Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, za który przysługuje (art. 161 k.p.). Jeżeli jednak z jakichś przyczyn tak się nie stanie, np. z powodu przerwania urlopu lub konieczności przesunięcia jego terminu, zaległy urlop powinien zostać wykorzystany do końca pierwszego kwartału następnego roku (art. 168 k.p.; przykład 1).
Stwierdzenie, że pozostały z ubiegłego roku urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do końca pierwszego kwartału następnego roku, należy rozumieć tak, że zaległy urlop powinien się rozpocząć przed końcem marca. Tak podchodzą do tego eksperci prawa pracy i inspektorzy PIP. Pracodawca nie musi zatem wymagać, aby pracownik odbył cały zaległy urlop w okresie pierwszego kwartału. Jeśli np. pracownikowi zostało 10 dni urlopu niewykorzystanego w 2010 r., ma prawo zwrócić się do pracodawcy z prośbą o udzielenie go, począwszy od 28 marca 2011 r., a pracodawca może się na to zgodzić. Uzgodnień należy dokonać na piśmie i w aktach osobowych pracownika umieścić wskazany wniosek.
Obowiązek udzielenia urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku następnego nie oznacza dla pracownika możliwości swobodnego wykorzystania tego urlopu. Jak podkreślił Sąd Najwyższy (SN), prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie może być realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą (wyrok z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08, M.P.Pr. 2009/4/196).
Więcej: Udzielanie zaległych urlopów wypoczynkowych z 2010 r.