Pracodawca może powierzyć pracownikowi pewne kwoty pieniędzy, np. na zakup materiałów niezbędnych do pracy. Udzieloną zaliczkę traktujemy jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się.
Ze względu na taki właśnie charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.
W ocenie Sądu Najwyższego pojęcie „zaliczka” nie może być wykładane rozszerzająco (tak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 11 czerwca 1980 r. – I PR 43/80, OSNP 1980/12/248).
WAŻNE!
Nie jest zaliczką – choć potocznie tak często bywa nazywana – część wynagrodzenia wypłacona pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego.
Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a w terminie wypłaty wynagrodzenia nie dochodzi do potrącenia z wynagrodzenia, ale do wypłacenia jego części uzupełniającej – do pełnej kwoty.
Zasady rozliczania i potrącania zaliczek
Biorąc pod uwagę, że zaliczka jest „mieniem powierzonym”, pracodawca powinien zadbać o udokumentowanie faktu przyjęcia przez pracownika pieniędzy. Pobranie zaliczki pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem (np. „W dniu 15 stycznia 2007 r. pobrałem kwotę 300 zł tytułem zaliczki na zakup paliwa do samochodu służbowego” Janusz Zawadzki).
W przypadkach, gdy pracodawca często udziela pracownikom zaliczek, wskazane byłoby, aby zasady ich rozliczania wynikały z obowiązujących u niego przepisów wewnętrznych (regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy) lub umowy o pracę.
Przykład
Specyfika prowadzonej przez pracodawcę działalności wymusza częste podróże służbowe pracowników, którym udzielane są zaliczki na pokrycie kosztów podróży. Pracodawca wprowadził więc w regulaminie wynagradzania zapisy: § 11. Pracownikom mogą być udzielane zaliczki na koszty podróży służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków. § 12. 1. Zaliczki powinny być rozliczane nie później niż w terminie 14 dni po powrocie z podróży służbowej. 2. Rozliczenie następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów poświadczających poniesione wydatki (np. rachunki, faktury, bilety). Kwota diety odpowiada kwocie określonej rozporządzeniem MPiPS dla podróży służbowych na obszarze kraju (lub poza granicami kraju) pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej. § 13. 1. Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika w granicach i na zasadach określonych przepisami art. 87–91 k.p. 2. Do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki pracownikowi nie mogą być udzielane dalsze zaliczki.
Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych określone zostały dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o delegacjach krajowych – i zagranicznych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń.
Na pokrycie niezwróconych przez pracownika w przyjętym terminie zaliczek, pracodawca może potrącić mu nie więcej niż połowę wynagrodzenia (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.). Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłat rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą one objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.
Pracownikowi nie może jednak – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy (art. 871 § 1 pkt 2 k.p.).
Przykład
Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie w kwocie 936 zł. Wobec konieczności zakupu materiałów biurowych otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 500 zł. Pracownik zrobił zakupy na kwotę 300 zł – na co przedstawił faktury, pozostałej kwoty 200 zł nie zwrócił. Pracodawca ma więc prawo do dokonania potrącenia nierozliczonej kwoty. Obliczenie wynagrodzenia:
• ustalenie składki ZUS: 936 zł x 18,71% = 175,12 zł
• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 936 – 175,12 = 760,88 zł
• składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od dochodu (7,75%): 760,88 zł x 7,75% = 58,97 zł
• składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 760,88 zł x 9% = 68,48 zł
• podstawa opodatkowania (z zaokrągleniem do 1 zł): 936 zł – 108,50 zł (koszty uzyskania przychodu) – 175,12 zł (składki ZUS) = 652 zł
• podatek 19% – 652 zł x 19% = 123,88 zł
• ulga podatkowa = 47,71 zł
• zaliczka na podatek: 123,88 zł – 47,71 zł = 76,17 zł
• zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu, czyli 7,75%: 76, 17 zł – 58,97 zł = 17 zł
• składka zdrowotna potracona z dochodu: 68,48 zł (9%) – 58,97 zł. (7,75 %) = 9,51 zł
• Wynagrodzenie netto: 936 zł – 175,12 zł (ZUS) – 58,97 zł (ubezp. zdr.) – 17 zł (zaliczka na podatek po odliczeniu składki) – 9,51 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne potrącona z dochodu) = 675,40 zł.
Gdyby potrąceń nie było, pracownik otrzymałby 675,40 zł. Z tej kwoty pracodawca dokonuje potrącenia, uwzględniając, że w przypadku zaliczek:
• nie może potracić więcej niż połowy wynagrodzenia oraz
• po potrąceniu pracownikowi musi pozostać do wypłaty co najmniej 75% minimalnego wynagrodzenia.
Tak więc pracownikowi musi pozostać po potrąceniu 506,55 zł (75%), czyli można mu potrącić jedynie 168,55 zł (675,40 zł – 506,55 zł = 168,85 zł). Pozostałą część można będzie potrącić w przyszłym miesiącu.
Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwota wolna od potrąceń ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i w przypadku zaliczek stanowi np. 75% połowy minimalnego wynagrodzenia (przy zatrudnieniu na 1/2 etatu), czy 75% z 1/4 minimalnego wynagrodzenia (gdy pracuje na 1/4 etatu).
Adrianna Jasińska-Cichoń
radca prawny