Sprawę w urzędzie załatwisz przez internet

Żeby stać się posiadaczem podpisu elektronicznego, wystarczy komputer, podłączenie do internetu i niewielkie urządzenie, do którego należy włożyć kartę z podpisem. Chociaż na pozór to niewiele, problemem dzisiaj nie jest nabycie potrzebnego sprzętu, ale możliwość jego wykorzystania w praktyce.

Lekarstwo na kolejki

Podpis elektroniczny może mieć szerokie zastosowanie nie tylko w administracji publicznej. Można go wykorzystywać do przesyłania różnych dokumentów między firmami czy kontrahentami. E-podpisu używają firmy (podpisywanie faktur, umów), biura maklerskie oraz giełdy towarowe. Podpis elektroniczny doskonale sprawdza się przy wymianie korespondencji między pracownikami jednej firmy, której siedziby mieszczą się w różnych miastach.

Mechanizm działania systemu, który nazywamy elektronicznym podpisem, jest dość skomplikowany. Osoby, które chcą potwierdzać swoją tożsamość e-podpisem, muszą wykupić certyfikat w wyspecjalizowanej firmie nazywanej centrum certyfikacyjnym. Jest ono jakby trzecią stroną podczas podpisywania dokumentów i potwierdza, że daną przesyłkę podpisał prawowity właściciel podpisu. Dzieje się to automatycznie. Po uiszczeniu opłaty - obecnie jest to około 150 zł rocznie - otrzymujemy kartę z chipem i czytnik do karty.

Jak podpis własnoręczny

Uwarunkowania prawne dotyczące elektronicznego potwierdzania swojej tożsamości reguluje ustawa o podpisie elektronicznym. Określa ona warunki, jakie powinien spełnić e-podpis, aby mógł zostać uznany za bezpieczny i mógł być uznawany w obrocie prawnym na równi z podpisem własnoręcznym. Stanowi ona, iż powinien on być przede wszystkim przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis i być sporządzany za pomocą bezpiecznych urządzeń i danych służących do składania podpisu elektronicznego. Poza tym musi być powiązany z danymi, do których został dodany w taki sposób, że każda późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Żeby wykorzystać e-podpis do załatwienia sprawy w urzędzie, trzeba prawidłowo wypełniony wniosek podpisać przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Do podpisania wniosku niezbędny jest więc czytnik kart kryptograficznych oraz odpowiedni podpis elektroniczny wystawiany przez dowolne polskie centrum certyfikacji. Po wysłaniu wniosku zainteresowany otrzyma, na wskazany adres poczty elektronicznej, wiadomość o przyjęciu dokumentu oraz urzędowe poświadczenie odbioru. W poświadczeniu zostanie podany unikalny elektroniczny numer. Dzięki niemu można śledzić stan sprawy. Odpowiedź zostanie przekazana pocztą na wskazany adres lub elektronicznie na adres e-mailowy.

Powolne wdrażanie systemu

Obecne zainteresowanie e-podpisem wśród Polaków jest bardzo znikome. Zmieni się to zapewne, gdy będą oni mieli faktycznie możliwość składania dokumentów urzędowych przez sieć i wystawianie faktur w formacie elektronicznym. Od 1 lipca 2008 r. z nową technologią będą na pewno musieli się zapoznać wszyscy przedsiębiorcy. Bez względu na wielkość firmy i liczbę zatrudnionych od tego momentu będą one musiały przekazywać dokumenty ubezpieczonych do ZUS w formie elektronicznej.

Choć ustawa zobowiązująca administrację państwową do przyjmowania od obywateli dokumentów w wersji elektronicznej została uchwalona w 2001 roku, to uchwalono też ustawę oddalającą kolejny termin wprowadzenia tego obowiązku na 2008 rok. Co prawda, niewielką część dokumentów (m.in. przesyłanych do ZUS, część deklaracji podatkowych) można składać przez internet już dziś, ale trudno przewidzieć by jego zastosowanie było w najbliższym czasie tak szerokie jak w stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, czy Estonii, gdzie przy jego użyciu można nawet glosować w wyborach.

OBECNIE PODPIS ELEKTRONICZNY UMOŻLIWIA

1. Elektroniczne rozliczania z ZUS-em (od 7 wersji Płatnika).

2. Składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego.

3. Wysyłanie raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

4. Korespondencja z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

5. Wysyłanie deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych.

6. Wystawianie faktur elektronicznych.

7. Wymiany informacji z urzędami administracji publicznej (termin obowiązkowy to maj 2008).

8. Podpisywanie dokumentacji medycznej celem jej archiwizacji.

9. Zabezpieczenie w bankowości elektronicznej (Nordea Bank Polska i BPH).

10. Podpisywanie umów i dokumentów w codziennej działalności firm, a już wkrótce możliwe będzie składanie pism do elektronicznych skrzynek podawczych w sądach powszechnych.

ZALETY PODPISU ELEKTRONICZNEGO

• Możliwość natychmiastowej i obiektywnej identyfikacji podpisanej osoby.

• Fałszowanie podpisu elektronicznego jest o wiele trudniejsze niż własnoręcznego.

• Podpis elektroniczny chroni całość dokumentu, nie ma potrzeby parafować każdej jego strony; żaden dokument, który opatrzono e-podpisem, nie może zostać zmieniony.

SZERSZA PERSPEKTYWA

Pierwsze regulacje dotyczące podpisu elektronicznego pojawiły się w Stanach Zjednoczonych już na początku 1995 roku, kiedy odpowiednie przepisy wydał stan Utah. W ślad za nim poszły kolejne stany, skutkiem czego było wprowadzenie ustawy na poziomie federalnym w czerwcu 2000 r. Europa zdecydowała się na podjęcie prac nad e-podpisem mniej więcej w tym samym okresie. W 1998 roku przygotowano propozycję dyrektywy Komisji Europejskiej mającą uregulować stosowanie podpisów elektronicznych, a w rok później dyrektywa została oficjalnie zatwierdzona przez Parlament Europejski (Dyrektywa 1999/93/EC).

ADAM MAKOSZ

adam.makosz@infor.pl

Podstawa prawna

• Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).