Płatnicy za każdy miesiąc są zobowiązani do przesłania do ZUS-u kompletu dokumentów rozliczeniowych, tj. deklaracji rozliczeniowej wraz z raportami miesięcznymi oraz opłacenia należnych składek.
Dokumenty rozliczeniowe powinny być przesłane w terminie do:
• 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze,
• 10 dnia następnego miesiąca – opłacający składki wyłącznie za siebie,
• do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
W tym samym terminie płatnik powinien dokonać wpłaty należnych składek.
Jeżeli ostatni dzień terminu płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.
Na rachunek bankowy
Płatnik opłaca składki odrębnymi wpłatami na wskazane przez ZUS rachunki bankowe. W rozbiciu na składki na:
• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• FP i FGŚP.
Płatnicy składek są zobowiązani opłacać należności z tytułu składek w formie bezgotówkowej, poprzez obciążenie rachunku bankowego płatnika.
Obowiązek opłacania składek w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek nie dotyczy osób fizycznych nieprowadzących pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych. Do opłacania składek w formie bezgotówkowej nie są zatem zobowiązani np. twórcy i artyści, osoby kontynuujące ubezpieczenia, osoby duchowne.
Data wpłaty
Za termin dokonania zapłaty należności składkowych uważa się:
• przy zapłacie gotówką – dzień dokonania wpłat należności z tytułu składek w banku lub placówce pocztowej,
• w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika.
W sytuacji gdy płatnik opłaca składki w formie bezgotówkowej, wpłata z tytułu należnych składek może zostać uznana za terminową, jeżeli obciążenie rachunku bankowego płatnika nastąpiło najpóźniej w obowiązującym tego płatnika terminie płatności.
Należy obliczyć odsetki
Jeżeli płatnik opłaci składki na ubezpieczenia po ustalonym terminie, jest zobowiązany uregulować wraz z należnością główną także odsetki za zwłokę.
Odsetki za zwłokę pobiera się osobno od zaległości na:
• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• FP i FGŚP,
– dotyczących poszczególnych miesięcy za okres od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia dokonania wpłaty. Należy zaznaczyć, iż odsetek za zwłokę od składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz FP i FGŚP nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. Obecnie kwota minimalnych odsetek wynosi zatem 6,60 zł (2,20 zł x 3). W związku z zasadami zaokrągleń nie pobiera się odsetek w kwocie do 6,00 zł (mniej niż 50 groszy pomija się, zaś 50 i więcej zaokrągla do pełnych groszy w górę). Minimalna wysokość odsetek wynosi więc 7,00 zł.
Kwotę odsetek za zwłokę, jaką płatnik powinien uregulować wraz z zaległą składką w dniu jej opłacenia (przykład 1), wylicza się według wzoru:
Wyliczoną kwotę odsetek za zwłokę zaokrągloną do pełnych złotych dodaje się do należnej składki i opłaca przy użyciu tego samego dokumentu płatniczego.
W podobny sposób należy wyliczyć i opłacić odsetki za należność zaległą za miesiące wcześniejsze niż miesiąc zapłaty (przykład 2).
Gdy wpłata zaniżona
Jeżeli płatnik za dany miesiąc dokonał wpłaty na poczet składki po terminie i jest ona niższa od sumy zaległej składki za ten miesiąc i odsetek za zwłokę od tej składki wyliczonych na dzień tej wpłaty, wpłacona kwota jest dzielona proporcjonalnie na należność główną i na odsetki za zwłokę od tej części składki według wzoru:
a – suma kwoty zaległej (należnej) składki za dany miesiąc i odsetek za zwłokę od tej składki, wyliczonych na dzień dokonanej wpłaty;
b – kwota samych odsetek za zwłokę wyliczonych od zaległej składki na dzień wpłaty,
c – dokonana faktycznie wpłata w kwocie zaniżonej, tj. niższej od a,
x – kwota należnych odsetek za zwłokę od faktycznie dokonanej wpłaty części składki.
Jeżeli wpłata dotyczy zaległej składki, z wpłaconej kwoty pokrywa się odsetki za zwłokę należne od zapłaconej części składki. Płatnik składek musi dalszym ciągu wpłacić różnicę składki (wynikająca z tej wpłaty, równą wyliczonej kwocie odsetek za zwłokę) wraz z odsetkami za zwłokę do dnia jej zapłaty włącznie (przykład 3).
ORZECZNICTWO
Zakład pracy (pracodawca) jest obowiązany, bez uprzedniego wezwania przez ZUS, opłacać i rozliczać składki na ubezpieczenia społeczne pracowników, za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym zatrudnia pracowników. Osoba, która nie dopełniła obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia pracowników i nie odprowadziła składek na ich ubezpieczenia społeczne, podlega szczególnemu reżimowi odpowiedzialności, gdyż od zaległości składkowych, tak samo jak podatkowych, pobiera się odsetki za zwłokę, bez względu na to z czyjej winy powstały te zaległości.
Wyrok S. Apel. w Katowicach z 1 lipca 1999 r. (III AUa 363/99, Pr. Pracy z 2000 r. 6, poz. 46.
3 KROKI
Rozliczenie składek przy niepełnej wpłacie
1 Z zaniżonej wpłaty dokonanej po terminie wylicza się kwotę należnych odsetek za zwłokę z tej wpłaty, a nie kwotę części należności głównej (części składki),
2 Zaokrągla się wyliczoną kwotę odsetek za zwłokę,
3 Wylicza się kwotę części należności głównej, która stanowi różnicę między zaniżoną faktyczną wpłatą a wyliczoną i zaokrągloną kwotę odsetek za zwłokę od tej części składki.
PRZYKŁAD 1
Płatnik składek w terminie do 15 maja 2006 r. powinien opłacić składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 10 000 zł, 2500 zł na ubezpieczenie zdrowotne oraz 700 zł na FP i FGŚP. Ze względu na brak środków należność z tytułu składek płatnik wpłacił 19 maja 2006 r. W związku z tym, iż wpłata jest dokonana po terminie, płatnik powinien uregulować również kwotę odsetek za zwłokę w wysokości:
W okresie od 16 maja do 19 maja 2006 r. stopa procentowa odsetek wynosi 11 proc.
10 000 x 4 (liczba dni zwłoki od 16 do 19.05.) x 11 proc. : 365 = 12,05, po zaokrągleniu 12 zł
Odsetki wraz z kwotą należności: 10 012 zł
W związku z tym przy opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne płatnik powinien wpłacić 10 012,00 zł
2500 x 4 (liczba dni zwłoki od 16 do 19.05.) x 11 proc. : 365 = 3,01, po zaokrągleniu 3 zł
Ponieważ kwota odsetek jest niższa niż 6,60 zł, odsetek się nie pobiera, płatnik wpłacając należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne powinien wpłacić 2500 zł.
W taki sam sposób płatnik powinien ustalić odsetki za zwłokę od należności z tytułu składek na FP i FGŚP. Oczywiście ustalona kwota odsetek także będzie niższa niż 6,60 zł i tym samym płatnik powinien wpłacić 700 zł. W pole 09 typ wpłaty w dokumencie płatniczym płatnik wpisuje S (wpłata za jeden miesiąc). Dokument płatniczy powinien być oznaczony takim samym numerem identyfikacyjnym co deklaracja rozliczeniowa, której wpłata dotyczy. Wobec tego w pole „numer deklaracji” płatnik wpisuje 01, jeżeli za kwiecień płatnik składał tylko jeden komplet dokumentów, czyli komplet dokumentów za kwiecień był oznaczony identyfikatorem 01, a w pole deklaracja 04.2006.
PRZYKŁAD 2
Płatnik składek złożył za styczeń 2006 r. dokumenty rozliczeniowe, ale nie opłacił należnych składek na ubezpieczenia społeczne – 5000 zł.
Należności za styczeń płatnik opłacił w dniu 19 maja 2006 r.
W okresie od 16 lutego do 28 lutego 2006 r. stopa procentowa odsetek wynosiła 11,50 proc., a w okresie od 1 marca do 19 maja 2006 r. – 11 proc.
Wobec tego płatnik powinien ustalić odsetki za te okresy, a następnie ustalić łączną kwotę odsetek za cały okres.
5000 x 13 (liczba dni zwłoki od 16 do 28.02.) x 11,5 proc. : 365 = 20,48 zł
5000 x 80 (liczba dni zwłoki od 01.03 do 19.05.) x 11 proc. : 365 = 120,55 zł
20,48 zł + 120,55 zł = 141,03 zł, a po zaokrągleniu 141 zł
Wobec tego w dniu 19 maja 2006 r. płatnik powinien wpłacić należność w wysokości 5141 zł.
PRZYKŁAD 3
Płatnik składek w terminie do 15 maja 2006 r. był zobowiązany wpłacić składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 10 000 zł. W dniu 19 maja 2006 r. płatnik wpłaca 10 000 zł. W związku z tym, iż wpłata jest dokonana po terminie, jest rozliczana na należność główną i odsetki.
X = 12 x 10 000 : 10 012
x = 11,857, po zaokrągleniu 12 zł
10 000 – 12 = 9988 zł
Z dokonanej wpłaty w wysokości 10 000 zł – 9988 zł jest zaliczone na należność główną, a 12 zł na odsetki za zwłokę. Płatnik składek w dalszym ciągu jest zobowiązany do wpłacenia różnicy składki (wynikającej z tej wpłaty równej wyliczonej kwocie odsetek za zwłokę) wraz z odsetkami za zwłokę do dnia jej zapłaty włącznie, tj. 12 zł + odsetki za zwłokę do dnia zapłaty włącznie.
Podstawa prawna
• Art. 23 ustawy z dnia 13 października 1997 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).
• Art. 56 par. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
• Rozporządzenie z dnia 6 marca 2006 r. w sprawie stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych (MP nr 19, poz. 207).
