Podstawę formalną podróży służbowej pracownika odbywanej na terenie kraju stanowi pochodzące od pracodawcy polecenie wyjazdu. Forma polecenia jest w zasadzie dowolna, jednak do celów dowodowych zaleca się wydanie takiego polecenia pracownikowi na piśmie. W praktyce pracodawcy posługują się zunifikowanym drukiem polecenia wyjazdu służbowego, w którym zawarte są niezbędne informacje pozwalające na udokumentowanie, że pracownik znajdował się w podróży służbowej.
W przypadku przedsiębiorców o tym, czy znajdują się w podróży służbowej, każdorazowo decyduje cel takiej podróży i jej służbowy charakter.
WAŻNE!
Za podróż służbową przedsiębiorcy należy uznać jedynie bezpośrednie wykonywanie przez niego zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, jeśli nie łączy się to z osobistym świadczeniem przez tego przedsiębiorcę usług w ramach prowadzonej przez niego działalności.
Przedsiębiorca podróżuje bez polecenia wyjazdu służbowego, bo on sam decyduje o konieczności takiej podróży i o rodzaju użytego środka transportu. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby posługiwał się takim samym drukiem, z którego korzystają pracownicy. Przepisy podatkowe określające niezbędne elementy potrzebne do rozliczania należności z tytułu podróży służbowych, które powinien zawierać ten formularz, są bowiem wspólne dla pracowników i przedsiębiorców.
Więcej: Krajowe podróże służbowe