Umowa o pracę powinna co do zasady zostać zawarta na piśmie. Kodeks pracy nie wskazuje jednak formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Jak najbardziej ważna jest więc umowa zawarta ustanie. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest potwierdzić na piśmie warunki zawartej umowy i przekazać to pismo pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia pracy.
Niezachowanie wymogu pisemnej formy umowy o pracę nie ogranicza możliwości przeprowadzenia dowodu ze świadków oraz z przesłuchania pracodawcy i pracownika na okoliczność zawarcia tej umowy. W tym zakresie istotne jest postanowienie art. 473 k.p.c., wyłączające możliwość stosowania przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków oraz z przesłuchania stron w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Zawarcie umowy z pracownikiem przez osobę nieupoważnioną
Umowa o pracę powinna wskazywać strony umowy (pracownika i pracodawcę). Pracodawcę określamy, używając pieczęci nagłówkowej oraz wskazując numer REGON. W treści umowy należy także wskazać imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy. Związane jest to z tym, że pracodawca nie musi osobiście wykonywać wszystkich czynności z zakresu prawa pracy. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Możliwość ta znajduje odpowiednie zastosowanie do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie.
Upoważnienie do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy powinno wskazywać nie tylko osobę upoważnioną, ale także zakres upoważnienia.
Zawarcie umowy o pracę przez osobę nieupoważnioną może zatem być związane z dwoma sytuacjami:
• podpisaniem umowy w imieniu pracodawcy przez osobę nieupoważnioną do wykonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy,
• podpisanie umowy co prawda przez osobę upoważnioną, ale której upoważnienie nie dotyczy zawierania umów o pracę.
Trzeba przyjąć, że zawarcie umowy o pracę przez osobę niebędącą do tego upoważnioną przez pracodawcę powoduje nieważność tej umowy.
Skutek taki wystąpi, jeśli pracodawca nie wiedział o fakcie zawarcia umowy. W innym bowiem przypadku, moim zdaniem, powinniśmy uznać, że umowa o pracę została zawarta przez dorozumiane oświadczenie woli pracodawcy.
Przykład
Pracodawca prowadził rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem do pracy. Osobę tę o przyjęciu do pracy poinformowała po kilku dniach szefowa kadr firmy (na wyraźne polecenie pracodawcy), która też podpisała umowę o pracę. Szefowa kadr nie miała jednak upoważnienia do zawierania umów o pracę w imieniu pracodawcy.
W tej sytuacji należy jednak uznać, że umowa została ważnie zawarta w związku z tym, że pracodawca posiadał pełną wiedzę o przyjęciu do pracy tej osoby.
Nawet jeśli umowa o pracę okazała się nieważna, a zatem nie stworzyła zobowiązań stron w momencie jej zawarcia, to zobowiązania takie powstają wraz z dopuszczeniem pracownika do pracy na warunkach tej umowy (wyrok SN z 5 listopada 2003 r., I PK 633/02).
Zawarcie umowy przez czynności faktyczne
Stosunek pracy może powstać nie tylko wówczas, gdy strony wyraźnie ustaliły treść umowy o pracę. Wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Może to być tzw. dorozumiane oświadczenie woli czy też złożenie oświadczenia przez czynności faktyczne.
Przykład
Tomasz N. umówił się z pracodawcą, że rozpocznie w najbliższy poniedziałek świadczenie pracy na stanowisku pracownika gospodarczego. Tomasz N. przyszedł do pracy i zaczął wykonywać swoje obowiązki, tzn. sprzątać teren firmy, wykonywać drobne naprawy, o których informowali go pracownicy. Po miesiącu pracy domagał się wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca stwierdził, że nie zawarli umowy ani pisemnej, ani ustnej. Faktycznie Tomasz N. nie mógł udowodnić faktu zawarcia umowy, gdyż porozumienie w tej kwestii nie było zawierane przy świadkach. W tym przypadku mamy do czynienia z istnieniem stosunku pracy. Pracownik został dopuszczony do pracy, świadczył ją przez miesiąc (o czym pracodawca musiał wiedzieć).
Nawiązanie stosunku pracy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracownika i zakładu pracy. Oświadczenie woli może być wyraźne i ujęte w formie pisemnej, jak tego wymagają przepisy Kodeksu pracy, bądź też dorozumiane, wynikające z zachowania się stron. Takie dorozumiane zawarcie umowy o pracę istnieje zwykle wówczas, gdy zakład pracy dopuszcza pracownika do wykonywania pracy i płaci mu wynagrodzenie (wyrok SN z 31 sierpnia 1977 r., I PRN 112/77).
Konsekwencje dla pracodawcy
Niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny do 30 tys. zł.
Oczywiście to nie wszystko, co grozi pracodawcy. Zatrudnienie pracownika wiąże się z obowiązkami zgłoszeniowymi w zakresie ubezpieczeń oraz odprowadzaniem składek na ubezpieczenia i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeśli pracodawca nie wykonuje tych obowiązków, ponosi odpowiedzialność. Ponadto zobowiązany będzie do opłacenia zaległych składek i zaliczki wraz z odsetkami.
W ekstremalnych sytuacjach pracodawca naraża się także na odpowiedzialność karną, gdyż naruszający przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Marek Rotkiewicz
Podstawa prawna:
• art. 60, art. 73 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 ze zm.),
• art. 473 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (DzU nr 43, poz. 296 ze zm.),
• art. 281 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
• art. 219 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (DzU nr 88, poz. 553 ze zm.),
• wyroki Sądu Najwyższego:
– z 5 listopada 2003 r. (I PK 633/02, OSNP 2004/20/346),
– z 31 sierpnia 1977 r. (I PRN 112/77, niepubl.).