Na pozór podział ról w biurze wydaje się prosty: szef jest od rządzenia a sekretarka od pomagania mu. Czasem zdarza się jednak, że sekretarka musi przejąć ster nie tylko w kwestii spraw firmy, ale także zarządzania szefem.
Zdarza się, że szef ufa sekretarce na tyle, że wysłucha i skorzysta z jej uwag uznając je za słuszne. Jeśli jednak uważa, że zawsze ma rację i nie zwykł kierować się opiniami innych, a wiadomo, że to źle się skończy dla firmy, możesz tak postąpić, żeby zrobił to, czego od niego oczekujesz.
Łagodna perswazja
Nie musisz wcale bawić się w podchody. Na przykład: od rana usiłujesz skłonić szefa, żeby podpisał ważne dokumenty, ale on ciągle nie ma czasu. Skoro prośby nie odnoszą skutku, sięgnij po środek silniejszej perswazji. Kiedy ty jeszcze siedzisz za biurkiem, a szef mija cię wkładając płaszcz i przez ramię krzyczy „do widzenia”, zawołaj go i powiedz, że nie wyjdzie z biura, dopóki nie podpisze dokumentów. To go zaskoczy, i najpewniej podpisze je od razu. Zanim sięgniesz po tak drastyczny środek zastanów się, czy tego dnia szef nie był w złym humorze, bo w takim przypadku może nie docenić twoich starań o uzyskanie podpisu i nie potraktować sprawy z przymrużeniem oka…
Inna „zagrywka” tego typu to łączenie telefonu mimo wyraźnego zakazu szefa, kiedy wiesz, że akurat ten telefon musi odebrać. Skoro raz postanowił, że nie odbiera, będzie się tego trzymał. Po prostu podnieś słuchawkę, połącz się z jego biurem i uprzedź narzekania mówiąc po prostu: szefie, bardzo ważny telefon, łączę! I zostaw go sam na sam z rozmówcą.
Kotek i myszka
Zastanów się, jak twój szef reaguje na sugestie innych. Czy robi to, co współpracownicy postulują, czy działa wręcz przeciwnie. Jeśli masz do czynienia z tym drugim przypadkiem, musisz zaryzykować: przekonuj go do sprzecznej reakcji z twoimi prawdziwymi intencjami, a to, co chcesz uzyskać próbuj zdyskredytować w jego oczach. Załóżmy, że twój szef nie cierpi konferencji, a jest zaproszony na bardzo ważną, której wręcz nie może opuścić. Możesz powiedzieć: „za miesiąc jest szef zaproszony na konferencję, ale wydaje mi się, że nie ma sensu, żeby pan tam jechał, tym bardziej, że pan nie lubi. Będzie dużo ludzi, goście zagraniczni, zawsze jest zamieszanie, z którego nic nie wynika. Może od razu zadzwonię i powiem, że pana nie będzie?
Jeśli twoje przewidywania są słuszne, szef nie posłucha rady i odpowie: – ależ nie, proszę nigdzie nie dzwonić, od czasu do czasu dobrze jest się pokazać i wcale nie wiem, skąd wzięły się pogłoski, że nie lubię konferencji!
Subtelnie i delikatnie
Do szefa wrażliwego trzeba podejść bardziej subtelnie. Nie próbować forteli, nie stosować sztuczek, nie atakować prośbami. Wręcz przeciwnie, należy przedstawiać mu aktualne potrzeby, dawać wskazówki, a jemu pozostawić wyciąganie wniosków. Delikatnością i brakiem natarczywości można wiele osiągnąć.
Pamiętaj jednak, że każdy kij ma dwa końce. Jeśli ty będziesz zarządzać szefem, kierować jego reakcjami i wpływać na jego decyzje, on może to samo robić z tobą! Może się również zdarzyć tak, że szef doskonale wie, jaką grę prowadzisz, ale godzi się na to dla świętego spokoju, a może nawet dla zabawy. Dlatego dbaj o to, żeby nie przesadzić, a przede wszystkim nie ekscytować się swoją pozorną władzą i nie uwierzyć w to, że rzeczywiście trzymasz szefa w swoich rękach i jesteś w stanie kontrolować każdy jego ruch. Takie zarządzanie szefem nadaje się do stosowania w sporadycznych wypadkach i po uprzednim przemyśleniu strategii i konsekwencji!
Grażyna Rawska