunek.
Stanisław Krajski