REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak planować dzień pracy

Sylwia Królikowska-Evenhuis
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Częste odkładanie wykonania zbyt wielu zadań na ostatnią chwilę, prowadzi do tego, że nigdy nie można się wyrobić na czas z zadaniami. Czy da się zrobić coś, by jednak wyrabiać się z pracą na czas?

 

Przemyślane planowanie

REKLAMA

Najlepszą strategią, by zdążyć z realizacją zadań, jest planowanie dnia pracy. Część ludzi mówi jednak, że ma tak wiele pracy, że nie ma czasu jej planować. Powiedzmy to jasno - osoby, które nie mają wielu zadań do realizowania bądź też zadania są bardzo powtarzalne i przewidywalne, nie muszą planować pracy, gdyż i tak zdążą.

Wypisz wszystkie zadania, które musisz zrealizować w ciągu danego dnia (najlepiej jest oczywiście planować w kontekście całego tygodnia, gdyż wtedy masz ogląd sytuacji i wiesz, na jaką elastyczność działania możesz sobie pozwolić). Gdy już to zrobisz, określ wstępnie, ile czasu zajmie realizacja każdego zadania. Pamiętaj, aby planować jedynie 60 proc. czasu pracy - i tak niespodziewane zdarzenia i dodatkowe zajęcia zajmą cały dzień pracy). Jeśli pracujesz osiem godzin dziennie, a obliczyłeś, że wypisane zadania zajmą Ci dokładnie tyle czasu, możesz być pewien, że nie zrealizujesz ich wszystkich i na pewno realizacja niektórych będzie musiała być odłożona. Ustal także priorytety wypisanych zadań. Zastanów się, które z nich są ważne i pilne (muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności), które po prostu ważne, ale niekoniecznie pilne (uściślij czas ich realizacji), a które jedynie pilne, ale niekoniecznie ważne (te najchętniej delegujemy, choć czasami wykonujemy sami, narzekając, że musimy poświęcać czas na tak mało istotne zajęcia).

Na etapie planowania możesz zatem przeciwdziałać odkładaniu realizacji zadań.

Ważne, ale nie pilne

Najczęściej odkładamy realizację tych zadań, które być może są ważne, ale nie ma presji czasu na ich zrealizowanie (nie muszą być wykonane natychmiast, można się nimi zająć w ciągu kilku dni czy też nawet tygodni). Najpierw realizujemy to, co ważne i pilne, na ważne, ale nie pilne często nie starcza nam już czasu. Zamiast mówić sobie, że „ważne, ale nie pilne”, wykonasz jutro czy też w środę, wyznacz konkretny, krótki czas realizacji. Nie deklaruj, że jutro zadzwonisz do klienta i wyjaśnisz daną niejasność w umowie. Okreś, kiedy dokładnie to zrobisz, np. „jutro do godziny 12 zadzwonię do klienta i wyjaśnię sprawę umowy”. Wykorzystuj prawo Parkinsona - „praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na jej wykonanie”. Jeśli ustalisz sobie, że dany raport napiszesz w czwartek, zapewnie weźmiesz się za jego pisanie w czwartek po południu i być może skończysz go przed weekendem. Podjęcie decyzji, że raport napiszesz do czwartku do godziny 12 sprawi, że Twoja podświadomość pomoże Ci zmobilizować siły do terminowej realizacji. Dodatkowo możesz wyobrazić sobie, jak fantastycznie lekko będziesz się czuł, gdy już wykonasz to, czego realizację konsekwentnie odkładasz.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Gdy brakuje motywacji

REKLAMA

Niestety, często odkładamy realizację tych zadań, które są dla nas mało przyjemne, być może uciążliwe lub też wymagają wiele trudu, przygotowania itd. Dużo przyjemniej jest przecież wykonać najpierw rzeczy przyjemne, a to, że na te mniej atrakcyjne nie starczyło już czasu, okazuje się zazwyczaj pod koniec dnia pracy. Oprócz przestrzegania harmonogramu (które zadania muszę dziś wykonać, jakie sam sobie ustaliłem terminy realizacji zadań) pomyśl także, że nawet te mało przyjemne zadania mogą Cię zbliżać do celu. Oczywiście najpierw musisz go znać. Jeśli na przykład Twoim celem jest zdobycie dla firmy najlepszego kontraktu w roku, a odkładasz rozmowę telefoniczną z ważnym, aczkolwiek nieprzyjemnym reprezentantem klienta, oddalasz się od swojego celu.

Czasami też zbyt wiele uwagi i emocji poświęcamy na niepotrzebną analizę mało przyjemnych działań. Zamiast je wykonać i zapomnieć, zastanawiamy się, że są one bez sensu, niepotrzebnie zabierają nam czas itd.

Zjadacze czasu

Być może w Twoim życiu, pracy istnieje wiele działań, które niepotrzebnie zabierają Ci czas (zbyt długie i mało konstruktywne zebrania, poprawianie zadań po osobach, które popełniają wiele błędów). Zastanów się, co jest Twoimi „zjadaczami czasu” oraz opracuj i zacznij konsekwentnie wdrażać strategię ich eliminowania. Przeanalizuj czas pracy. Nawet jeden dzień prowadzenia swoistego dziennika dostarczy już wielu cennych informacji (spisuj co godzinę, co pół godziny, co konkretnie wykonałeś w danej jednostce czasu). Pod koniec dnia przeanalizuj wyniki i zastanów się, ile zajęło Ci wykonywanie naprawdę ważnych zadań, a ile poświęciłeś na działania mało ważne, aczkolwiek przyjemne (internet, zbyt długa przerwa na lunch itd.).

Niestety, nie znamy metod zatrzymywania i wydłużania czasu - nic się nie zmieni w Twoim życiu, jeśli sam nie wprowadzisz pewnych zmian.

UWAGA

Im więcej różnorodnych, nieprzewidywalnych zadań masz do wykonania każdego dnia, tym bardziej potrzebne jest Ci planowanie! Zamiast poddawać się presji czasu i stresować tym, że nie dasz rady wykonać wszystkiego, na spokojnie zapisz plan działania, by odzyskać utracone poczucie kontroli i spokój ducha.

UWAGA

Jeśli wyjątkowo nie masz ochoty wykonać danego zadania, zadaj sobie pytanie, czy jeśli je wykonasz, to zbliżysz się do swojego celu. W przypadku odpowiedzi twierdzącej - po prostu je zrealizuj i przestań odkładać, gdyż sam sobie wyrządzasz krzywdę.

Jak zdążyć wykonać wszystkie zadania?

- Sporządź realny harmonogram dnia; zastanów się, które zadania muszą być zrobione w pierwszej kolejności, co musisz wykonać sam, a co możesz delegować;

- ustal krótki, realny i konkretny czas realizacji, a także pomyśl o pozytywnych stronach zakończenia wykonania danego zadania;

- prowadź dziennik, by zaobserwować, co zabiera Ci czas, ustal i eliminuj zjadacze czasu;

- planuj, ustalaj konkretny czas realizacji zadań i nagradzaj sam siebie za terminowe wykonanie zwłaszcza uciążliwego i nieprzyjemnego zadania.


Sylwia Królikowska-Evenhuis

Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.


Kontakt:

sylwia.krolikowska@inventi.com.pl

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie pielęgnacyjne w 2024 i 2025 r. Najważniejsze zasady

Ile wynosi świadczenie pielęgnacyjne w 2024 r.? Komu przysługuje po zmianach? Co z waloryzacją w 2025 r.? Oto przepisy, o których warto pamiętać!

Emerytura dla nauczycieli

Wreszcie! Nauczyciele się doczekali. Od 1 września 2024 r. będą wcześniejsze emerytury dla nauczycieli, ale uwaga, nie dla wszystkich i wcale nie będzie to takie opłacalne. ZNP ostrzega: stracicie 20%. To może wybrać świadczenie kompensacyjne? Nauczyciele mają nie mały orzech do zgryzienia.

Od 1 lipca 2024 r. tego komornik nie zabierze dłużnikowi. Zmieniają się kwoty wolne od potrąceń. Co z alimentami?

Tego komornik nie zabierze dłużnikowi. Od lipca zmieniają się kwoty wolne od potrąceń, których wysokość jest uzależniona od wysokości minimalnego wynagrodzenia. A co z alimentami?

Szybki paszport tymczasowy dostępny od lipca w trzech nowych lokalizacjach! Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Od lipca szybki paszport tymczasowy dostępny będzie także na lotniskach w Krakowie, Gdańsku i Katowicach. 

REKLAMA

Lokata nie zagwarantuje takiego zysku, ale PPK już tak [zysk statystycznego uczestnika PPK oszczędzającego w PPK od grudnia 2019 r. wyniósł od 128% do 170%]

Wpływ wzrostu minimalnego wynagrodzenia na uprawnienia uczestnika PPK a obowiązek sprawdzenia partycypacji w PPE na dzień 1 lipca 2024 r. To teraz bolączka pracodawców. Pracownicy się cieszą, bo lokata nie zagwarantuje takiego zysku, ale PPK już tak. Z danych wynika, że zysk statystycznego uczestnika PPK oszczędzającego w PPK od grudnia 2019 r. wyniósł od 128% do 170%.

Od 1 lipca w Warszawie zacznie obowiązywać Strefa Czystego Transportu. Czy Polacy przesiądą się na hulajnogi?

Już od poniedziałku, 1 lipca, w Warszawie zostanie wprowadzona Strefa Czystego Transportu (SCT). To oznacza, że na wyznaczonym obszarze ruch pojazdów niespełniających określonych norm emisji spalin będzie ograniczony. 

Które obligacje warto teraz sprzedać i kupić nową emisję? Oprocentowanie obligacji skarbowych 2024 - niemiła wakacyjna niespodzianka

W czasie tegorocznych wakacji oprocentowanie kolejnych detalicznych obligacji skarbowych mocno się obniży. Ten problem dotyczyć może za chwilę papierów wartych łącznie około 45 miliardów złotych. Winna jest inflacja, która wyraźnie spadła. Dla właścicieli obligacji cztero- i dziesięcioletnich oznacza to gwałtowny spadek oprocentowania - często znacznie poniżej tego, co oferowane jest nowym inwestorom. Gra toczy się tu łącznie już o około 1,2 mld złotych odsetek, które mogą nam uciec sprzed nosa.

Wzrost kryterium dochodowego od 1 stycznia 2025 roku [pomoc społeczna]. 1010 zł dla osoby samotnej i 823 zł na osobę w rodzinie. Co to oznacza dla cudzoziemców?

Od początku 2025 roku planowany jest wzrost kryterium dochodowego (dla potrzeb pomocy społecznej):
- dla osoby samotnie gospodarującej będzie wynosić 1010 zł, a 
- dla osoby w rodzinie – 823 zł. 
Możliwe jest też wzrost kryterium dla osoby samotnie gospodarującej do 1040 zł, a dla osoby w rodzinie – 935 zł. Obecnie trwają dyskusje na ten temat.

REKLAMA

W 2024 r. 3 nowe świadczenia dla niektórych rodziców. Czy już można składać wnioski?

Chociaż ustawa o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowaniu dzieci – „Aktywny rodzic” została już opublikowana w Dzienniku Ustaw, to jeszcze nie weszła w życie. Nowy programu wystartuje dopiero 1 października 2024 r. i właśnie od tego momentu rodzice najmłodszych dzieci będą mogli składać wnioski.

Taryfa za gaz zatwierdzona. Od 1 lipca 2024 r. zapłacimy o ok. 20 proc. więcej, mimo że ceny spadają. Jak to możliwe?

Od 1 lipca 2024 r. zapłacimy o ok. 20 proc. więcej za gaz, mimo że ceny spadają. Taryfa na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych odbiorców uprawnionych została zatwierdzona.

 

REKLAMA