Nieściągalne wierzytelności mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w sytuacji, kiedy wcześniej w księgach podatnika należności z tytułu dokonanych transakcji zostały zarachowane jako przychody należne oraz gdy nieściągalność wierzytelności wynikających z takich transakcji została udokumentowana według ścisłych wymogów wynikających z ustawy.
Jakie wierzytelności?
Warunek odnoszący się do zarachowania przychodu należnego związanego z daną transakcją wynika z zasady rozpoznawania przychodów podatkowych związanych z działalnością gospodarczą, wedle której do przychodów z tego tytułu zalicza się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Oznacza to, że przychód z działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu pomimo braku otrzymania faktycznej zapłaty od kontrahenta. Powstawanie przychodu na tej zasadzie jest ściśle powiązane z możliwością zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wierzytelności nieściągalnych. Tylko bowiem te wierzytelności, które są konsekwencją powstania przychodu należnego, mogą być później rozliczane w kosztach uzyskania przychodu. Wierzytelności związane z przychodem powstającym na zasadzie kasowej, tj. w momencie faktycznego wpływu należności, nie będą rozliczane w kosztach. Zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów nie będą zatem podlegać m.in. wierzytelności związane ze spłatą odsetek od pożyczek czy wierzytelności dotyczące zwrotu kosztów sądowych.