Świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem pracownika, dlatego też każdy pracodawca ma obowiązek wydania go zatrudnionemu po zakończeniu stosunku pracy.
Zasady wydawania świadectw pracy określa kodeks pracy oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.
Niezwłocznie i do ręki
Według art. 97 par. 1 k.p. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zatem zasadą jest, że w przypadku gdy dojdzie do rozwiązania (np. poprzez wypowiedzenie umowy o pracę) lub wygaśnięcia (np. wskutek 3miesięcznego tymczasowego aresztowania pracownika) stosunku pracy, należy wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wyjątek dotyczy przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wówczas pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie. Zatem jeśli bezpośrednio po zakończeniu jednej umowy o pracę strony zawierają kolejną umowę, pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy, chyba że będzie on tego żądał.
Świadectwo pracy wystawia się w związku z zakończeniem stosunku pracy. Dlatego też nie ma podstaw do wydawania pracownikom świadectw pracy, gdy zostają przejęci przez nowego pracodawcę. Wydania świadectwa pracy pracodawca nie może uzależniać od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Pracodawca nie może więc zastrzec, iż świadectwo pracy zostanie wręczone pracownikowi wtedy, gdy zwróci np. narzędzia pracodawcy lub pokryje koszty szkolenia.
Można pocztą
Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo upoważnionej osobie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Zatem świadectwo pracy powinno być wydane bezpośrednio w dacie zakończenia stosunku pracy, natomiast nie ma podstaw, aby wydawać je wcześniej, np. w czasie biegu wypowiedzenia. Byłoby to bowiem sprzeczne z treścią par. 2 ust. 1 cytowanego rozporządzenia. Jest to uzasadnione także tym, że w okresie wypowiedzenia mogą mieć miejsce różne nieprzewidziane zdarzenia, o których informacje powinny być umieszczone w świadectwie.
Jeżeli nie jest możliwe natychmiastowe wydanie świadectwa, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie pocztą albo doręczyć je w inny sposób. Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej bez względu na to, czy pracownik żądał wydania świadectwa.
Podkreślić należy, że świadectwo pracy pracodawca powinien wydać pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie, a nie innemu podmiotowi, np. ZUS.
W aktach osobowych
Jeżeli pracownik nie zgłasza się po odbiór świadectwa pracy ani też nie informuje pracodawcy o tym, w jaki sposób i gdzie doręczyć mu świadectwo, a pracodawca nie zna jego aktualnego adresu, wówczas jest on zwolniony z odpowiedzialności za niewydanie świadectwa pracy – niewykonanie obowiązku przez pracodawcę następuje z powodu naruszenia przez pracownika obowiązku współdziałania z pracodawcą. W takiej sytuacji świadectwo pracy powinno być złożone w aktach osobowych pracownika.
W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika (art. 631 par. 1 k.p.), pracodawca powinien sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek jednak członka rodziny zmarłego pracownika oraz innej osoby będącej jego spadkobiercą pracodawca zobowiązany jest do wydania świadectwa pracy zmarłego.
ORZECZNICTWO SĄDU NAJWYŻSZEGO
• Wydanie świadectwa pracy nie oznacza rozwiązania stosunku pracy, w sytuacji gdy nastąpiło przejęcie wszystkich pracowników i majątku przez nowy zakład pracy na podstawie art. 231 par 2 k.p.
– wyrok Sądu Najwyższego z 7 czerwca 1994 r., I PRN 29/94, OSNP 1994/12/189.
• Wysłanie świadectwa pracy do organu rentowego zamiast wydania go pracownikowi narusza art. 97 par. 1 k.p., choćby pracownik zgłosił pracodawcy zamiar przejścia na rentę inwalidzką
– wyrok Sądu Najwyższego z 14 listopada 1996 r., I PKN 15/96, OSNP 1997/11/194.
Podstawa prawna
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 282).
Ryszard Sadlik
Sędzia Sądu Rejonowego w Kielcach