W praktyce często zdarza się, że pracownicy używają prywatnych samochodów do celów służbowych. Zwracane pracownikowi koszty poniesione z tego tytułu są wyłączone z podstawy wymiaru składek po spełnieniu warunków określonych stosownymi przepisami, odrębnymi dla jazd lokalnych i jazd poza miejscowość, w której jest wykonywana praca. Przepisy wyłączające z podstawy wymiaru składek zwrot kosztów używania do celów służbowych własnego pojazdu regulują zakres zwolnień z oskładkowania podobnie do przepisów podatkowych, jednak zwolnienie z odprowadzenia składek od zwracanych kosztów nie jest ograniczone wyłącznie do przyznanych w drodze ustawy. Oznacza to, że zwrot kosztów jest wyłączony z podstawy wymiaru składek także wówczas, gdy gwarantują ten zwrot przepisy wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy, tj. regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy czy umowa o pracę.
Zwracamy pracownikom koszty poniesione w związku z używaniem do celów służbowych prywatnych samochodów w jazdach lokalnych. Czy skorzystanie ze zwolnienia tych kosztów ze składek wymaga dokumentowania w jakiś sposób ich wysokości?
Sposób udokumentowania poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania własnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych zależy od tego, czy ich zwrot następuje przez wyliczony ryczałt czy przez zastosowanie stawek za 1 km przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).
Możliwość naliczenia kilometrówki wymaga prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane.
Koszty używania przez pracownika samochodu do celów służbowych w formie ryczałtu są zwracane na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych.
Korzyści
Wypłata ryczałtu nie jest uwarunkowana koniecznością prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów w danym miesiącu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu prywatnego do celów służbowych. Oświadczenie powinno zawierać również dane dotyczące pojemności silnika samochodu, marki i numeru rejestracyjnego. Powinna być podana także liczba dni nieobecności pracownika w pracy w danym miesiącu (np. z powodu choroby, urlopu) i liczba dni, w których pracownik nie dysponował w pracy swoim samochodem. Za każdy taki dzień, jeżeli jest to dzień roboczy, kwota ryczałtu jest pomniejszana o jedną dwudziestą drugą.
Zwracamy pracownikom koszty używania własnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych. Jak ustalić, do jakiej wysokości kwota zwrócona z tego tytułu jest zwolniona z oskładkowania?
Zwrot kosztów używania przez pracownika własnego pojazdu do jazd lokalnych do celów służbowych, dokonany zarówno w formie ryczałtu, jak i za pomocą kilometrówki, podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek pracowników tylko do określonej wysokości ustalonej na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury.
Określone rozporządzeniem stawki kosztów używania pojazdów za 1 km przebiegu pojazdów, do wysokości których ograniczone jest wyłączenie z podstawy wymiaru składek ryczałtu lub kilometrówki, od 1 marca 2004 r. wynoszą:
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł.
Ważne
O wysokości miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne decyduje pracodawca.
Limit ten, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
• 300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – w miejscowości od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – w miejscowości liczącej ponad 500 tys. mieszkańców.
Gdy pracodawca zwraca koszty używania przez pracownika własnego samochodu w formie ryczałtu, zwolnienie ze składek przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów. W konsekwencji maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu w gminie lub mieście, które nie są oskładkowane, wynoszą:
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3:
– miejscowość do 100 tys. mieszkańców – 146,82 zł,
– miejscowość od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 244,70 zł,
– miejscowość licząca powyżej 500 tys. mieszkańców – 342,58 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika ponad 900 cm3:
– do 100 tys. mieszkańców – 235,38 zł,
– od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 392,30 zł,
– ponad 500 tys. mieszkańców – 549,22 zł.
Przykład
Firma z Łodzi zawarła 1 listopada 2004 r. z pracownikiem umowę cywilnoprawną o użyczenie samochodu prywatnego do celów służbowych. Miesięczny limit na jazdy lokalne w granicach administracyjnych miasta określono na 700 kilometrów. Pracownik używał w listopadzie 2004 r. samochodu marki Daewoo Nubira o pojemności silnika 2000 cm3. Ryczałt samochodowy wypłacony mu w listopadzie 2004 r. wyniósł 700 km × 0,7846 zł = 549,22 zł. Zatem kwota 549,22 zł nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika.
Jeżeli koszty są zwracane przy zastosowaniu kilometrówki, z podstawy wymiaru składek wyłączony jest zwrot poniesionych z tego tytułu kosztów wyliczony jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu.
Przykład
W październiku 2004 r. pracownik zatrudniony w opolskiej firmie zawarł z tą firmą umowę o użyczenie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że pani Jolanta Kamińska, zamieszkała w Opolu przy ul. Odrowąża 1 m 15, używająca samochodu marki Opel Vectra o pojemności silnika 1800 cm3, przejechała w październiku 2004 r. 650 km. Dla tego typu samochodu stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynosi 0,7846 zł.
Zatem kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, tj.: 650 km x 0,7846 zł wynosi 509,99 zł i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tej pracownicy.
W okresie od 1 stycznia 2004 r. do końca lipca 2004 r. nie było możliwości wyłączenia z podstawy wymiaru składek zwrotu kosztów wyliczonych w ten sposób.
Ważne
Kilometrówki przekazywane pracownikom są zwolnione ze składek od sierpnia 2004 r.
Jeśli wypłacony ryczałt lub kilometrówka będzie przewyższać określone stawki lub limity, od kwoty przewyższającej wysokość tych stawek należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne.
Na jakich zasadach następuje zwolnienie z oskładkowania zwrotu kosztów wypłaconych pracownikowi z tytułu używania własnego pojazdu do celów służbowych, gdy wyjeżdża on poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza swoje stałe miejsce pracy?
Zwolnienie ze składek dotyczy tylko kwot nieprzekraczających stawek podanych w rozporządzeniu określającym wysokość należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu wyjazdu własnym samochodem w sprawach służbowych (na jego wniosek za zgodą pracodawcy) następuje bowiem na podstawie przepisów w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Należności te nie są oskładkowane do wysokości, która z tego tytułu przysługuje pracownikom państwowych i samorządowych jednostek budżetowych, czyli do kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:
• 0,4894 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,7846 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Przepisy nie określają miesięcznego limitu kilometrów w przypadku podróży służbowej.
Zwracamy koszty poniesione w związku z używaniem do celów służbowych samochodów prywatnych przez zleceniobiorców. Czy zwracaną wysokość tych kosztów należy oskładkować?
Jeśli zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów poniesionych przez niego z tytułu korzystania z własnego samochodu do celów służbowych, koszty te w całości stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy.
Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia przepisy nie przewidują bowiem, tak jak w przypadku pracowników, że niektóre składniki wynagrodzenia zwolnione są ze składek. Tym samym wszystkie kwoty stanowiące przychód zleceniobiorcy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią podstawę wymiaru składek.
Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 13 i 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 25 ustawy budżetowej na rok 2004 z 23 stycznia 2004 r. (DzU nr 17, poz. 167),
• rozporządzenie z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.),
• § 5 ust. 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 23b i art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
Elżbieta Kozłowska