Czy można monitorować pracowników

Przejawem tego prawa jest między innymi wolność komunikowania się obejmująca tajemnicę korespondencji i wszelkiego rodzaju kontakty międzyosobowe. Zapewnia to przede wszystkim art. 49 Konstytucji RP. Choć prawo do prywatności nie zawiera się wprost w definicji dóbr osobistych, określonych w art. 23 kodeksu cywilnego, przyjmuje się, że jest to otwarty katalog, obejmujący także dobra osobiste związane ze sferą życia prywatnego, rodzinnego i ze sferą intymności.

Pracodawca, chcąc stosować monitoring wobec pracowników, nie może zapominać o prawach podstawowych każdego człowieka, o których mowa powyżej, niezależnie od sposobu lub formy prowadzenia monitoringu i użytych narzędzi.

Dla pracodawców korzystny jest monitoring pracowników prowadzony za pomocą kamer. Czy obowiązujące przepisy na to pozwalają?

Brakuje przepisów oraz orzecznictwa w zakresie stosowania kamer w miejscu pracy, co utrudnia sformułowanie jednoznacznego stanowiska. Co prawda nie ma zakazu podejmowania tego typu działań, jednak w literaturze przyjmuje się, że należy brać pod uwagę kilka reguł:

- Nie wolno instalować kamer w miejscach, gdzie pracownik może zasadnie oczekiwać zachowania swojej prywatności, np. w przebieralni, toalecie.

- O monitorowaniu należy uprzedzić osoby, które mogą się znaleźć w zasięgu kamer - zasady powinien określać regulamin pracy lub umowa o pracę.

- Nagrania z kamer (taśmy) mogą być przechowywane jedynie na czas niezbędny dla celów monitorowania i w warunkach zabezpieczających je przed dostępem osób niepowołanych.

O tym, czy monitoring jest dopuszczalny, będą decydować okoliczności danego przypadku. Zależeć to będzie np. od:

- celu monitoringu,

- charakteru pomieszczenia, w którym jest kamera,

- pracy, jaką wykonują pracownicy.

Monitorowanie pracownika, w przypadku gdy ma stały charakter i jest prowadzone tylko i wyłącznie w interesie pracodawcy, aby np. kontrolować wydajność pracy, może zostać zakwalifikowane jako naruszenie prawa do prywatności pracownika.

Czy pracodawca może prowadzić kontrolę poczty elektronicznej pracowników?

Ze względu na nierozerwalny związek korespondencji służbowej ze stosunkiem pracy taka korespondencja może podlegać kontroli pracodawcy. Może być jednak kontrolowana tylko korespondencja służbowa, o ile jest prowadzona ze służbowej skrzynki poczty elektronicznej. W przeciwnym wypadku pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia dóbr osobistych i roszczenia o naprawienie szkody oraz zadośćuczynienie, a także na odpowiedzialność karną dotyczącą uzyskania bez uprawnienia informacji nieprzeznaczonej dla niego, czyli o przestępstwo z art. 267 § 1 kodeksu karnego.

Naszym zdaniem wprowadzenie kontroli poczty elektronicznej powinno być poprzedzone poinformowaniem o tym pracowników np. poprzez wprowadzenie stosownych postanowień w regulaminie pracy lub w umowach o pracę. Taka informacja, znajdująca się w regulaminie bądź w umowie, daje szansę, że pracodawca uchroni się przed zarzutem naruszenia dóbr osobistych czy ingerowania w prywatną sferę życia pracownika bez jego wiedzy.

Stosowne postanowienia regulujące kwestię monitoringu poczty elektronicznej mogłyby zawierać także zakaz używania przez pracowników służbowej skrzynki do celów prywatnych, co w razie naruszenia tego zakazu może stanowić podstawę do egzekwowania zaprzestania tego naruszenia lub wyciągnięcia wobec pracowników konsekwencji służbowych.

Jeżeli pracodawca prowadzi kontrolę służbowych e-maili i przy tej okazji napotyka prywatną korespondencję, według nas nie ma prawa się z nią zapoznać. Czytanie prywatnej poczty może narazić pracodawcę na zarzut naruszenia dóbr osobistych i na wskazaną powyżej odpowiedzialność karną.

Problemu pojawiania się prywatnej korespondencji w służbowej skrzynce nie da się całkowicie wyeliminować. Dla bezpieczeństwa pracodawca może zakazać korzystania z poczty elektronicznej dla celów prywatnych albo nakazać oznaczanie prywatnych e-maili w sposób pozwalający na jednoznaczne ich odróżnianie od korespondencji służbowej.

Konkludując, naszym zdaniem cele i powody monitorowania pracowników powinny być w każdej firmie wyraźnie określone, a obowiązek informowania pracowników o zakresie kontroli musi być jasno wyrażony.

Monika Wojciechowska-Szac, Grzegorz Kotarba

radcowie prawni

wspólnicy w kancelarii Wojciechowska & Kotarba