REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak efektywnie poprowadzić spotkanie

Kinga Markert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z problemów firmowych może być nadmiar spotkań. Podejmowane na nich ustalenia nie są realizowane, bo znów są spotkania. Jak spotykać się efektywnie?

Są trzy proste zasady, których warto przestrzegać, aby nie mnożyć niepotrzebnych spotkań firmowych.

Zasada nr 1: Wtedy, gdy niezbędne

Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą spotkania, określ efekt, jaki chcesz uzyskać. Zastanów się, czy rzeczywiście spotkanie jest najlepszym na to sposobem? Z jednej strony zbyt łatwo wykorzystujemy e-mail i sms do przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych i niepopularnych, osobom, które siedzą w biurze obok. Z drugiej zaś marnujemy czas na zebrania w sprawach, które da się załatwić szybciej. Można przeprowadzić telekonferencję, wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych lub porozmawiać indywidualnie. Przełożeni często organizują cotygodniowe spotkania, na których przepytują pracowników ze zrealizowanych zadań. Zaproszeni ożywiają się jedynie w momencie, gdy referują. W pozostałym czasie przysypiają, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą.

Zasada nr 2: Tylko potrzebni

REKLAMA

Zanim podejmiesz decyzję o zorganizowaniu kolejnego spotkania, skalkuluj jego koszty. Zsumuj wynagrodzenie uczestników za czas spędzony na spotkaniu i dodaj do tego koszt niewykonanej przez nich pracy w trakcie, gdy uczestniczą w spotkaniu. Jeśli to wszystko nie zniechęciło Cię do zorganizowania spotkania, zastanów się nad jego planem i listą uczestników. Obie kwestie są ze sobą powiązane. Zapraszamy tylko tych, którzy są niezbędni. Poruszane tematy mają ich dotyczyć i być dla nich ważne. Pamiętaj, że niektóre osoby mogą uczestniczyć tylko w części spotkania lub otrzymać podsumowanie w sytuacji, gdy powinny znać ustalenia, ale ich obecność nie jest niezbędna. Przystępując do zorganizowania zebrania, wysyłamy zaproszenie i prosimy o potwierdzenie przybycia. W zaproszeniu na spotkanie trzeba podać jego cel i program wraz z ewentualnymi korzyściami, jakie dla uczestników wynikną z uczestnictwa (np. „będziecie potrafili stosować nowe zasady rozliczania dokumentów”, „poznacie funkcję nowego projektu realizowanego przez nasz dział i swoją w nim rolę”). Należy też określić czas trwania spotkania. Jeśli chcemy, aby uczestnicy coś przygotowali na spotkanie, na przykład przeczytali materiały lub zaprezentowali jakiś temat, informujemy ich o tym z wyprzedzeniem. Uczestników przybywających spoza firmy warto poinformować o sprawach organizacyjnych, takich jak na przykład możliwość skorzystania z parkingu czy szatni. W interesie prowadzącego leży punktualne przybycie, a udostępnienie takich informacji może im w tym pomóc.

Przygotuj miejsce. Bądź wcześniej i upewnij się, że wszystko jest gotowe, zanim zbiorą się pozostali. Wszyscy wiemy, jak popsuć spotkanie mogą na przykład kłopoty z podłączeniem rzutnika do laptopa, brak przedłużacza lub za mała liczba krzeseł w sali.

Zasada nr 3: Krótko i efektywnie

REKLAMA

Stare powiedzenie mówi: spotkania trwają tyle czasu, ile im poświęcimy. W niektórych firmach popularne są zebrania na stojąco. Niewygodna pozycja wymusza zwięzłość i tempo. Gdy uczestnicy rozsiadają się, a do tego popijają kawę i pogryzają ciasteczka, mają małą motywację (wraz z prowadzącym) do szybkiego zakończenia. Badania prowadzone na Uniwersytecie Missouri pokazały, że tzw. stand-up meetings były tak samo produktywne jak sit-down meetings. Jedyną różnicą było to, że spotkania siedzące trwały przeciętnie o 34 proc. więcej czasu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Bądź dobrze przygotowany. Miej przed sobą plan spotkania zawierający listę tematów, ich kolejność i czas, jaki zamierzasz im poświęcić. Zaczynaj zawsze punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy przybyli. Zasadę tę szczególnie warto stosować w sytuacji spotkań cyklicznych. Czekanie na spóźnialskich nawet kilka minut jest sygnałem dla punktualnych, że nie warto być na czas. Następnym razem też przyjdą później. Tym, którzy się spóźnili, pokazujemy natomiast, że nic się nie stało, bo i tak na nich poczekaliśmy. Spóźnią się więc ponownie. Będąc konsekwentnym i zawsze zaczynając o czasie, uczymy punktualności. Wślizgiwanie się do sali, gdy zebranie jest w toku dla większości nie jest przyjemne i w przyszłości będą starali się tego uniknąć. Aby nie dezorganizować spotkania, włączaniem się w jego przebieg spóźnialskich, zaplanuj na początek zagadnienie mniej kluczowe. Jeden znajomy szef zawsze zaczynał o wyznaczonym czasie od punktu „Co w trawie piszczy”. Omawiał firmowe newsy - zmiany w innych działach, awanse lub po prostu ploteczki. Nic specjalnie istotnego, z drugiej zaś strony temat bardzo lubiany przez pracowników. Sam w sobie motywował do punktualnego przychodzenia. Uczenie punktualności poprzez rozpoczynanie zawsze o czasie oczywiście nie zadziała od razu. Na efekty musimy poczekać kilka spotkań.

Przed zebraniem przejrzyj agendę i zastanów się, ile czasu chcesz poświęcić na każdy punkt oraz jak zamierzasz go podsumować. Ustal, przy których częściach chcesz usłyszeć zdanie uczestników, zaplanuj czas na dyskusję, określ, czym ma ona się skończyć. Szczególnym przypadkiem zebrań są te, poświęcone na grupowe podejmowanie decyzji czy wypracowanie rekomendacji. Osoby zainteresowane tym zagadnieniem zapraszam do lektury porady „Co robić, by grupowo rozwiązać problem?” w sierpniowym „Personelu i Zarządzaniu”.

Rozpocznij spotkanie od przedstawienia jego celu i programu, przypomnij, jaki jest zakładany efekt spotkania, ile czasu będzie trwało, zapowiedz, kto będzie prezentował poszczególne tematy oraz kiedy oczekujesz pytań (na przykład „w każdym momencie, gdy będzie taka potrzeba” lub „po zakończeniu każdej części spotkania”). Prowadzenie spotkania i równoczesne notowanie jego przebiegu jest trudne. Jeśli chcesz skorzystać z pomocy, ustal, kto będzie robił notatki. Przedstaw swoje oczekiwania odnośnie do zawartości protokołu. Możesz chcieć mieć zanotowany cały przebieg spotkania lub tylko podjęte ustalenia. Przystąp do realizacji agendy. Pamiętaj, że jeśli przekraczasz czas przewidziany na dany punkt, będziesz musiał go zaoszczędzić w innym miejscu. Staraj się kończyć zebranie nie później, niż to zaplanowałeś. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli istnieje potrzeba wydłużenia (nieoczekiwanie pojawiły się nieprzewidziane tematy), zapytaj o zgodę uczestników. Na koniec spotkania zrób posumowanie najważniejszych kwestii, przypomnij ustalenia i osoby odpowiedzialne za realizację. Zapytaj, czy są jeszcze jakieś pytania, podziękuj za uczestnictwo. Po spotkaniu roześlij protokół lub notatkę z uzgodnieniami.

Neutralny moderator

Czasem warto, aby osoba prowadząca spotkanie, szczególnie jeśli jego celem jest dyskusja i podjęcie ustaleń, była neutralna w stosunku do meritum sprawy. Oznacza to, że nie zabiera ona głosu w dyskusji i nie opowiada się za żadnym rozwiązaniem. Prowadzący, z racji swojej funkcji, ma możliwość wpływania na przebieg spotkania i promowania preferowanego przez niego punktu widzenia. Jeśli naprawdę chcesz usłyszeć wszystkie racje i nie ograniczać otwartej wymiany zdań, a zarazem być równoprawnym członkiem spotkania, który wypowiada swoje poglądy, poproś o prowadzenie kogoś innego. Osoba taka najlepiej, aby miała doświadczenie w prowadzeniu spotkań i nie była osobiście zaangażowana w omawiane zagadnienia.

Kinga Markert

Autorka jest mediatorem, moderatorem i trenerem. Prowadzi firmę Markert Mediacje, oferującą usługi związane z rozwiązywaniem sytuacji kryzysowych i konfliktowych. Wiele lat pracowała w wewnętrznym dziale HR.

Kontakt:

kinga.markert@mediacje.biz

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
System kaucyjny dopiero od 1 października 2025 r. Przedsiębiorcy nie są gotowi, a przepisy trzeba doprecyzować

W Sejmie trwają prace, które mają na celu przesunięcie startu systemu kaucyjnego na 1 października 2025 r. Projekt ustawy w tej sprawie, poza zmianą terminu startu kaucji, wprowadza szereg zmian usprawniających działanie tego systemu.

W Tatrach ratownicy ogłosili zagrożenie lawinowe pierwszego stopnia

Pierwszy stopień zagrożenia lawinowego ogłosili w czwartek ratownicy TOPR. Obowiązuje od wysokości 1800 m n.p.m. Mogą samoistnie schodzić małe i średnie lawiny. 

FPP: Zwiększenie kwoty dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – inicjatywa legislacyjna

Federacja Przedsiębiorców Polskich podjęła inicjatywę legislacyjną na forum Rady Dialogu Społecznego. Inicjatywa dotyczy zwiększenia kwoty dofinansowań do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, wypłacanego przez PFRON.

Właściciele mieszkań nie będą mogli chronić się przed ptakami [Projekt ustawy]

Właściciele mieszkań nie będą mogli chronić się przed ptakami. Już jutro posłowie zajmą się propozycją nowelizacji ustawy o ochronie zwierząt. Co zakłada projekt nowelizacji? Jakie przepisy regulują ochronę ptaków w Polsce?

REKLAMA

Rewolucja w kodeksie pracy 2025. Jakie korzystne dla pracowników zmiany: czterodniowy tydzień pracy, dłuższe urlopy. Czy pracodawcy są gotowi na dodatkowe koszty

Rząd ma w perspektywie trzy wielkie reformy kodeksu pracy i kilka pomniejszych. Czy zmiany dokonają się już w 2025 roku. Kto skorzysta na nich najbardziej. Czy firmy i pracodawcy są w stanie udźwignąć ich koszty?

Filmowi księgowi – znasz ich historie? Rozwiąż quiz!
Księgowi na ekranie to nie tylko liczby i dokumenty, ale też intrygi, emocje i zaskakujące zwroty akcji. Jak dobrze znasz filmy, w których bohaterowie związani są z tym zawodem? Rozwiąż quiz i sprawdź swoją wiedzę o najciekawszych produkcjach z księgowymi w roli głównej!
MSWiA i policjanci: Też chcą mieć odprawę mieszkaniową. W wojsku to 248 000 zł (średnio). W 2023 r. żołnierze dostali tak 1 mld zł

Policja też chce mieć odprawę mieszkaniową: 250 000 zł dla kilku tysięcy policjantów? Jak w 2023 r. średnio 238 000 zł w wojsku dla żołnierzy 

6246,13 zł brutto miesięcznie dla seniorów od 1 stycznia 2025 r. Kto je otrzyma?

W dniu 13 listopada br. Prezydent podpisał ustawę, na podstawie której, seniorom, którzy ukończyli 100 rok życia – przyznawane będzie świadczenie honorowe w wysokości 6246,13 zł brutto miesięcznie, finansowane przez budżet państwa. Przepisy wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.

REKLAMA

Piecza zastępcza. Od 15 stycznia 2025 r. szykują się zmiany. Centralny Rejestr Pieczy Zastępczej. [Projekt ustawy]

Piecza zastępcza od 15 stycznia 2025 r. Centralny Rejestr Pieczy Zastępczej. [Projekt ustawy]. Co się zmieni 15 stycznia 2025 r. ? Czym jest system pieczy zastępczej oraz Centralny Rejestr Pieczy Zastępczej?

ZUS ogłasza zmiany w emeryturach od 1 grudnia. Jeden błąd i można stracić świadczenie

Od 1 grudnia 2024 roku obowiązywać będą nowe limity dorabiania do emerytury. Zbyt wysokie zarobki mogą doprowadzić do zmniejszenia lub zawieszenia wypłat z ZUS. Kto musi uważać, a kogo zmiany w tym przypadku nie dotyczą? Oto szczegóły.

REKLAMA