Ustawa o rachunkowości reguluje sposóbpostępowania z błędami w ramach przepisów art. 22, art. 25oraz art. 54. Przepisy art. 22 i 25 dotyczą błędów w dowodachksięgowych oraz - co z tego wynika - w księgach rachunkowych.Wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące danego okresusprawozdawczego muszą być zapisane w księgach rachunkowych napodstawie dowodów księgowych.
Co do zasady dowody księgowe powinny być uprzedniosprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.Dowody księgowe powinny być rzetelne. Oznacza to, że dokumentująrzeczywiste operacje gospodarcze. Do sprawdzenia rzetelności dowodusłuży kontrola merytoryczna. Powinna być ona wykonywana przezsłużby inne niż księgowe. Dokumenty muszą być też poddane kontroliformalnej, tj. sprawdzeniu, czy spełniają kryteria art. 21 uor. Wramach kontroli rachunkowej sprawdza się, czy dowód jest wolny odbłędów rachunkowych.
Jest jednak faktem, że - mimo kontroli - zarówno wksięgach rachunkowych, jak i w sprawozdaniu finansowym występująbłędy. Niekiedy "zaginęły" dokumenty lub z jakichś powodów niewszystkie zdarzenia z danego okresu sprawozdawczego zostały objęteewidencją. Dlatego warto sprawdzać dowody księgoweprzynajmniej raz w miesiącu. Ułatwia to sporządzenierocznego sprawozdania finansowego i eliminację nieprawidłowości,które mogą stać się zdarzeniami po dniu bilansowym.
Przepisy art. 54 odnoszą się z kolei do błędu wkontekście zdarzeń po dniu bilansowym, który dotyczy poprzednichokresów sprawozdawczych i powoduje, że sprawozdania finansowego zaten okres nie można uznać za rzetelne.
Rodzaje błędów oraz sposoby ich ujawniania
Błędy to niezamierzonenieprawidłowości, które muszą być wycenione na podstawiedowodów potwierdzających wartość i znaczenie ekonomiczne faktówuznanych za błędne. Podstawowy podział uwzględniający sposóbpostępowania z nieprawidłowościami klasyfikuje je w dwóchgrupach:
• błędy wymagające korekty,
• błędy niewymagające korekty.
Ponieważ błędnie ujawnione lub nieujawnione wksięgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze znajdą swojeodzwierciedlenie w sprawozdaniu finansowym, należy wnikliwiedokonać oceny każdego faktu. Błędy w zapisach księgowych, wdokumentach księgowych, odkrywane po dniu bilansowym, zaliczamy dokategorii zdarzeń po dniu bilansowym.
Moment ujawniania błędów
W praktyce można wskazać na kilka momentów, wktórych mogą być ujawnione nieprawidłowości. Przyjmując kryteriumczasu, błędy można usystematyzować w następujący sposób:
1. Ujawnione przed sporządzeniemsprawozdania finansowego.
2. Ujawnione po sporządzeniusprawozdania finansowego, ale przed jego badaniem oraz w trakciebadania przez biegłego rewidenta.
3. Ujawnione po zakończeniubadania, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.
4. Ujawnione po zatwierdzeniu(opublikowaniu) sprawozdania finansowego za dowolny okressprawozdawczy.
Ad 1. Najwięcej błędów jestujawnianych podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych na koniec okresusprawozdawczego, a więc przed sporządzeniem sprawozdaniafinansowego. Okres ten jest właściwy do wprowadzeniaostatnich zapisów korygujących lub uzupełniających.
Błędy ujawnione przed sporządzeniem sprawozdaniafinansowego należy ująć w księgach rachunkowych na dwa sposoby:
• pod datą ich ujawnienia, jeżeli ujawnieniema miejsce przed dniem bilansowym,
• pod datą 31 grudnia (lub na inny dzieńkończący okres sprawozdawczy), jeżeli ujawnienie miało miejsce podniu bilansowym.
Samo ujawnienie polega na wprowadzeniu zapisówksięgowych do ksiąg rachunkowych na podstawie zweryfikowanychdowodów odpowiednich dla zdarzenia gospodarczego. Dopiero powprowadzeniu wszystkich korekt księgi rachunkowe można uznać zawiarygodne i mogą one stanowić podstawę sporządzenia sprawozdaniafinansowego.
Szczególna uwaga wymagana jest przyweryfikacji ksiąg przed dniem bilansowym w tych jednostkachgospodarczych, w których sprawozdanie finansowe nie podlega badaniuprzez biegłego rewidenta. W tych podmiotach nie ma bowiemetapu dodatkowej weryfikacji, która obiektywnie potwierdziwiarygodność oraz zgodność sprawozdania finansowego z księgamirachunkowymi. Tu dobrą praktyką jest dwukrotne sporządzeniesprawozdania finansowego.
Pierwsze sprawozdanie,sporządzone dowolną techniką, należy odłożyć i następnie sporządzićdrugie, nie sugerując się poprzednimi ustaleniami. Po sporządzeniudwóch sprawozdań finansowych porównuje się obie wersje, rozpatrujeewentualne różnice i koryguje błędy. Jeśli sprawozdanie finansowejest sporządzane automatycznie z wykorzystaniem programufinansowo-księgowego, warto sporządzić drugie sprawozdaniefinansowe w innym programie, np. w Excelu. Ważne jest, żebywpisywać każdą wartość po przeanalizowaniu i zastanowieniu się nadjej treścią ekonomiczną. Porównanie niezależnie od siebiesporządzonych dwóch egzemplarzy sprawozdania finansowego wzdecydowanej większości wypadków ujawnia błędy. Najprostszymprzykładem mogą być odpisy aktualizujące należności, tworzone dlaróżnych nieuregulowanych w terminie należności. Tu błędy występująza sprawą algorytmów programów finansowo-księgowych lub systemukont korespondujących. Jedne i drugie funkcjonują automatycznie.Najczęściej pomniejszane są o całą kwotę odpisów aktualizującychtylko należności od pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług.Równocześnie w bilansie są wykazywane kwoty należne, mimo żewcześniej utworzono odpisy aktualizujące. Innym przykładem danychnieprawidłowo prezentowanych w sprawozdaniu finansowym sąnależności oraz zobowiązania krótkoterminowe i długoterminowe.
Więcej na ten temat przeczytasz wInternetowym Serwisie Księgowego w artykule Błędy w księgach rachunkowych i sprawozdaniufinansowym