W lipcu 2007 r. ZUS umożliwił posiadaczom bezpiecznego podpisu elektronicznego składanie przez Internet innych dokumentów niż tylko sformalizowane dokumenty ubezpieczeniowe. Funkcjonalność nazwana Elektronicznym Urzędem Podawczym – EUP (rys. 1) pozwoliła już wówczas na załatwienie kilku typowych spraw w ZUS przez Internet. Dzisiaj, kiedy używanie e-podpisu stało się powszechne w kontaktach z ZUS, warto skorzystać z możliwości składania niektórych wniosków za pośrednictwem EUP.
Jednym z wniosków, jakie można złożyć za pośrednictwem EUP, jest wniosek ZUS-EWN – „Wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek”. To jedno z częściej pobieranych zaświadczeń potrzebnych m.in. przedsiębiorcom biorącym udział w przetargach.
Wypełnienie i przysłanie do ZUS tego wniosku (jak również pozostałych udostępnionych w EUP) nie powinno sprawić kłopotu, tym bardziej że oprogramowanie samo sprawdza poprawność wypełnienia wniosku i ewentualnie zwróci uwagę użytkownikowi na miejsca popełnienia błędów.
Aby wypełnić wniosek, kolejno wykonaj działania:
1. Otwórz w przeglądarce internetowej stronę: http://eup.zus.pl
2. Kliknij w odnośnik „ZUS-EWN – Wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek”.
3. Na mapce oddziałów ZUS (rys. 2) znajdź ten, do którego chcesz złożyć wniosek. Możesz również wpisać swój kod pocztowy, a system sam znajdzie właściwy oddział ZUS.
4. Na kolejnej planszy sprecyzuj jednostkę terenową ZUS, do której kierujesz wniosek, a następnie kliknij przycisk Przejdź dalej.
5. Po wybraniu oddziału na ekranie pojawi się interaktywny formularz wniosku ZUS-EWN gotowy do wypełniania (rys. 3). Jeśli wystąpi problem z uzyskaniem widoku formularza, oznacza to brak odpowiedniej wersji oprogramowania Sun Java, bez którego dalsza praca z EUP jest niemożliwa. System zaproponuje jednak aktualizację oprogramowania.
6. Wypełniaj starannie kolejne pola. Wybierz sposób odbioru zaświadczenia. W związku z tym, że druk zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek jest tzw. drukiem ścisłego zarachowania, nie jest możliwe otrzymanie go pocztą elektroniczną (pozostaje odbiór osobisty lub poczta tradycyjna).
Po zakończeniu wypełniania wniosku kliknij na przycisk Sprawdź i wyślij znajdujący się na dole formularza. Jeśli wniosek będzie wypełniony błędnie lub pozostaną puste pola, które powinny być wypełnione, system EUP wyświetli na stronie odpowiedni komunikat, a błędne pola zaznaczy czerwonym kolorem. Po dokonaniu korekty i ponownym sprawdzeniu należy kliknąć przycisk Sprawdź i wyślij.
4. Na kolejnej planszy sprecyzuj jednostkę terenową ZUS, do której kierujesz wniosek, a następnie kliknij przycisk Przejdź dalej.
5. Po wybraniu oddziału na ekranie pojawi się interaktywny formularz wniosku ZUS-EWN gotowy do wypełniania (rys. 3). Jeśli wystąpi problem z uzyskaniem widoku formularza, oznacza to brak odpowiedniej wersji oprogramowania Sun Java, bez którego dalsza praca z EUP jest niemożliwa. System zaproponuje jednak aktualizację oprogramowania.
6. Wypełniaj starannie kolejne pola. Wybierz sposób odbioru zaświadczenia. W związku z tym, że druk zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek jest tzw. drukiem ścisłego zarachowania, nie jest możliwe otrzymanie go pocztą elektroniczną (pozostaje odbiór osobisty lub poczta tradycyjna).
Po zakończeniu wypełniania wniosku kliknij na przycisk Sprawdź i wyślij znajdujący się na dole formularza. Jeśli wniosek będzie wypełniony błędnie lub pozostaną puste pola, które powinny być wypełnione, system EUP wyświetli na stronie odpowiedni komunikat, a błędne pola zaznaczy czerwonym kolorem. Po dokonaniu korekty i ponownym sprawdzeniu należy kliknąć przycisk Sprawdź i wyślij.
7. W sytuacji gdy wniosek został wypełniony bez błędów, na kolejnej stronie otworzy się w formie już nieedytowalnej (rys. 4). Wniosek należy jeszcze sprawdzić, ewentualnie wydrukować na swoje potrzeby klikając na ikonę drukarki. Jeśli wszystko jest w porządku, można rozpocząć proces składania bezpiecznego podpisu. Upewnij się, że karta kryptograficzna z e-podpisem jest umieszczona w czytniku i kliknij przycisk Podpisz.
8. Kilka kolejnych komunikatów dotyczy już samego podpisu elektronicznego. Najpierw należy wskazać wystawcę naszego certyfikatu (rys. 5). Po dokonaniu wyboru właściwej opcji trzeba kliknąć przycisk Dalej.
9. W kolejnym oknie wyświetlą się szczegóły certyfikatu umieszczonego na karcie znajdującej się aktualnie w czytniku. Upewnij się, czy certyfikat jest właściwy, a następnie kliknij Podpisz.
Na następnym formularzu podaj kod PIN i kliknij przycisk OK. Podpis został złożony. Prawidłowość złożenia podpisu zostanie potwierdzona stosownym komunikatem. Teraz kliknij przycisk Wyślij dokument.
10. W przeglądarce wyświetli się strona z potwierdzeniem przesłania wniosku. Podobne potwierdzenie, zatytułowane automatycznie, zostanie wysłane na Twój adres poczty elektronicznej podany na wypełnionym wcześniej formularzu. Kilka chwil później (do około godziny po przesłaniu wniosku) otrzymasz na swoją skrzynkę e-mail Urzędowe Poświadczenie Odbioru. W tym momencie to najważniejszy dokument, który stanowi ostateczny dowód na przekazanie wniosku do ZUS.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru zawsze zawiera następujące informacje:
● dane podmiotu przyjmującego dokument,
● dane podmiotu składającego dokument,
● informacje o dokumencie,
● informacje o certyfikacie,
● informacje o wystawcy certyfikatu.
Na Urzędowym Poświadczeniu Odbioru znajduje się m.in. również numer naszej korespondencji i elektroniczny numer dokumentu (tzw. skrót z dokumentu), dzięki któremu w każdej chwili na stronie http://eup.zus.pl (odnośnik: „Sprawdzanie stanu sprawy”) można sprawdzić, na jakim etapie załatwiania znajduje się nasz wniosek.
Wnioskodawca otrzymuje z ZUS zaświadczenie w formie wskazanej na formularzu wniosku ZUS-EWN – ma do wyboru odbiór osobisty albo przesyłkę pocztową.
Wniosek ZUS-EWN to tylko jeden z kilku, które można wypełnić za pośrednictwem EUP. Przez Internet można również złożyć wnioski:
● ZUS-EZS – Wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek,
● ZUS-ERU – Zgłoszenie reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej,
● ZUS-EWZ – Wniosek ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego,
● ZUS-EPW – Wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek (30-krotność),
● ZUS-EWP – Wniosek płatnika składek o udostępnienie programu Płatnik.
Niedawno ZUS umożliwił poświadczanie autentyczności wydanych przez ZUS zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek przy użyciu strony internetowej.
WAŻNE!
Istnieje możliwość internetowego sprawdzenia autentyczności zaświadczenia wydanego przez ZUS.
Aby poświadczyć autentyczność zaświadczenia, należy wprowadzić w formularz umieszczony na stronie https://ssl.zus.pl/zn (rys. 6) takie informacje, jak:
● numer zaświadczenia,
● seria i numer druku, na którym jest wydane zaświadczenie,
● NIP podmiotu,
● data wydania zaświadczenia.
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć przycisk Szukaj – wtedy usługa potwierdzi fakt wydania przez ZUS zaświadczenia (wyświetli się komunikat o pozytywnej weryfikacji wraz z danymi płatnika, który otrzymał zaświadczenie, oraz danymi dotyczącymi samego zaświadczenia) albo pojawi się informacja o braku takiego zaświadczenia w ewidencji ZUS.