Pracownik może wykorzystać urlop w terminie określonym w planie urlopów bądź w terminie indywidualnie uzgodnionym z pracodawcą.
Plan urlopów jest dokumentem przewidującym rozłożenie w czasie urlopów przypadających do wykorzystania w danym roku kalendarzowym. Planowanie urlopów wypoczynkowych w zakładzie pracy jest elementem organizacji pracy i służy uzgadnianiu zróżnicowanych zazwyczaj interesów pracodawcy i osobistych interesów poszczególnych pracowników.
Do sporządzenia planów urlopów zobowiązany jest pracodawca, chyba że zachodzą okoliczności zwalniające go od tego obowiązku. Obecnie w świetle nowelizacji kodeksu pracy z 2002 roku w tych zakładach pracy, w których ustala się plan urlopów, nie wymaga się uzgadniania tego planu z zakładową organizacją związkową. Plan urlopów ustala więc samodzielnie pracodawca.
Ustalenie planu urlopów poprzedza składanie wniosków przez pracowników co do terminu wykorzystania przez nich urlopów. Plan urlopów powinien stanowić wyważenie pomiędzy koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy a wnioskami pracowników. Przepis art. 163 par. 1 k.p. nakazuje brać pod uwagę te wnioski, z czego nie wynika oczywiście obowiązek ich każdorazowego uwzględniania.
Pracodawca, opracowując plan urlopów, związany jest jednak wnioskiem pracownicy o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 par. 3 k.p.). Konsekwencją przepisu umożliwiającego pracownikowi ojcu wykorzystanie części urlopu macierzyńskiego (por. art. 180 k.p.) jest przyznanie także i jemu prawa do wykorzystania na jego wniosek urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Pracownikowi małoletniemu uczęszczającemu do szkoły należy zapewnić urlop w okresie ferii szkolnych (art. 205 par. 3 k.p.). W planie urlopów nie uwzględnia się części urlopu udzielanego pracownikowi na jego żądanie do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 1672 k.p.).
Plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Od tego momentu staje się on wiążący dla pracodawcy i zainteresowanych pracowników. Nie wymaga się indywidualnego zawiadomienia pracownika o terminie jego urlopu. Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników stanowi wystarczającą informację o terminie urlopów poszczególnych pracowników (uchw. SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132). Zbyteczne jest, praktykowane w niektórych zakładach pracy, składanie dodatkowo przez pracowników wniosków o udzielenie urlopów w tym terminie.
Według art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Dopuszczalne są jednak przesunięcia terminu urlopów wskutek różnych okoliczności dotyczących jednej lub drugiej strony.
W świetle nowelizacji k.p. z 2002 roku nie u wszystkich pracodawców musi być stosowany tryb udzielania urlopów na podstawie planu. Nie ustala się planu tam, gdzie zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę oraz w nieuzwiązkowionych zakładach. Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. w sytuacji niestosowania planu urlopów termin urlopu ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem. Nie jest to jednak rzeczywiste porozumienie, ile raczej wysłuchanie zdania pracownika (jednocześnie ma być odpowiednio stosowany przepis paragrafu pierwszego zdanie drugie art. 163 par. 1 k.p., według którego termin urlopów ustala pracodawca biorąc jedynie pod uwagę wnioski pracowników).
Wraz z nadejściem ustalonego dla siebie terminu urlopu pracownik może i powinien udać się na urlop. Pracodawca w terminie rozpoczęcia urlopu może nie dopuścić pracownika do pracy. Jeżeli jednak pracownik w wyznaczonym terminie wykorzystania urlopu wykonywał pracę za zgodą lub choćby tylko wiedzą pracodawcy, to nie traci prawa do urlopu.
