Umiejętność zarządzania sobą w czasie, czy potocznie nazywane zarządzanie czasem, należy bez wątpienia do najbardziej cenionych i poszukiwanych atrybutów profesjonalnego pracownika. Prześledźmy jak ważna jest to umiejętność na przykładzie pracy asystentki. Nie wyobrażam sobie procesu rekrutacji na powyższe stanowisko bez kluczowego zadania weryfikującego tę cechę. Zazwyczaj polega ono na przygotowaniu planu dnia, na podstawie wielu zadań o różnym statusie ważności, doskonale odzwierciedlając sposób myślenia kandydatki. Rekruterzy opierają się na analizie wyników tej zdolności, ponieważ jest to podstawowa umiejętność zawodowa, pozwalająca dobrze wykonywać swoje dotychczasowe zadania, i pracować - uwzględniając dalszą perspektywę - na własny rozwój, awans, ale także zapewniająca porządek, ład i spokój w firmie.
Dlaczego umiejętność zarządzania czasem jest tak ważna w zawodzie asystentki?
1. Poprawi twoją wydajność i skuteczność
Czas to wyjątkowy „współpracownik” - bardzo wymagający, a do tego nie ma możliwości negocjacji. Jeśli dodamy kilka nieprzewidywalnych w danej sytuacji cech utrudniających zarządzanie czasem, na przykład: współpracownicy, niemiła, stresująca atmosfera w firmie, plotki, duża ilość pracy papierkowej, okazać się może, że nasze funkcjonowanie zawodowe to życie w permanentnym chaosie. Możesz to zmienić pracując mądrzej, co nie oznacza, że dłużej i ciężej. Dzięki temu więcej osiągniesz, a twoja praca stanie się mniej stresująca, a bardziej satysfakcjonująca.
2. Zmniejszy presję czasu, która wiąże się z twoją pracą
Przekonanie, że masz za dużo obowiązków, a za mało czasu na ich realizację, że załatwianie nagłych spraw wyklucza możliwość wykonania zaplanowanych czynności, nie ułatwia ci ani pracy, ani życia. Ciągłe frustracje zawodowe w końcu odbiją się echem na twoim życiu osobistym - wystarczy jedynie podjąć kroki w celu lepszej organizacji czasu.
3. Sprawi, że zostaniesz zauważona
Osoba efektywnie zarządzająca czasem zawsze zostanie dostrzeżona w firmie. Umiejętność ta sprawia, że niektórzy osiągają większy sukces zawodowy niż inni, nawet przy podobnym lub takim samym poziomie utalentowania.
Podstawowe kroki do efektywnego zarządzania czasem
1. Kategoryzowanie elementów pracy. Aby skutecznie radzić sobie z kilkoma zadaniami jednocześnie, musisz wprowadzić pewien porządek i ład we własne funkcjonowanie. Warunkiem wstępnym każdego działania jest planowanie - obejmuje ono czynności typu: zbieranie informacji, analizę, konsultowanie, a także ogłaszanie planów i w efekcie podejmowanie decyzji. Następnie przechodzisz do realizacji zadań, czyli implementacji. Do niej zaliczamy zadania pojedyncze, jak napisanie raportu, oraz zadania składowe, jak przeprowadzka biura. Aby target został osiągnięty, ważna jest również kontrola działań, a także wszechobecna komunikacja z innymi na każdym etapie dążenia do celu. Pamiętaj jednak, że miarą efektywności są rezultaty ogólnego działania zmierzającego w założonym wcześniej kierunku. Zadania wykonywane pojedynczo, choć nawet w jednym czasie, wcale nie muszą być wartościowe i przydatne, ponieważ nie przyświeca im jeden ogólny cel. Zauważ, że działanie samo w sobie nie jest jednocześnie rezultatem.
2. Ocena stylu pracy. Jest podstawą do dokonania cennych zmian. Najlepszym sposobem jest notowanie przez minimum tydzień, co robisz w ciągu każdego dnia. Skrupulatne wypełnianie tabeli doskonale pokazuje ile i na co przeznaczasz najwięcej czasu, uzmysławia obszary zadań, na które czas po prostu marnujesz.
Kiedy już będziesz miała świadomość, jakie czynności pochłaniają cię najbardziej, przygotuj podobną tabelę, w której określ sobie na co i ile czasu chciałabyś przeznaczać w idealnej sytuacji. Pozwoli ci to także na określenie celu działania, dla lepszej organizacji własnego czasu pracy.
3. Planowanie pracy - najlepszym sposobem i jednocześnie najprostszym jest sporządzenie planu spraw do załatwienia w formie pisemnej, po to, aby stale do niego zaglądać. Może on zawierać:
• Plan na kolejny dzień.
• Plan tygodniowy.
• Listę zobowiązań, które wykonujesz cyklicznie.
• Plan miesięczny.
Skrupulatny i jednocześnie realny plan zadań do wykonania zależeć będzie od długości etapów, na jakie dzieli się twoja praca. Musi być klarowny i odpowiadać przede wszystkim tobie. Samo to, że go stworzysz będzie czynnikiem dyscyplinującym w zarządzaniu sobą w czasie. Ułatwi ci to dokonanie wyborów - co wykonasz w pierwszej kolejności, co przełożysz na później, a czego w ogóle nie zrobisz. Efektywne zarządzanie czasem usprawni ciebie i twoje działania, wpłynie na podjęcie decyzji, jak zrobić najwięcej w najkrótszym czasie.
Wykonaj następujące czynności:
• Wyczerpująco spisz zadania do wykonania.
• Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego z zadań.
• Dodaj czas na sprawy nie do przewidzenia w danym momencie.
• Ustal priorytety.
Jeśli masz dużo zadań do wykonania, ważne będzie podzielenie czynności na kategorie - możesz posłużyć się tabelą, o której pisałam powyżej, w razie potrzeby zmodyfikuj ją tak, aby była wygodna dla ciebie. Możesz zmienić kategorie z „ważność A” na „priorytet”; „ważność B” na „pilne”; „ważność C” na „na już”; „ważność D” na „na później”. Możesz także wedle uznania rozszerzyć dowolnie kategorie.
4. Wyznaczanie jasnych celów - dobrze określone cele charakteryzują się następującymi cechami: są szczegółowe, osiągalne, realistyczne, wymierne oraz ograniczone w czasie. Jeśli choć jeden z wymienionych czynników nie zostanie spełniony, efektywne zarządzanie czasem nie jest możliwe. Tak jak firma funkcjonuje najlepiej, kiedy ma wyraźnie określone cele, tak struktura zarządzania sprawdza się, kiedy pracownicy wiedzą, do czego dążą. Zwróć uwagę na swoje stanowisko pracy - czy jest coś niejasnego w tej kwestii? Jeśli tak, natychmiast to wyjaśnij z przełożonym, tak abyś miała w opisie swojego stanowiska wyraźnie określone, czego się od ciebie spodziewa.
Dobra organizacja pracy jako warunek efektywnego zarządzania czasem
Już drobne pomyłki w organizacji pracy negatywnie wpływają na twoją efektywność. Drobne przesunięcia czasowe nakładają się, powodując nawarstwienie się spraw do załatwienia. Narasta stres i frustracja, a zła organizacja powoduje, że mamy problem ze znalezieniem potrzebnych danych, przeskakujemy z zadania na zadanie, w panice próbując zdążyć z terminem, spóźniamy się z raportami, pracujemy w bałaganie, w wyniku czego pozornie włożona praca nie przekłada się na efekty. Stworzenie planu pracy oraz wyznaczenie celu to najważniejsze kroki, jakie musisz poczynić, aby zauważyć pierwsze efekty lepszej organizacji pracy. Stopniowo zacznij korzystać z kalendarza, w którym jasno i szczegółowo zapisuj informacje, nie używaj skrótów, oraz - co ważne - wypełniaj go ołówkiem, aby stale nanosić poprawki nie stwarzając bałaganu. Staraj się utrzymywać porządek na biurku - mylne jest przekonanie, że na zawalonym papierami biurku „wiesz gdzie co leży”. W tym celu proponuję podział dokumentów na przychodzące i wychodzące. W połączeniu z użytkowaniem planu pracy, stosowaniem kalendarza oraz systematycznością przyniesie to niespodziewany efekt.
Każdy ruch podjęty w celu poprawienia efektywności swojej pracy sprawi, że wykonując obowiązki, będziesz robiła więcej i lepiej. Oto korzyści, jakich doświadczysz:
• Uzyskasz przejrzystość planu, dzięki czemu łatwiejsza będzie jego realizacja.
• Dostrzeżesz fakt, że poszczególne zadania powiązane są z celami ogólnymi.
• Jesteś lepiej zorganizowana.
• Nie musisz już o wszystkim pamiętać.
• Umiesz spostrzegać rzeczy najistotniejsze.
• Nie marnujesz energii na sprawy mało istotne lub nieistotne.
• Znajdujesz sposoby lepszego wykonania zadań.
• Lepiej radzisz sobie z przeszkodami i niespodziankami.
Pamiętaj: „Dzień jest nieskończenie długi dla tego, kto potrafi go docenić i wykorzystać” - Goethe.
Gabriela Elert