REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Pracodawca może powierzyć pracownikowi pewne kwoty pieniędzy, np. na zakup materiałów niezbędnych do pracy. Udzieloną zaliczkę traktujemy jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się. Ze względu na taki właśnie charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

W ocenie Sądu Najwyższego pojęcie „zaliczka” nie może być wykładane rozszerzająco (tak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 11 czerwca 1980 r. – I PR 43/80, OSNP 1980/12/248).

WAŻNE!
Nie jest zaliczką – choć potocznie tak często bywa nazywana – część wynagrodzenia wypłacona pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego.

Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a w terminie wypłaty wynagrodzenia nie dochodzi do potrącenia z wynagrodzenia, ale do wypłacenia jego części uzupełniającej – do pełnej kwoty.

Zasady rozliczania i potrącania zaliczek

Biorąc pod uwagę, że zaliczka jest „mieniem powierzonym”, pracodawca powinien zadbać o udokumentowanie faktu przyjęcia przez pracownika pieniędzy. Pobranie zaliczki pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem (np. „W dniu 15 stycznia 2007 r. pobrałem kwotę 300 zł tytułem zaliczki na zakup paliwa do samochodu służbowego” Janusz Zawadzki).

W przypadkach, gdy pracodawca często udziela pracownikom zaliczek, wskazane byłoby, aby zasady ich rozliczania wynikały z obowiązujących u niego przepisów wewnętrznych (regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy) lub umowy o pracę.

Przykład
Specyfika prowadzonej przez pracodawcę działalności wymusza częste podróże służbowe pracowników, którym udzielane są zaliczki na pokrycie kosztów podróży. Pracodawca wprowadził więc w regulaminie wynagradzania zapisy: § 11. Pracownikom mogą być udzielane zaliczki na koszty podróży służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków. § 12. 1. Zaliczki powinny być rozliczane nie później niż w terminie 14 dni po powrocie z podróży służbowej. 2. Rozliczenie następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów poświadczających poniesione wydatki (np. rachunki, faktury, bilety). Kwota diety odpowiada kwocie określonej rozporządzeniem MPiPS dla podróży służbowych na obszarze kraju (lub poza granicami kraju) pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej. § 13. 1. Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika w granicach i na zasadach określonych przepisami art. 87–91 k.p. 2. Do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki pracownikowi nie mogą być udzielane dalsze zaliczki.

Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych określone zostały dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o delegacjach krajowych – i zagranicznych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń.

Na pokrycie niezwróconych przez pracownika w przyjętym terminie zaliczek, pracodawca może potrącić mu nie więcej niż połowę wynagrodzenia (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.). Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłat rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą o­ne objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Pracownikowi nie może jednak – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy (art. 871 § 1 pkt 2 k.p.).


Przykład
Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie w kwocie 936 zł. Wobec konieczności zakupu materiałów biurowych otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 500 zł. Pracownik zrobił zakupy na kwotę 300 zł – na co przedstawił faktury, pozostałej kwoty 200 zł nie zwrócił. Pracodawca ma więc prawo do dokonania potrącenia nierozliczonej kwoty. Obliczenie wynagrodzenia:
ustalenie składki ZUS: 936 zł x 18,71% = 175,12 zł
podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 936 – 175,12 = 760,88 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od dochodu (7,75%): 760,88 zł x 7,75% = 58,97 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 760,88 zł x 9% = 68,48 zł
podstawa opodatkowania (z zaokrągleniem do 1 zł): 936 zł – 108,50 zł (koszty uzyskania przychodu) – 175,12 zł (składki ZUS) = 652 zł
podatek 19% – 652 zł x 19% = 123,88 zł
ulga podatkowa = 47,71 zł
zaliczka na podatek: 123,88 zł – 47,71 zł = 76,17 zł
zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu, czyli 7,75%: 76, 17 zł – 58,97 zł = 17 zł
składka zdrowotna potracona z dochodu: 68,48 zł (9%) – 58,97 zł. (7,75 %) = 9,51 zł
Wynagrodzenie netto: 936 zł – 175,12 zł (ZUS) – 58,97 zł (ubezp. zdr.) – 17 zł (zaliczka na podatek po odliczeniu składki) – 9,51 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne potrącona z dochodu) = 675,40 zł.

Gdyby potrąceń nie było, pracownik otrzymałby 675,40 zł. Z tej kwoty pracodawca dokonuje potrącenia, uwzględniając, że w przypadku zaliczek:
• nie może potracić więcej niż połowy wynagrodzenia oraz
• po potrąceniu pracownikowi musi pozostać do wypłaty co najmniej 75% minimalnego wynagrodzenia.

Tak więc pracownikowi musi pozostać po potrąceniu 506,55 zł (75%), czyli można mu potrącić jedynie 168,55 zł (675,40 zł – 506,55 zł = 168,85 zł). Pozostałą część można będzie potrącić w przyszłym miesiącu.
Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwota wolna od potrąceń ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i w przypadku zaliczek stanowi np. 75% połowy minimalnego wynagrodzenia (przy zatrudnieniu na 1/2 etatu), czy 75% z 1/4 minimalnego wynagrodzenia (gdy pracuje na 1/4 etatu).

Adrianna Jasińska-Cichoń
radca prawny

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobiją miliony Polaków, nowym gigantycznym podatkiem? Ludzie będą w szoku. Ministerstwo finansów ujawnia plany rządu

Za dom wart pół miliona złotych trzeba będzie płacić rocznie 5 tysięcy złotych podatku? Jeśli jest wart milion, wychodzi 10 tysięcy. Brzmi upiornie. Czy fiskus każe nam się rozliczać nie z metrażu a wartości nieruchomości? Nad Polską zawisło widmo podatku katastralnego. Wprowadzenie do naszego kraju nowej daniny rekomendują Międzynarodowy Fundusz Walutowy i OECD. Jak wskazują organizacje, obecne opłaty, jakie ponoszą właściciele domów i mieszkań są… za niskie. Głos w tej sprawie zabiera resort finansów.

Wyższa emerytura czy renta z ZUS w 2025 r. dzięki ERPO [co to, dla kogo i o co wnioskować?]

Emeryci i renciści mogą mieć wyższe świadczenia z ZUS, także w 2025 r. Prostym sposobem na to jest złożenie wniosku o ponowne obliczenie świadczenia emerytalno-rentowego, zatem złożenie do ZUSu wniosku ERPO. Oczywiście na każdy kwalifikuje się do takiej podwyżki. Analizujemy kto, kiedy i o co powinien wnioskować- bo opcji jest dużo.

Zasiłek pielęgnacyjny nadal dochodem w pomocy społecznej

Zgodnie z aktualnymi przepisami zasiłek pielęgnacyjny stanowi dochód, który MOPS uwzględnia przy ubieganiu się o świadczenia z pomocy społecznej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej aktualnie nie pracuje nad zmianą przepisów w tym zakresie. Tak wynika z odpowiedzi na petycję, która w tym roku wpłynęła do resortu rodziny.

Obligacje skarbowe - maj 2025 r. Niższe oprocentowanie nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w maju 2025 r. Oprocentowanie niektórych obligacji lekko spadło w porównaniu do obligacji sprzedawanych w kwietniu br. Marże pozostały bez zmian.

REKLAMA

Ten głos zaboli polityków. "Do 2030 roku zabraknie nam prądu, firmy uciekną za granicę"
Reforma szkół. Będą trzy etapy edukacyjne. "Zmiany idą bardzo daleko"

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Edukacji Narodowej, reforma edukacji ma wejść do szkół 1 września 2026 r. wraz z zupełnie nową podstawą programową. Powstały już ważne dokument, które mają być fundamentem reformy edukacji. To profil absolwenta i stanowisko Rada ds. monitorowania i wdrażania reformy edukacji w sprawie nowego formatu przygotowywanej podstawy programowej.

W 2025 r. ZUS też zwróci nadpłatę składki zdrowotnej. Warunek to złożenie wniosku do 20 maja 2025 r.

Zbliża się ważny termin dla przedsiębiorców – 20 maja 2025 r. to ostatni dzień na rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 rok. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i płacisz składki na ubezpieczenie zdrowotne, musisz uwzględnić to rozliczenie w dokumentach za kwiecień.

Wybory papieża: 135 kardynałów wybierze następcę papieża Franciszka. Jak przebiega konklawe?

135 kardynałów wybierze nowego papieża. Tak jak w 2013 r. Jak przebiega konklawe? Opowiada kardynał Rainer Maria Woelki, który uczestniczył w wyborze papieża Franciszka.

REKLAMA

Najważniejsze cytaty z lektur do matury. Dasz radę zdobyć komplet punktów? Quiz
Sprawdź, czy wiesz, kto jest autorem najsłynniejszych cytatów z literatury polskiej i światowej. Pytamy także o to, z jakiego utworu pochodzi to zdanie. Gotowy? Powodzenia!
Majówka 2025 z Kartą Dużej Rodziny. Można zaoszczędzić dużo pieniędzy [LISTA ZNIŻEK]

Majówka 2025 z Kartą Dużej Rodziny oznacza realne oszczędności na wszystkim. Lista zniżek zawiera supermarkety, stacje paliw, przejazdy komunikacją, restauracje, noclegi i atrakcje. Zaplanuj długi weekend majowy z KDR.

REKLAMA