Kto i kiedy powinien poinformować o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek? Co należy zrobić w sytuacji nienależnie opłaconych składek?
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest co roku ograniczona do kwoty 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia zapisanego w ustawie budżetowej. Obecnie kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek wynosi 73 560 zł. Po przekroczeniu tej kwoty za ubezpieczonego nie nalicza i nie opłaca się już składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W dalszym ciągu należy za niego opłacać składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne.
Ustalenie miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie powyższej kwoty, nie powoduje żadnych trudności, gdy ubezpieczony od początku roku ma jednocześnie jednego płatnika. Wówczas płatnik na podstawie własnej dokumentacji płacowej ustala, w którym miesiącu pracownik osiąga kwotę ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek i po przekroczeniu tej podstawy nie opłaca składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
PRZYKŁAD
Dariusz M. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce Domex. Jego wynagrodzenie (stanowiące podstawę wymiaru składek) w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca br. wyniosło 73 000 zł. W lipcu 2006 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie w kwocie 8000 zł. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za lipiec powinny zostać wykazane i opłacone tylko od kwoty 560 zł, bo tyle brakuje do osiągnięcia kwoty rocznej podstawy wymiaru składek.
Obowiązki ubezpieczonego i płatnika składek
Natomiast w przypadku, gdy ubezpieczony ma równocześnie dwóch lub więcej płatników (np. wykonuje równocześnie dwie umowy o pracę), na podstawie informacji (RMUA lub innej formie pisemnej) otrzymywanej od płatników może na bieżąco ustalić miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie rocznego limitu, poprzez dodawanie podstaw wymiaru za poszczególne miesiące, i poinformować o tym każdego z płatników, aby nie były już za niego opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
I choć obowiązek taki ciąży na ubezpieczonych, to w razie jego niedopilnowania przez ubezpieczonego płatnik będzie musiał składać korekty dokumentów ubezpieczeniowych, gdyż po osiągnięciu tego limitu płatnik składek powinien zaprzestać opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Mimo że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie są opłacane z powodu przekroczenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, czas ten traktuje się jak okres ubezpieczenia w rozumieniu przepisów ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn.zm.).
Jeśli pracownik zatrudniony jest u jednego pracodawcy i nie osiąga dodatkowych przychodów z innych źródeł, płatnik na bieżąco zlicza narastającą podstawę wymiaru składek za zatrudnionego. Tak samo, gdy pracownik zawiera z własnym pracodawcą umowę o dzieło, zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu. W takim wypadku przychody ze stosunku pracy sumuje się z umowami cywilnoprawnymi i od tak ustalonej podstawy wymiaru opłaca się obowiązkowe składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. Jeśli podstawa wymiaru przekroczy kwotę 73 560 zł, płatnik powinien zaprzestać opłacania składek emerytalnej i rentowej.
Problem powstaje, gdy ubezpieczony uzyskuje przychód z kilku źródeł. Najczęściej taka sytuacja powstaje, gdy pracownik jest równocześnie zatrudniony na podstawie dwóch lub więcej umów o pracę, wtedy sam ubezpieczony musi kontrolować wysokość uzyskiwanych dochodów, by składki nie były opłacane po przekroczeniu kwoty 73 560 zł. Jeśli kwota ta będzie przekroczona, ma on obowiązek zawiadomić o tym wszystkich płatników składek.
Przy ustalaniu 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia sumuje się przychody z wszystkich tytułów, z których ubezpieczony podlega obowiązkowo lub przystąpił do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.
PRZYKŁAD
Anna N. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. 1 czerwca br. urodziła dziecko i od tego dnia nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, gdyż nie ma innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń oraz ustalonego prawa do emerytury lub renty. Anna N. od stycznia do maja br. osiągnęła przychód w wysokości 73 560 zł. Tym samym płatnik składek od kwoty wypłacanego zasiłku macierzyńskiego nie naliczy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W imiennym raporcie miesięcznym z kodem 12 40 XX wykaże zerową podstawę wymiaru i zerową kwotę składek.
Ubezpieczony, którego podstawa wymiaru składek przekroczyła kwotę 73 560 zł, powinien poinformować o tym wszystkich swoich płatników, składając oświadczenie na piśmie. Ubezpieczony ponosi odpowiedzialność za własną pomyłkę w wypadku błędnego zawiadomienia płatnika, powodującą nieopłacenie należnych składek.
Przekroczenie kwoty rocznej podstawy wymiaru składek może być spowodowane również tym, iż ubezpieczony otrzymuje zaległe wynagrodzenie od swojego byłego pracodawcy. Jeżeli o fakcie tym nie poinformuje swojego aktualnego pracodawcę – ten wynagrodzenia tego nie uwzględni przy ustalaniu 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia i będziemy mieli do czynienia z nadpłatą składek.
Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek może nastąpić również w sytuacji, gdy ubezpieczony u danego płatnika zostaje zatrudniony w trakcie roku i nie poinformuje go o wysokości przychodów osiągniętych u poprzedniego płatnika.
PRZYKŁAD
Marek W. od 1 marca br. został zatrudniony w spółce Darex. Jego miesięczne wynagrodzenie otrzymywane w spółce wynosi 15 000 zł i jest wypłacane ostatniego dnia danego miesiąca. W okresie od stycznia do końca lutego br. był zatrudniony w innej firmie, w której uzyskał wynagrodzenie (stanowiące podstawę wymiaru składek) w wysokości 20 000 zł. Jeżeli pracownik nie poinformuje swojego nowego pracodawcy o wysokości przychodu uzyskanego w poprzedniej firmie, aktualny pracodawca za lipiec wykaże za niego podstawę wymiaru składek w wysokości 13 560 zł (gdyż w tym miesiącu jego podstawa wymiaru składek osiągnie kwotę 73 560 zł), a za kolejne miesiące jako podstawę wymiaru składek będzie wykazywał „0”, gdy tymczasem podstawa wymiaru składek za pracownika powinna być już ograniczona w czerwcu do 8560 zł (po uwzględnieniu wynagrodzenia otrzymanego w poprzedniej firmie). W takiej sytuacji aktualny pracodawca powinien zwrócić się do ubezpieczonego o podanie, od jakiego przychodu składki zostały opłacone w poprzedniej firmie, wówczas uniknie konieczności składania korekty dokumentów rozliczeniowych i na bieżąco będzie mógł ustalić prawidłową podstawę wymiaru składek.
W przypadku gdy ubezpieczony ma równocześnie dwóch lub więcej płatników składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i nie poinformuje ich o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek, każdy z nich, nie znając wynagrodzenia ubezpieczonego w drugim zakładzie pracy, będzie naliczał składki na podstawie własnej dokumentacji płacowej.
Jeżeli w wyniku takiego postępowania składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe będą w dalszym ciągu opłacane, pomimo przekroczenia kwoty 73 560 zł, będziemy mieli do czynienia z nadpłatą i koniecznością złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych.
Zasada ta wynika z § 9 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz.1106 z późn.zm.).
W takiej sytuacji obowiązuje proporcjonalne ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W celu prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie podstawy, należy:
• od sumy przychodów ogółem u obydwu pracodawców (za okres od stycznia do miesiąca przekroczenia włącznie) odjąć kwotę limitu podstawy ustalonej na dany rok i w ten sposób ustalić kwotę przekroczenia;
• kwotę przekroczenia rozliczyć na obydwóch pracodawców, przy zastosowaniu proporcji:
– kwota przekroczenia limitu ogółem za określony miesiąc: sumy przychodów ogółem u pracodawców = „x” : przychód u pracodawcy A (lub B) uzyskany w tym miesiącu, przy czym „x” to kwota przekroczenia limitu za ten miesiąc u pracodawcy A (lub B).
– kwotę przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek u pracodawcy B można wyliczyć także poprzez odjęcie od kwoty przekroczenia ogółem kwoty przekroczenia u pracodawcy A, czyli bez stosowania proporcji.
PRZYKŁAD
Janusz K. jest równocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce „Kartex” oraz w spółdzielni mieszkaniowej „Wspólny Dom”. Jego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od stycznia do lipca br. wyniosła (u obydwu pracodawców) 67 560 zł. W sierpniu Janusz K. otrzymał w spółce wynagrodzenie w wysokości 6000 zł, a w spółdzielni w wysokości 4000 zł. Nie poinformował żadnego z pracodawców o przekroczeniu 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Wobec tego składki zostały opłacone przez pracodawców od całości wynagrodzenia. W październiku Janusz K. po zsumowaniu otrzymywanych wynagrodzeń stwierdził, iż składki zostały za niego opłacone od wyższej podstawy wymiaru niż kwota 73 560 zł i niezwłocznie poinformował o tym swoich płatników. Wobec tego pracodawcy opłacając składki za wrzesień w imiennych raportach miesięcznych wykażą zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Płatnicy muszą również skorygować wykazaną podstawę wymiaru składek za sierpień. Janusz K. poinformował pracodawców, w jakiej wysokości otrzymał wynagrodzenie w sierpniu (tzn. spółdzielnię poinformował o wynagrodzeniu w spółce i odwrotnie). Tym samym płatnicy mają wszystkie dane, aby samodzielnie ustalić prawidłową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za sierpień. Ponadto płatnicy składek powinni złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za sierpień i wykazać składki na ubezpieczenia od ustalonych podstaw wymiaru składek oraz zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki finansowane z jego środków.
Podstawa prawna:
ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn.zm.).
Andrzej Radzisław