Przemyślane planowanie
Najlepszą strategią, by zdążyć z realizacją zadań, jest planowanie dnia pracy. Część ludzi mówi jednak, że ma tak wiele pracy, że nie ma czasu jej planować. Powiedzmy to jasno - osoby, które nie mają wielu zadań do realizowania bądź też zadania są bardzo powtarzalne i przewidywalne, nie muszą planować pracy, gdyż i tak zdążą.
Wypisz wszystkie zadania, które musisz zrealizować w ciągu danego dnia (najlepiej jest oczywiście planować w kontekście całego tygodnia, gdyż wtedy masz ogląd sytuacji i wiesz, na jaką elastyczność działania możesz sobie pozwolić). Gdy już to zrobisz, określ wstępnie, ile czasu zajmie realizacja każdego zadania. Pamiętaj, aby planować jedynie 60 proc. czasu pracy - i tak niespodziewane zdarzenia i dodatkowe zajęcia zajmą cały dzień pracy). Jeśli pracujesz osiem godzin dziennie, a obliczyłeś, że wypisane zadania zajmą Ci dokładnie tyle czasu, możesz być pewien, że nie zrealizujesz ich wszystkich i na pewno realizacja niektórych będzie musiała być odłożona. Ustal także priorytety wypisanych zadań. Zastanów się, które z nich są ważne i pilne (muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności), które po prostu ważne, ale niekoniecznie pilne (uściślij czas ich realizacji), a które jedynie pilne, ale niekoniecznie ważne (te najchętniej delegujemy, choć czasami wykonujemy sami, narzekając, że musimy poświęcać czas na tak mało istotne zajęcia).
Na etapie planowania możesz zatem przeciwdziałać odkładaniu realizacji zadań.
Ważne, ale nie pilne
Najczęściej odkładamy realizację tych zadań, które być może są ważne, ale nie ma presji czasu na ich zrealizowanie (nie muszą być wykonane natychmiast, można się nimi zająć w ciągu kilku dni czy też nawet tygodni). Najpierw realizujemy to, co ważne i pilne, na ważne, ale nie pilne często nie starcza nam już czasu. Zamiast mówić sobie, że „ważne, ale nie pilne”, wykonasz jutro czy też w środę, wyznacz konkretny, krótki czas realizacji. Nie deklaruj, że jutro zadzwonisz do klienta i wyjaśnisz daną niejasność w umowie. Okreś, kiedy dokładnie to zrobisz, np. „jutro do godziny 12 zadzwonię do klienta i wyjaśnię sprawę umowy”. Wykorzystuj prawo Parkinsona - „praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na jej wykonanie”. Jeśli ustalisz sobie, że dany raport napiszesz w czwartek, zapewnie weźmiesz się za jego pisanie w czwartek po południu i być może skończysz go przed weekendem. Podjęcie decyzji, że raport napiszesz do czwartku do godziny 12 sprawi, że Twoja podświadomość pomoże Ci zmobilizować siły do terminowej realizacji. Dodatkowo możesz wyobrazić sobie, jak fantastycznie lekko będziesz się czuł, gdy już wykonasz to, czego realizację konsekwentnie odkładasz.
Gdy brakuje motywacji
Niestety, często odkładamy realizację tych zadań, które są dla nas mało przyjemne, być może uciążliwe lub też wymagają wiele trudu, przygotowania itd. Dużo przyjemniej jest przecież wykonać najpierw rzeczy przyjemne, a to, że na te mniej atrakcyjne nie starczyło już czasu, okazuje się zazwyczaj pod koniec dnia pracy. Oprócz przestrzegania harmonogramu (które zadania muszę dziś wykonać, jakie sam sobie ustaliłem terminy realizacji zadań) pomyśl także, że nawet te mało przyjemne zadania mogą Cię zbliżać do celu. Oczywiście najpierw musisz go znać. Jeśli na przykład Twoim celem jest zdobycie dla firmy najlepszego kontraktu w roku, a odkładasz rozmowę telefoniczną z ważnym, aczkolwiek nieprzyjemnym reprezentantem klienta, oddalasz się od swojego celu.
Czasami też zbyt wiele uwagi i emocji poświęcamy na niepotrzebną analizę mało przyjemnych działań. Zamiast je wykonać i zapomnieć, zastanawiamy się, że są one bez sensu, niepotrzebnie zabierają nam czas itd.
Zjadacze czasu
Być może w Twoim życiu, pracy istnieje wiele działań, które niepotrzebnie zabierają Ci czas (zbyt długie i mało konstruktywne zebrania, poprawianie zadań po osobach, które popełniają wiele błędów). Zastanów się, co jest Twoimi „zjadaczami czasu” oraz opracuj i zacznij konsekwentnie wdrażać strategię ich eliminowania. Przeanalizuj czas pracy. Nawet jeden dzień prowadzenia swoistego dziennika dostarczy już wielu cennych informacji (spisuj co godzinę, co pół godziny, co konkretnie wykonałeś w danej jednostce czasu). Pod koniec dnia przeanalizuj wyniki i zastanów się, ile zajęło Ci wykonywanie naprawdę ważnych zadań, a ile poświęciłeś na działania mało ważne, aczkolwiek przyjemne (internet, zbyt długa przerwa na lunch itd.).
Niestety, nie znamy metod zatrzymywania i wydłużania czasu - nic się nie zmieni w Twoim życiu, jeśli sam nie wprowadzisz pewnych zmian.
UWAGA
Im więcej różnorodnych, nieprzewidywalnych zadań masz do wykonania każdego dnia, tym bardziej potrzebne jest Ci planowanie! Zamiast poddawać się presji czasu i stresować tym, że nie dasz rady wykonać wszystkiego, na spokojnie zapisz plan działania, by odzyskać utracone poczucie kontroli i spokój ducha.
UWAGA
Jeśli wyjątkowo nie masz ochoty wykonać danego zadania, zadaj sobie pytanie, czy jeśli je wykonasz, to zbliżysz się do swojego celu. W przypadku odpowiedzi twierdzącej - po prostu je zrealizuj i przestań odkładać, gdyż sam sobie wyrządzasz krzywdę.
Jak zdążyć wykonać wszystkie zadania?
- Sporządź realny harmonogram dnia; zastanów się, które zadania muszą być zrobione w pierwszej kolejności, co musisz wykonać sam, a co możesz delegować;
- ustal krótki, realny i konkretny czas realizacji, a także pomyśl o pozytywnych stronach zakończenia wykonania danego zadania;
- prowadź dziennik, by zaobserwować, co zabiera Ci czas, ustal i eliminuj zjadacze czasu;
- planuj, ustalaj konkretny czas realizacji zadań i nagradzaj sam siebie za terminowe wykonanie zwłaszcza uciążliwego i nieprzyjemnego zadania.
Sylwia Królikowska-Evenhuis
Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.
Kontakt: