REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy zwrot kosztów za używanie własnego pojazdu do celów służbowych podlega oskładkowaniu?

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

W praktyce często zdarza się, że pracownicy używają prywatnych samochodów do celów służbowych. Zwracane pracownikowi koszty poniesione z tego tytułu są wyłączone z podstawy wymiaru składek po spełnieniu warunków określonych stosownymi przepisami, odrębnymi dla jazd lokalnych i jazd poza miejscowość, w której jest wykonywana praca. Przepisy wyłączające z podstawy wymiaru składek zwrot kosztów używania do celów służbowych własnego pojazdu regulują zakres zwolnień z oskładkowania podobnie do przepisów podatkowych, jednak zwolnienie z odprowadzenia składek od zwracanych kosztów nie jest ograniczone wyłącznie do przyznanych w drodze ustawy. Oznacza to, że zwrot kosztów jest wyłączony z podstawy wymiaru składek także wówczas, gdy gwarantują ten zwrot przepisy wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy, tj. regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy czy umowa o pracę.

Zwracamy pracownikom koszty poniesione w związku z używaniem do celów służbowych prywatnych samochodów w jazdach lokalnych. Czy skorzystanie ze zwolnienia tych kosztów ze składek wymaga dokumentowania w jakiś sposób ich wysokości?
Sposób udokumentowania poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania własnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych zależy od tego, czy ich zwrot następuje przez wyliczony ryczałt czy przez zastosowanie stawek za 1 km przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).
Możliwość naliczenia kilometrówki wymaga prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane.
Koszty używania przez pracownika samochodu do celów służbowych w formie ryczałtu są zwracane na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych.
Korzyści
Wypłata ryczałtu nie jest uwarunkowana koniecznością prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów w danym miesiącu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu prywatnego do celów służbowych. Oświadczenie powinno zawierać również dane dotyczące pojemności silnika samochodu, marki i numeru rejestracyjnego. Powinna być podana także liczba dni nieobecności pracownika w pracy w danym miesiącu (np. z powodu choroby, urlopu) i liczba dni, w których pracownik nie dysponował w pracy swoim samochodem. Za każdy taki dzień, jeżeli jest to dzień roboczy, kwota ryczałtu jest pomniejszana o jedną dwudziestą drugą.

Zwracamy pracownikom koszty używania własnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych. Jak ustalić, do jakiej wysokości kwota zwrócona z tego tytułu jest zwolniona z oskładkowania?

Zwrot kosztów używania przez pracownika własnego pojazdu do jazd lokalnych do celów służbowych, dokonany zarówno w formie ryczałtu, jak i za pomocą kilometrówki, podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek pracowników tylko do określonej wysokości ustalonej na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury.
Określone rozporządzeniem stawki kosztów używania pojazdów za 1 km przebiegu pojazdów, do wysokości których ograniczone jest wyłączenie z podstawy wymiaru składek ryczałtu lub kilometrówki, od 1 marca 2004 r. wynoszą:
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł.

Ważne
O wysokości miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne decyduje pracodawca.
Limit ten, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
• 300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – w miejscowości od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – w miejscowości liczącej ponad 500 tys. mieszkańców.
Gdy pracodawca zwraca koszty używania przez pracownika własnego samochodu w formie ryczałtu, zwolnienie ze składek przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów. W konsekwencji maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu w gminie lub mieście, które nie są oskładkowane, wynoszą:
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3:
– miejscowość do 100 tys. mieszkańców – 146,82 zł,
– miejscowość od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 244,70 zł,
– miejscowość licząca powyżej 500 tys. mieszkańców – 342,58 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika ponad 900 cm3:
– do 100 tys. mieszkańców – 235,38 zł,
– od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 392,30 zł,
– ponad 500 tys. mieszkańców – 549,22 zł.

Przykład
Firma z Łodzi zawarła 1 listopada 2004 r. z pracownikiem umowę cywilnoprawną o użyczenie samochodu prywatnego do celów służbowych. Miesięczny limit na jazdy lokalne w granicach administracyjnych miasta określono na 700 kilometrów. Pracownik używał w listopadzie 2004 r. samochodu marki Daewoo Nubira o pojemności silnika 2000 cm3. Ryczałt samochodowy wypłacony mu w listopadzie 2004 r. wyniósł 700 km × 0,7846 zł = 549,22 zł. Zatem kwota 549,22 zł nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika.

Jeżeli koszty są zwracane przy zastosowaniu kilometrówki, z podstawy wymiaru składek wyłączony jest zwrot poniesionych z tego tytułu kosztów wyliczony jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu.

Przykład
W październiku 2004 r. pracownik zatrudniony w opolskiej firmie zawarł z tą firmą umowę o użyczenie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że pani Jolanta Kamińska, zamieszkała w Opolu przy ul. Odrowąża 1 m 15, używająca samochodu marki Opel Vectra o pojemności silnika 1800 cm3, przejechała w październiku 2004 r. 650 km. Dla tego typu samochodu stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynosi 0,7846 zł.
Zatem kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, tj.: 650 km x 0,7846 zł wynosi 509,99 zł i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tej pracownicy.

W okresie od 1 stycznia 2004 r. do końca lipca 2004 r. nie było możliwości wyłączenia z podstawy wymiaru składek zwrotu kosztów wyliczonych w ten sposób.
Ważne
Kilometrówki przekazywane pracownikom są zwolnione ze składek od sierpnia 2004 r.
Jeśli wypłacony ryczałt lub kilometrówka będzie przewyższać określone stawki lub limity, od kwoty przewyższającej wysokość tych stawek należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne.

Na jakich zasadach następuje zwolnienie z oskładkowania zwrotu kosztów wypłaconych pracownikowi z tytułu używania własnego pojazdu do celów służbowych, gdy wyjeżdża o­n poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza swoje stałe miejsce pracy?

Zwolnienie ze składek dotyczy tylko kwot nieprzekraczających stawek podanych w rozporządzeniu określającym wysokość należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu wyjazdu własnym samochodem w sprawach służbowych (na jego wniosek za zgodą pracodawcy) następuje bowiem na podstawie przepisów w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Należności te nie są oskładkowane do wysokości, która z tego tytułu przysługuje pracownikom państwowych i samorządowych jednostek budżetowych, czyli do kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:
• 0,4894 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,7846 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Przepisy nie określają miesięcznego limitu kilometrów w przypadku podróży służbowej.

Zwracamy koszty poniesione w związku z używaniem do celów służbowych samochodów prywatnych przez zleceniobiorców. Czy zwracaną wysokość tych kosztów należy oskładkować?

Jeśli zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów poniesionych przez niego z tytułu korzystania z własnego samochodu do celów służbowych, koszty te w całości stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy.
Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia przepisy nie przewidują bowiem, tak jak w przypadku pracowników, że niektóre składniki wynagrodzenia zwolnione są ze składek. Tym samym wszystkie kwoty stanowiące przychód zleceniobiorcy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią podstawę wymiaru składek.
Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 13 i 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 25 ustawy budżetowej na rok 2004 z 23 stycznia 2004 r. (DzU nr 17, poz. 167),
• rozporządzenie z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.),
• § 5 ust. 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 23b i art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
Elżbieta Kozłowska


Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ważne terminy na kwiecień 2025 r. dla pracodawcy i pracownika

Od 1 kwietnia zaczął się kolejny II kwartał w 2025 r. W kwietniu jest sporo ważnych terminów, o których muszą pamiętać w szczególności pracodawcy, ale i pracownicy bo te kwestie z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych dotyczą ich bezpośrednio. Podpowiadamy jakie dokumenty powinny wygenerować, złożyć działy księgowe czy kadr oraz jakie należności i składki powinny być opłacone w kwietniu 2025 r.

Są zmiany w 800 plus. ZUS przesuwa w kwietniu terminy wypłaty pieniędzy

Drożyzna w sklepach i coraz wyższe rachunki za prąd rujnują domowe budżety.   Niektórym coraz trudniej związać koniec z końcem, zwłaszcza wtedy, kiedy ma się kilkoro dzieci.  Sytuację ratuje 800 plus.  Na ten zastrzyk gotówki rodzice czekają co miesiąc. Tymczasem w kwietniu zmienia się nieco harmonogram wypłat. Kiedy zatem można się spodziewać przelewów z ZUS na bankowe konta?

Nadchodzi podwyżka wieku emerytalnego. Ile wyniesie nowy ustawowy wiek emerytalny kobiet, a ile mężczyzn, od kiedy zmiany

Podwyżka wieku emerytalnego kobiet jest już przesądzona. Ale czy to wszystkie zmiany w emeryturach? Problemów jest tak wiele, że konieczna jest prawdziwa reforma a może nawet i rewolucja w systemie emerytalnym. Czy rząd się na nią zdecyduje i co zmieni w pierwszej kolejności?

Tyle co teraz za rok, zapłacisz co miesiąc gdy nowy podatek katastralny zastąpi obecny podatek od nieruchomości

Podatek katastralny zamiast podatku od nieruchomości, jaka to różnica? Zasadnicza. Danina dla fiskusa jest wyliczana na podstawie wartości nieruchomości a nie jej metrażu. Efekt jest taki, że za miesiąc fiskusowi z tego tytułu trzeba zapłacić nawet więcej niż teraz płaci się za cały rok.

REKLAMA

Będzie druga waloryzacja emerytur w 2025 roku, bo inflacja ciągle za wysoka. To byłaby ulga dla seniorów

W pierwszym kwartale 2025 inflacja wciąż ociera się o 5 procent, ale rosnące ceny żywności i kosztów utrzymania mogą sprawić, że w drugim kwartale przyspieszy. Wtedy realna stanie się druga waloryzacja emerytur. Jej warunkiem jest bowiem inflacja wyższa niż 5 procent w całym pierwszym półroczu danego roku.

Ryszard Cyba (morderca pracownika biura PiS) zwolniony z zakładu karnego - przebywa w szpitalu psychiatrycznym

Ryszard Cyba skazany za zabójstwo Marka Rosiaka w biurze PiS w Łodzi w 2010 r. został zwolniony z zakładu karnego z uwagi na stan zdrowia. Nie oznacza to, że został uwolniony – poinformował rzecznik łódzkiego sądu okręgowego. Z więzienia Cyba trafił do DPS-u, a stamtąd do szpitala psychiatrycznego.

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

13 emerytura - terminy wypłat w 2025 roku

We wtorek 1 kwietnia pierwszej grupie emerytów i rencistów jest przekazywane dodatkowe roczne świadczenie pieniężne, czyli tzw. trzynasta emerytura. To pierwsza transza tego świadczenia, w ramach którego 1,67 mld zł trafi tego dnia do 889 tys. osób. Co powinni wiedzieć uprawnieni do „trzynastki”, wyjaśnia ekspertka Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Aneta Adamiak z Departamentu Świadczeń Emerytalno-Rentowych w centrali ZUS i apeluje do seniorów, którzy jeszcze nie mają kont bankowych, o ich założenie ze względów bezpieczeństwa.

REKLAMA

Uwaga: zaczęła się inwazja kleszczy. Ukąszenie kleszcza może powodować chorobę zawodową, wypadek przy pracy i świadczenia z ZUS

Jak podaje w swoim komunikacje Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna zaczął się już "sezon" na kleszcze. Nie wiele osób wie, ale ukąszenie kleszcza może powodować chorobę zawodową czy nawet wypadek przy pracy, a co się z tym wiąże możliwość otrzymywania świadczenia z ZUS czy KRUS. Przytaczamy też mity dotyczące kleszczy ale i niezbędne informacje.

Co się należy oprócz wynagrodzenia? 3 świadczenia wynikające ze stosunku pracy

Wynagrodzenie to świadczenie dla pracownika wynikające ze stosunku pracy. Przepisy prawa pracy przewidują jeszcze trzy inne świadczenia, które należą się pracownikowi. Jakie i co należy o nich wiedzieć?

REKLAMA