Każdy pracownik może powołać się na zdarzenia, które uniemożliwiają mu świadczenie pracy. Pracownik o wiadomych mu przyczynach nieobecności powinien uprzedzić pracodawcę, a w pozostałych przypadkach usprawiedliwić.
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają mu stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Rodzaje nieobecności
Rodzaje usprawiedliwionych nieobecności oraz sposób ich potwierdzania wskazane są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 15 maja 1996 r.
Na gruncie przepisów prawa pracy za takie powody absencji uznaje się:
- chorobę pracownika,
- kwarantannę,
- chorobę dziecka lub innego członka rodziny,
- wezwanie pracownika do stawiennictwa przez określone organy,
- zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły do której uczęszcza dziecko pracownika,
- odbywanie podróży służbowej w godzinach nocnych poprzedzających dzień pracy.
Należy podkreślić, że także w razie zaistnienia okoliczności niezależnych od pracownika, uniemożliwiających mu przybycie do pracy (siła wyższa), pracodawca powinien uznać tę nieobecność za usprawiedliwioną. Mogą to być nieobecności wywołane przez problemy komunikacyjne, np. problemy w dotarciu do pracy w związku ze strajkiem kolei.
Jeżeli przyczyna nieobecności jest pracownikowi z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, powinien on uprzedzić pracodawcę o przewidywanym okresie nieobecności w pracy i wskazać jej powód. Jednak nie zawsze możliwe będzie uprzedzenie pracodawcy o nieobecności w pracy. W takiej sytuacji pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową.
Pracodawca powinien określić sposób zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika w pracy. Regulacja taka powinna znaleźć się w regulaminie pracy (art. 1041 par. 1 pkt 9 k.p.), a jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy - w informacji doręczanej pracownikowi po zawarciu umowy o pracę (art. 29 par. 3 k.p.).
Choroba pracownika
Najczęstszym powodem nieobecności pracownika w pracy jest nieobecność wywołana chorobą. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy w przypadku choroby jest zaświadczenie lekarskie wystawione zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z dnia 22 lipca 2005 r.
Kwarantanna
W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia choroby zakaźnej lub zakażenia właściwy inspektor sanitarny, w określonych przypadkach, może, w drodze decyzji administracyjnej, nakazać poddanie się podejrzanego o zachorowanie lub zakażenie badaniom, obowiązkowej izolacji lub kwarantannie.
W przypadku izolacji i kwarantanny pracownik nie może wykonywać pracy, chociaż nie jest osobą niezdolną do pracy z powodu choroby. W takiej sytuacji nieobecność jest usprawiedliwiona, mimo że pracownik nie jest chory. W tym przypadku dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego.
Choroba w rodzinie
Pracownik może być nieobecny w pracy z powodu choroby dziecka w wieku do ukończenia lat 14 lub innego członka rodziny. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy z wyżej wskazanych powodów jest zaświadczenie lekarskie. Zaświadczenie to wystawiane jest pracownikowi i określa okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny.
Wezwanie do urzędu
Pracownik może być imiennie wezwany do osobistego stawiennictwa przez uprawniony organ. W takiej sytuacji dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystawione przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami. Powinno ono zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie.
Zamknięcie żłobka
Nieprzewidziane zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły do której dziecko uczęszcza, stwarza niejednokrotnie konieczność zapewnienia mu opieki przez pracującego rodzica. W takim przypadku dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest wyłącznie oświadczenie pracownika (patrz wzór wyżej).
Podróż służbowa
W sytuacji gdy pracownik powrócił z podróży służbowej w takim czasie, że do rozpoczęcia godzin pracy pozostało mniej niż 8 godzin w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, to może on nie świadczyć pracy w tym dniu, usprawiedliwiając swoją nieobecność w pracy.
Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w czasie krótszym niż 8 godzin przed rozpoczęciem pracy.
Podstawa prawna:
- Art. 29 par. 3, art. 100, art. 1041 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
- Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60, poz. 281).
- Rozporządzenie ministra zdrowia z dnia 22 lipca 2005 r. w sprawie orzekania o czasowej niezdolności do pracy (Dz. U. nr 145, poz. 1219).
Ewa Wronikowska