Jak prawidłowo zawrzeć umowę na okres próbny i na czas określony

Wyróżniamy 4 rodzaje umów o pracę. Należą do nich umowy: na okres próbny, na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy i na czas nieokreślony. Do umów na czas określony zaliczamy również umowę na zastępstwo, która jest szczególnym rodzajem takiej umowy o pracę.

Zawieranie umów o pracę

Każdą umowę o pracę zawiera się na piśmie. W przypadku niezawarcia umowy na piśmie pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić mu w formie pisemnej ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Do podstawowych elementów, jakie powinna zawierać umowa o pracę, należą:
• strony umowy,
• rodzaj umowy,
• data zawarcia umowy,
• warunki pracy i płacy, takie jak:
– rodzaj pracy,
– miejsce wykonywania pracy,
– wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
– wymiar czasu pracy,
– termin rozpoczęcia pracy.

Nie wszystkie wymienione elementy mają jednakową rangę. Nieważność umowy o pracę powoduje jedynie brak określenia stron umowy oraz rodzaju pracy. Natomiast w przypadku umów zawieranych na czas określony nieważność powoduje również brak określenia terminu, na jaki taka umowa została zawarta.

Najwięcej kłopotów sprawia pracodawcom określenie w umowach o pracę rodzaju pracy i miejsca pracy.

Rodzaj pracy powinien być ustalony w sposób szczegółowy i niebudzący wątpliwości. Nie jest wystarczające jego wskazanie jedynie przez podanie zawodu pracownika. Najczęściej określamy go przez zamieszczenie w umowie stanowiska pracy, jakie zajmuje pracownik.

Przy zawieraniu umowy o pracę jej strony dysponują dość dużą swobodą w zakresie określenia miejsca świadczenia pracy. Nie może być o­no określone jako teren całego kraju, gdyż takie oznaczenie miejsca pracy byłoby zbyt ogólne i mogłoby narazić pracodawcę na zarzut zmierzania do obejścia prawa, a konkretnie przepisów o podróżach służbowych na terenie kraju. Dopuszczalne jest, aby miejsce pracy obejmowało pewien obszar lub strefę, jednak pod warunkiem, że będzie o­na wyraźnie określona (np. przez odniesienie do granic jednostki administracyjnej podziału kraju). Najczęściej jednak miejscem pracy będzie siedziba pracodawcy.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy w umowie o pracę należy określić także liczbę godzin pracy ponad ustalony w umowie wymiar czasu pracy, którego przekroczenie będzie uprawniało pracownika do dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawcy często zapominają o tym obowiązku.

Wskazanie limitu może odnosić się nie tylko do dobowego wymiaru czasu pracy, ale może być również ustalone na poziomie tygodnia, miesiąca czy okresu rozliczeniowego. Jednak limit godzin ponadwymiarowych nie może być ustalony na poziomie powszechnie obowiązujących norm czasu pracy.

Umowa o pracę na okres próbny

Umowa na okres próbny może poprzedzać każdą umowę o pracę, zarówno terminową, jak i bezterminową. Umowa ta ma na celu sprawdzenie przydatności pracownika do wykonywania danej pracy.

Nie można jednak zawierać umów na okres próbny z pracownikami młodocianymi, ponieważ przepisy dotyczące tych osób nakazują stosowanie w stosunku do nich przepisów dotyczących umów na czas nieokreślony. Umowa taka nie może również poprzedzać nawiązania stosunku pracy na podstawie powołania, mianowania i wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Umowa na okres próbny może zostać maksymalnie zawarta na okres 3 miesięcy. Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest zawieranie takiej umowy na dłuższe okresy. Ustalenie czasu trwania umowy na okres próbny na dłuższe okresy niż 3 miesiące jest nieważne jako sprzeczne z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa pracy. Zamiast błędnego określenia czasu trwania stosujemy w tym zakresie przepisy Kodeksu pracy dotyczące zatrudniania na okres próbny. Wadliwe określenie czasu trwania umowy na okres próbny powoduje, że umowa na okres próbny i tak będzie trwała jedynie 3 miesiące.

WAŻNE!
Przepisy nie określają minimalnego czasu, na który może być zawarta umowa na okres próbny.

Umowę na okres próbny z danym pracownikiem na tym samym stanowisku można zawrzeć tylko raz. Jeżeli pracodawca zawrze więcej niż jedną taką umowę z tym samym pracownikiem, to drugą umowę uważa się za umowę zawartą na czas określony. Moim zdaniem zawieranie kilku umów na okres próbny, ale na różnych stanowiskach z tym samym pracownikiem przez tego samego pracodawcę również jest niedopuszczalne.

Nie jest dopuszczalne także zawieranie ponownie umowy na okres próbny z pracownikiem, który już wcześniej pracował w danej firmie i po okresie przerwy ponownie podjął w niej pracę.

Umowa o pracę na czas określony

Dogodnym dla pracodawcy rodzajem umowy o pracę jest umowa na czas określony. Różni się o­na od umowy na okres próbny długością okresu, na jaki może być zawarta. Sprecyzowania czasu jej trwania najczęściej dokonuje się przez wskazanie, w jakim okresie umowa ta będzie obowiązywała.

Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają bezpośrednio żadnych ograniczeń co do czasu trwania umowy na czas określony. Jednak swoboda w tym zakresie nie jest całkowita. Przyjmuje się, że zawieranie długotrwałych umów na czas określony, dodatkowo z możliwością ich wypowiedzenia, może zostać uznane za sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa i zasadami współżycia społecznego. Może to spowodować uznanie takiej umowy o pracę za nieważną przez sąd pracy. Takie stanowisko jest uzasadniane tym, że zawieranie długich umów terminowych ogranicza uprawnienia pracownicze, jakie wiążą się z umowami na czas nieokreślony. Jest to nadużycie prawa i nie może korzystać z ochrony. Potwierdził to również Sąd Najwyższy w wyroku z 7 września 2005 r. (II PK 294/04, OSNP 2006/13-14/207).

Pracodawca musi więc uważać zawierając z pracownikiem umowę na czas określony, aby nie narazić się na takie zarzuty. Należy więc unikać zawierania długich umów terminowych, np. na 10, 20 lat. Przy dokonywaniu oceny, czy zawierając umowę na czas określony naruszono prawo, bierze się najczęściej pod uwagę faktyczne potrzeby pracodawcy oraz zgodną wolę stron.

Ważnym elementem umowy na czas określony jest klauzula przewidująca możliwość jej wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca nie zawrze w umowie terminowej takiego zapisu, wówczas umowa ta nie podlega wypowiedzeniu. Dla pracodawcy korzystniej jest przewidzieć dopuszczalność rozwiązania umowy na czas określony. Nie warto tego robić tylko w przypadku pracowników, których chce się w firmie zatrzymać. Klauzulę dotyczącą wypowiedzenia umowy terminowej można ustanowić jedynie w umowach, które są zawierane na okres powyżej 6 miesięcy. W przypadku umów krótszych bądź równych 6 miesiącom wypowiedzenie jest niedopuszczalne.

Okres wypowiedzenia umowy na czas określony w przypadku wprowadzenia klauzuli przewidującej taką możliwość wynosi 2 tygodnie.

Korzyści

Wprowadzenie zapisu o wypowiedzeniu umowy jest dopuszczalne także w czasie jej obowiązywania. Pracodawca musi jednak kontrolować liczbę zawieranych z pracownikiem umów na czas określony.

Od 1 maja 2004 r. obowiązuje ponownie przepis, który pozwala na zawarcie dwóch po sobie następujących umów o pracę na czas określony, ponieważ trzecia taka umowa będzie traktowana jako umowa na czas nieokreślony. Dotyczy to sytuacji, w których przerwa między rozwiązaniem poprzedniej umowy a nawiązaniem kolejnej nie przekroczyła 1 miesiąca. Jeżeli pracodawca zawrze z pracownikiem umowę na czas określony po upływie 1 miesiąca od zakończenia poprzedniej, to umowy liczymy od nowa. Wskazany limit umów odnosi się jedynie do umów na czas określony. Nie obejmuje więc umów na okres próbny, na czas wykonywania określonej pracy czy stosunku pracy nawiązanego na innej podstawie prawnej (powołanie, mianowanie, wybór). Nie ma również zastosowania do umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, o dzieło). Ograniczenie w liczbie zawieranych umów na czas określony nie dotyczy umów na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika oraz w celu wykonywania prac o charakterze dorywczym lub sezonowym albo zadań realizowanych cyklicznie. Przy liczeniu umów na czas określony bierzemy pod uwagę tylko te, które zostały zawarte po 1 maja 2004 r. Nie wliczamy umów zawartych przed 1 maja, a obowiązujących po wejściu w życie przepisów ograniczających liczbę zawieranych umów na czas określony.

Uwaga!

Wzory umów o pracę na okres próbny i na czas określony znajdą Państwo na naszej stronie internetowej: www.mp.infor.pl/regulaminy

• art. 25, art. 251, art. 29 § 1, § 2, art. 33, art. 151 § 5, art. 194 Kodeksu pracy.

Marek Skałkowski
specjalista w zakresie prawa pracy