Wręczane pracownikom bony towarowe są ich przychodem. Traktuje się je analogicznie jak wynagrodzenie za pracę. W porównaniu z wypłatą przez pracodawcę gotówki jedyna korzyść polega na tym, że od bonów nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko pod warunkiem że są one finansowane z funduszu socjalnego.
Sposób rozliczania świadczeń uzależniony jest od tego, czy w firmie funkcjonuje fundusz świadczeń socjalnych. Tworzenie funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm. – dalej ustawa o ZFŚS). Co do zasady, fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający – według stanu na 1 stycznia danego roku – co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsze zakłady pracy mogą tworzyć fundusz socjalny dobrowolnie.
Nie po równo
Fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Naliczany on jest w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Przedsiębiorcy tworzący fundusz zwykle finansują paczki i bony dla pracowników z jego środków. W takiej sytuacji pracodawcy nie zaliczą wydatków na bony lub paczki do kosztów uzyskania przychodów. Jest to oczywistą konsekwencją możliwości zaliczania do kosztów podatkowych odpisów tworzących fundusz socjalny. Zasady te dotyczą zarówno pracodawców będących osobami fizycznymi, jak i osób prawnych.
380 zł – tyle wynosi roczny limit zwolnienia od podatku wartości rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika.
W przypadku finansowania świadczeń świątecznych z funduszu socjalnego należy pamiętać, że ich wysokość musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Taka zasada obowiązuje w stosunku do wszelkich świadczeń finansowanych z funduszu socjalnego. Dokonywanie świadczeń w tej samej wysokości dla każdego z pracowników jest jednym z najczęściej występujących w praktyce błędów.
Inna możliwość to finansowanie bonów i paczek świątecznych bezpośrednio ze środków pracodawcy. Wydatki związane z takimi świadczeniami pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie będzie to bowiem działalność socjalna w rozumieniu ustawy o ZFŚS (wydatki na taką działalność zostały wykluczone z kosztów uzyskania przychodów).
Wartość bez znaczenia
Od 1 stycznia 2004 r. wszelkie otrzymane przez pracownika bony towarowe podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Nie ma znaczenia wartość bonów ani sposób ich finansowania. Artykuł 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm. – dalej ustawa o PIT) stanowi, że wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Jednak w przepisie tym wyraźnie zaznaczono, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Zaliczka na podatek
Wartość przekazanych pracownikom bonów pracodawca powinien doliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Oznacza to, że należy od nich odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy za miesiąc, w którym zostały wydane. Pracownik musi więc liczyć się z tym, że w miesiącu, w którym otrzymał bony, jego pensja będzie mniejsza o wysokość podatku.
Bez składek na ZUS
Analizując, które ze świadczeń okolicznościowych dla pracowników są najkorzystniejsze z punktu widzenia minimalizowania obciążeń publicznoprawnych, należy także wziąć pod uwagę regulacje dotyczące ubezpieczeń społecznych. W tym przypadku ważny jest przede wszystkim jeden przepis rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 19 tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, że zarówno od bonów towarowych, jak i wartości paczek świątecznych sfinansowanych z funduszu socjalnego nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne. I to bez względu na wysokość tych świadczeń.
