Ogólna zasada stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów, które zostały jednoznacznie wyłączone z możliwości odliczenia. Według tej zasady należy też rozpatrywać wydatki związane z fundowaniem szkoleń pracownikom.
Musi być związek edukacji z firmą
Trzeba pamiętać, że nie każde szkolenie organizowane dla pracownika firmy może być uznane za koszt podatkowy. Wydatki na szkolenie muszą mieć związek z działalnością firmy. Powinny też zostać dobrze udokumentowane. Dla przykładu wysłanie pracownika działu księgowości na kurs księgowy będzie się mieściło w pojęciu kosztu, który ma za zadanie zabezpieczenie źródła przychodu. Dla każdej firmy prawidłowe rozliczanie się z podatków, składek ZUS itp. jest niezbędnym warunkiem funkcjonowania na rynku. Wydatek związany z kursem księgowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdyż istnieje związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu (co prawda pośredni, ale taki związek jest). Brak wykwalifikowanej kadry księgowej może spowodować, nieprawidłowe rozliczenia podatkowo-ubezpieczeniowe, co może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, obniżając źródło przychodów. Z kolei trudno zaliczyć do kosztów wydatki na zorganizowany przez pracodawcę kurs nauki jazdy, jeśli pracownicy biorący w nim udział nie są zatrudnieni na stanowisku wymagającym posiadania prawa jazdy odpowiedniej kategorii, a świadczone usługi nie wchodzą w zakres działalności transportowej lub spedycyjnej.
Możemy wliczyć w koszty całość wydatku
Do kosztów uzyskania przychodu podatnik zaliczyć może nie tylko wydatki na samo szkolenie, ale także koszty dojazdu, noclegu, zakupu fachowej literatury. Oznacza to, że całość wydatków związanych z organizacją szkolenia może być zaliczona w koszty podatkowe. Oczywiście szkolenie musi mieć związek z działalnością firmy i być odpowiednio udokumentowane. Nie można dowolnie wybierać kierunku szkolenia. W przypadku organizacji szkolenia dla własnych pracowników do kosztów można zaliczyć wynagrodzenie wykładowców, wynajem sali, sprzętu technicznego czy materiały szkoleniowe, ale też koszty związane z wyżywieniem osób przeszkalanych. W tej sytuacji nie będzie miało zastosowania wyłączenie z kosztów podatkowych określone przez przepisy dla wydatków na reprezentację. Należy przypomnieć, że od początku tego roku kosztów uzyskania przychodów nie stanowią koszty reprezentacji, w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Nie ma to jednak zastosowania do wydatków związanych z organizowaniem szkolenia, które nie stanowi działań reprezentacyjnych.
Do kosztów szkolenia mogą wchodzić nie tylko wydatki ściśle związane z przeprowadzeniem samego szkolenia, ale też wydatki na dojazd do miejsca, gdzie odbywa się dokształcanie. Należy uznać więc, że inne wydatki dotyczące organizowania szkoleń będą też dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów. Szczególnie wydatki zapewniające uczestnikom szkolenia dojazd lotniczy, kolejowy oraz samochodowy, na miejsca noclegowe, wyżywienie.
Aspekt podatkowy przychodu dla pracownika
Z gratisowym szkoleniem, które pracodawca ufundował pracownikowi, wiąże jeszcze inny aspekt podatkowy. Wartość szkolenia (refundacji za dokształcanie) stanowi przychód pracownika, który uzyskuje on w ramach stosunku pracy. Przychodem pracownika są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Przychód ten jednak nie będzie opodatkowany, gdyż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje dla niego zwolnienie. Zwalnia się z podatku wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.
W przypadku gdy przedsiębiorca kieruje swoich pracowników na kurs w celu uzyskania przez nich dodatkowej wiedzy zawodowej, to finansowane przez niego koszty udziału w kursie oraz koszty np. egzaminu końcowego korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Wyłączenie przychodu pracownika ze zwolnienia
Nie we wszystkich przypadkach przychód pracownika z tytułu bezpłatnego dokształcania będzie zwolniony z podatku. Pracownik ze zwolnienia skorzysta tylko, gdy wartość świadczeń związanych ze szkoleniem została przyznana zgodnie z odrębnymi przepisami, którymi jest w tym przypadku rozporządzenie w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. Rozporządzenie to określa zakres świadczeń, jakie pracodawca ma możliwość przyznać pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe. Gdy wydatki związane z dokształcaniem pracownika nie będą się mieściły w zakresie tego rozporządzenia, to wspomniane wcześniej zwolnienie nie będzie miało zastosowania, a u pracownika powstanie przychód do opodatkowania.
PRZYCHÓD ZE STOSUNKU PRACY
Wypłacone przez pracodawcę świadczenie na opłacanie nauki i podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy, który może być w niektórych przypadkach opodatkowany podatkiem dochodowym.
BOGDAN ŚWIĄDER
bogdan.swiader@infor.pl
Podstawa prawna
l Art. 12 ust. 1-3, art. 21 ust. 1 pkt 90, art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
l Par. 1-11 rozporządzenia ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.).