Osoby, które odkryją braki na koncie w ZUS, powinny podjąć kroki jak najszybciej, bo czas działa na ich niekorzyść. Im zrobią to później, tym trudniej będzie zdobyć kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych, czyli dokumentów potwierdzających opłacenie składek przez płatnika. Ci muszą je przechowywać przez dziesięć lat, więc pierwszy termin ich gromadzenia upływa w następnym roku (za 1999 rok). Ponadto w miarę upływu czasu coraz trudniej będzie też dotrzeć do własnych dokumentów potwierdzających przelewy do ZUS.
Wyjaśnienia z płatnikiem
Jeśli dane identyfikacyjne lub adresowe ubezpieczonego albo kwoty składek podane w informacji o stanie konta nie zgadzają się z aktualnymi danymi oraz z kwotami, jakie powinny być zaksięgowane na jego koncie, niezgodności wyjaśnić trzeba najpierw u płatnika składek, a nie w ZUS. Płatnik składek pierwszy sprawdza, czy to on nie popełnił błędu. Wystarczy więc zwrócić się do niego o wyjaśnienie nieprawidłowości, a ten albo poprawi błąd, albo uzupełni dokument ubezpieczeniowy.
Różne terminy korekty
Płatnik ma kilka terminów na skorygowanie błędu. Zależą one od tego, czego dotyczy nieprawidłowość. Jeśli błąd dotyczy danych identyfikacyjnych albo adresowych ubezpieczonego, płatnik powinien je poprawić w ciągu siedmiu dni. Więcej czasu ma na wyjaśnianie niejasności dotyczących składek. Jeśli przyczyna nieprawidłowości leży po jego stronie, w ciągu 60 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie danych powinien poinformować pisemnie ubezpieczonego o sposobie jego rozpatrzenia. Od tej chwili ma 30 dni na dokonanie korekt dokumentów i ewentualną wpłatę lub uzupełnienie składek.
Ważne!
Wskazane jest, aby w reklamacji ubezpieczony podał identyfikator informacji o stanie konta, której reklamacja dotyczy
Wyjaśnienia w ZUS
Jeśli płatnik stwierdzi, że dokumenty i składki przekazał w prawidłowej wysokości, albo gdy odmówi sprostowania danych lub gdy firma już nie istnieje, wówczas ubezpieczony składa reklamację w ZUS. Dla takich przypadków ZUS przygotował specjalny formularz: ZUS ZRU. Ale to nie jedyny sposób złożenia reklamacji. Ubezpieczony może sporządzić własne pismo z podaniem swoich danych i wysłać je pocztą. Może też reklamację złożyć drogą internetową, za pośrednictwem Elektronicznego Urzędu Podawczego.
Od złożenia reklamacji w ZUS toczy się postępowanie wyjaśniające. Powinno trwać najwyżej trzy miesiące, a w wypadkach szczególnie skomplikowanych - nie dłużej niż pół roku od dnia złożenia reklamacji. Może się zakończyć wysłaniem do płatnika zawiadomienia o nieprawidłowościach, decyzją lub protokołem w razie kontroli płatnika przez ZUS.
Podstawa wymiaru
składek nie może być udowadniana zeznaniami świadków
Od dnia otrzymania z ZUS pisma kończącego postępowanie wyjaśniające płatnik ma 30 dni na skorygowanie danych lub nieprawidłowych kwot składek.
Do reklamacji ubezpieczony musi dołączyć dokumenty potwierdzające podstawę wymiaru składek, jeśli wątpliwości dotyczą przelewu, lub jego brak oraz kopię otrzymanej od płatnika informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych. Jeśli płatnik nie istnieje lub odmówi wydania takiej informacji, ubezpieczony musi złożyć w ZUS oświadczenie, że płatnik składek odmówił wydania takich dokumentów lub że płatnik już nie istnieje.
Po zmianie pracodawcy
Więcej problemów czeka pracowników, którzy zmienili firmę. Jeśli jeszcze istnieje, trzeba do niej zwrócić się z pisemnym wnioskiem o wyjaśnienie nieprawidłowości. Gdy okaże się, że to wina firmy, powinna ona skorygować błędny lub uzupełnić brakujący dokument ubezpieczeniowy. Gorzej, gdy pracodawca już nie istnieje. Wówczas ubezpieczony musi szukać dokumentacji ubezpieczeniowej w odpowiednim archiwum. Może się jednak okazać, że jej nie znajdzie. W takiej sytuacji pomocne mogą być raporty potwierdzające opłacenie składek, które co miesiąc pracownicy powinni otrzymywać od pracodawcy, np. ZUS RMUA lub pasek wynagrodzenia. Ten, kto ich nie gromadził i nie ma zaksięgowanych składek, a jego pracodawca już nie istnieje, może mieć spore kłopoty z odtworzeniem brakujących środków na koncie w ZUS. A to dlatego, że wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie może być udowadniana zeznaniami świadków.
Warto wiedzieć, że - jak wyjaśnia ZUS - przepisy nie określają terminu na złożenie reklamacji i nie przewidują przedawnienia w tym zakresie.
Niezaksięgowane składki
Na pewno pełnej informacji o stanie konta nie dostanie około 800 tys. osób, które od stycznia 1999 r. do czerwca 2001 r. korzystały z urlopów macierzyńskich lub wychowawczych. Przez dwa i pół roku od wprowadzenia reformy to one musiały pilnować swoich spraw i zgłaszać się do ubezpieczeń w odpowiednim oddziale ZUS. A ten miał wystawiać raporty i rozliczać za nie składki. Tak jednak nie było. Po pierwsze, nie wszyscy ubezpieczeni wiedzieli o takim obowiązku. Po drugie, ZUS nie miał odpowiedniego programu, więc i tak nie zapisał składek - nawet tych osób, które same zgłosiły się do oddziału. I do tej pory tego nie uczynił. Specjalny program informatyczny dopiero w sierpniu testowano w pięciu wytypowanych oddziałach ZUS. Jeśli pilotaż wypadnie dobrze, od września ZUS rozpocznie sukcesywnie wyjaśnianie zaległości.
Reklamacja przez internet
Płatnicy składek mogą złożyć również reklamację przez internet. Wystarczy wejść na stronę http://eup.zus.pl i złożyć odpowiedni wniosek. Dla reklamacji informacji o stanie konta właściwym jest ZUS-ERU.
Z tej możliwości można jednak skorzystać wyłącznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Do niego potrzebny jest czytnik kart kryptograficznych oraz odpowiedni podpis elektroniczny wystawiany przez jedno z trzech polskich centrów certyfikacji: PCC Certum - Unizeto Technologies, PCCE Sigillum - PWPW, Szafir - Krajowa Izba Rozliczeniowa.
KIEDY ZŁOŻYĆ REKLAMACJĘ
Ubezpieczony może wystąpić do ZUS z reklamacją, gdy:
- nie dostał informacji o stanie konta za dany rok,
- otrzymał więcej niż jedną informację o stanie konta za dany rok,
- w informacji są jego nieprawidłowe dane identyfikacyjne lub adresowe,
- brakuje składki w wysokości nominalnej,
- w informacji widnieje nieprawidłowa wysokość składki,
- w informacji brakuje kwot składek przekazanych do OFE lub ich wysokość jest nieprawidłowa,
- w informacji brakuje zwaloryzowanego kapitału początkowego,
- brakuje kwoty zwaloryzowanych składek zgromadzonych na koncie w ZUS lub ich kwota jest nieprawidłowa
CO MUSI ZAWIERAĆ REKLAMACJA
ZUS rozpatrzy reklamację, jeśli ubezpieczony w swoim piśmie poda:
- identyfikator informacji o stanie konta,
- swoje dane: imię, nazwisko, PESEL, NIP, rodzaj, serię i numer dowodu tożsmości, adres,
- przyczynę złożenia informacji, a jeśli jest nią brak lub nieprawidłowa wysokość naliczonej składki - okresy, kiedy nastąpiły nieścisłości,
- dane identyfikacyjne płatnika (lub płatników) składek (nazwa lub imię i nazwisko, NIP, REGON, PESEL).
Wniosek formularz wypełnia się, wstawiając dane w pola wyróżnione kolorem. Po wysłaniu prawidłowo wypełnionego formularza zainteresowany otrzyma na wskazany przez niego adres poczty elektronicznej wiadomość o przyjęciu dokumentu przez urzędowe poświadczenie odbioru. W tej informacji będzie podany unikalny elektroniczny numer. Dzięki niemu na podstronie EUP można śledzić stan sprawy. Informację, że odpowiedź jest już gotowa, zainteresowany dostanie na swoją skrzynkę elektroniczną. ZUS przekaże odpowiedź zgodnie z życzeniem zainteresowanego: pocztą na wskazany przez niego adres lub elektronicznie na adres e-mailowy. Będzie ona miała dwa podpisy: pracownika komórki merytorycznej ZUS oraz pracownika kancelarii, który ją przesłał do klienta. Ten drugi jest podpisem elektronicznym.
Ważne!
Bez względu na to, czy nieprawidłowości dotyczą tylko jednej, czy kilku danych wykazanych w informacji o stanie konta za dany rok, składa się tylko jedną reklamację
AGNIESZKA ROSA