Uczestnicy pracowniczych programów emerytalnych wszystkie oświadczenia woli dotyczące tego programu składają pracodawcy prowadzącemu PPE. Zasada ta obowiązuje także po ustaniu zatrudnienia danej osoby u pracodawcy prowadzącego program.
W trakcie funkcjonowania pracowniczego programu emerytalnego (PPE) często zdarzają się sytuacje, gdy uczestnicy składają różnorodne oświadczenia woli w sprawach programu. W zależności od formy PPE dokładna lista możliwych do złożenia przez uczestnika oświadczeń może się nieco różnić, jednakże we wszystkich PPE istnieje pewien katalog standardowych sytuacji wynikających z przepisów ustawy o PPE.
Oświadczenia woli związane z PPE
Składane przez uczestników PPE oświadczenia woli można podzielić na cztery zasadnicze grupy. Pierwsza z nich ma charakter administracyjny i dotyczy przede wszystkim danych osobowych uczestnika programu, czyli przede wszystkim takich informacji na jego temat, jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, a także numer PESEL oraz NIP uczestnika. Druga grupa to oświadczenia woli, które co do zasady wywołują skutki związane z uczestnictwem w PPE jedynie na poziomie pracodawcy, czyli jest to przykładowo przystąpienie do PPE, wypowiedzenie udziału w programie, zmiana wysokości składki dodatkowej czy zmiana alokacji wpłacanych składek (czyli podziału wpłacanych środków między wybrane fundusze – jeśli w ramach danego PPE możliwe jest oszczędzanie w ramach więcej niż jednego funduszu. Wszystkie te działania zwykle nie wymagają niezwłocznego powiadomienia podmiotu zarządzającego programem. Trzecia grupa to oświadczenia woli, w wyniku których dochodzi do zmian w zakresie środków zgromadzonych w programie, czyli w przypadku konwersji środków z jednego funduszu do innego, sytuacji wypłaty, wypłaty transferowej czy zwrotu. Ostatnia grupa, związana po części z pierwszą, to grupa oświadczeń woli związanych z sytuacją śmierci uczestnika PPE, a więc wskazanie osób uposażonych, którym przypadną środki w wyniku śmierci uczestnika, a także wnioski tych osób o wypłatę lub wypłatę transferową.
Z przedstawionego wyliczenia wynika więc, że lista różnego rodzaju działań, które może podjąć uczestnik PPE na podstawie samych zapisów ustawy, jest już dosyć długa. Praktyka pokazuje jednakże, że możliwe są również inne oświadczenia woli składane przez uczestników w trakcie funkcjonowania PPE. Są to na przykład reklamacje dotyczące zarówno wysokości i terminów naliczenia składek do PPE przez pracodawców, jak i reklamacje związane z zarządzaniem środkami zgromadzonymi w ramach PPE przez podmiot zarządzający.
Oświadczenia są zawsze składane pracodawcy
Zgodnie z treścią art. 20 ustawy o PPE w sprawach dotyczących programu uczestnik składa pisemne oświadczenie woli pracodawcy lub za jego pośrednictwem. Co do zasady dotyczy to wszystkich oświadczeń związanych z uczestnictwem w PPE. Prawie wszystkie oświadczenia złożone przez uczestników pracodawca przekazuje następnie podmiotowi zarządzającemu. Prawie, bo z uwagi na ich treść i charakter pracodawca nie ma obowiązku przekazywania wszystkich oświadczeń podmiotowi zarządzającemu. Przykładowo zmiana wysokości składki dodatkowej jest co do zasady kwestią neutralną dla podmiotu zarządzającego, podobnie zwykle bywa w przypadku zmiany alokacji. Jednakże w większości przypadków, otrzymanie przez podmiot zarządzający oświadczenia woli złożonego przez uczestnika pracodawcy jest kluczowe dla poprawnego funkcjonowania PPE. Na przykład przeniesienie środków między funduszami (konwersja) dokonywane jest przez podmiot zarządzający (np. zakład ubezpieczeń) dopiero po otrzymaniu dyspozycji (oświadczenia woli) uczestnika.
WARTO WIEDZIEĆ
Uczestnik pracowniczego programu emerytalnego obowiązany jest informować pracodawcę o każdorazowej zmianie adresu do korespondencji, a także takich danych jak pierwsze imię, nazwisko, numer NIP i numer PESEL albo w przypadku obcokrajowców numer paszportu. Obowiązek ten dotyczy wszystkich uczestników PPE, a więc zarówno aktualnych, jak i byłych pracowników. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić poszukiwań osoby, która nie dopełniła swoich obowiązków informacyjnych.
Po stronie pracodawcy leży obowiązek przekazania oświadczenia woli złożonego mu przez uczestnika do podmiotu zarządzającego. W przypadku gdy pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku lub też wywiąże się niezgodnie z zapisami umowy zakładowej (np. z opóźnieniem) po stronie uczestnika powstanie roszczenie o naprawienie szkody wynikłej z takiego działania (lub jego braku) pracodawcy. W praktyce niektórzy pracodawcy, prowadząc pracownicze programy emerytalne, wydają się nie dostrzegać potencjalnej odpowiedzialności po ich stronie związanej z niedotrzymaniem swoich zobowiązań związanych z terminowym przekazywaniem oświadczeń woli uczestników podmiotom zarządzającym.
Gdy uczestnik jest już byłym pracownikiem
Wspomniana powyżej, określona w art. 20 ust. 1 ustawy o PPE, zasada składania przez uczestnika wszystkich oświadczeń woli pracodawcy lub za jego pośrednictwem dotyczy wszystkich uczestników PPE. A więc zarówno uczestników będących jednocześnie pracownikami pracodawcy prowadzącego PPE, jak i byłych pracowników. Wynika to wprost z treści art. 20 ust. 3 ustawy o PPE. To bardzo ważny przepis, którego znaczenie będzie doceniane przez pracodawców dopiero po latach funkcjonowania PPE w danej firmie. W pewnym uproszeniu można przyjąć, iż w przypadku pracodawcy, u którego w firmie roczna rotacja pracowników wynosi około 5 proc., po kilkunastu latach funkcjonowania PPE liczba uczestników programu będących jednocześnie pracownikami tego pracodawcy będzie porównywalna z liczbą uczestników będących byłymi już pracownikami. Zasadą wynikającą z ustawy o PPE jest związanie programu z pracodawcą, a nie podmiotem zarządzającym. Tak bowiem forma, jak też podmiot zarządzający danym programem mogą się zmieniać na przestrzeni wielu lat jego funkcjonowania w danej firmie.
Gdy dotychczasowy pracodawca nie istnieje
Od zasady, że uczestnicy PPE co do zasady nie składają żadnych oświadczeń woli bezpośrednio do podmiotu zarządzającego, a ich pośrednikiem jest zawsze pracodawca, są jednak wyjątki związane z upadłością oraz czasami likwidacją pracodawcy. Ustawa o PPE stanowi bowiem, iż w przypadku połączenia, podziału, zbycia zakładu pracy w całości albo jego zorganizowanej części, uczestnik składa oświadczenia woli za pośrednictwem nowego pracodawcy. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku likwidacji zakładu pracy. Wówczas uczestnik składa oświadczenia woli za pośrednictwem likwidatora, a po zakończeniu likwidacji bezpośrednio zarządzającemu.
Natomiast w przypadku upadłości pracodawcy prowadzącego PPE uczestnik składa oświadczenia woli bezpośrednio zarządzającemu. Syndyk masy upadłościowej jest obowiązany do powiadomienia uczestników programu o sposobie składania oświadczenia woli w sprawach dotyczących programu w związku z upadłością pracodawcy w terminie 45 dni od dnia ogłoszenia upadłości. Można przyjąć, iż w praktyce oświadczenia woli byłych pracowników będą dotyczyły zadysponowania środkami zgromadzonymi w PPE.
Marcin Wojewódka
Autor jest radcą prawnym
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz.U. z 2004 r. nr 116, poz. 1207).