Z uwagi na szczególny charakter i ochronę wynagrodzenia za pracę możliwość dokonywania z niego potrąceń jest w przepisach kodeksu pracy ograniczona. Pracodawca ma prawo potrącić tylko enumeratywnie wyliczone należności wobec pracownika. Jedną z takich należności są udzielone pracownikowi zaliczki pieniężne. O czym trzeba pamiętać, dokonując takich potrąceń?
Potrącenie zaliczki z wynagrodzenia za pracę polega na zmniejszeniu przez pracodawcę przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. Należy przy tym pamiętać, że potrącenie to jest jednostronnym uprawnieniem pracodawcy i może mieć miejsce bez zgody pracownika.
Zaliczką pieniężną jest kwota wypłacona pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się, w związku z koniecznością poniesienia przez pracownika obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Przykładowo zaliczkami pieniężnymi mogą być przekazane pracownikowi środki na zakup materiałów, paliwa jak również koszty podróży służbowej. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego pojęcia tego nie można interpretować rozszerzająco. Za zaliczkę nie będzie więc uznana część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego przed terminem jego wymagalności, chyba że strony umówiły się inaczej (wyrok SN z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00, OSNP 2003/12/291).
Pracodawca może potrącić z wynagrodzenia zaliczkę pieniężną udzieloną pracownikowi, w sytuacji gdy pracownik nie rozliczył się z niej w odpowiednim czasie lub też nie zwrócił jej w przypadku niewykorzystania. Należy jednak zwrócić uwagę, że potrącenie to może być dokonane wyłącznie, w sytuacji gdy nie istnieją inne wierzytelności uprzywilejowane w zakresie potrącania. Zgodnie z art. 87 k.p. pierwszeństwo przy potrącaniu mają:
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych (tj. dokumentów uprawniających właściwy organ do wszczęcia egzekucji) na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne
Oznacza to, że w razie zbiegu należności z tytułu udzielonych pracownikowi zaliczek pieniężnych z należnościami wskazanymi powyżej, zaliczki te podlegają potrąceniu dopiero w trzeciej kolejności. Tym samym, jeżeli jedna lub obie wskazane powyżej należności wyczerpią w danym miesiącu dopuszczalny limit potrąceń zaliczki pieniężne nie będą mogły w tym miesiącu zostać potrącone.
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi mogą być potrącane do wysokości 1/2 wynagrodzenia. Pojęcie wynagrodzenia obejmuje w tym przypadku także odprawę emerytalną oraz nagrodę jubileuszową, gdyż podlegają one takiej samej ochronie jak wynagrodzenie za pracę (wyrok SN z 17 lutego 2004 r., I PK 217/03, OSNP 2004/24/419). Należy przy tym pamiętać, że potrącenia tego nie dokonuje się z wynagrodzenia w pełnej wysokości, ale z kwoty pozostałej po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Nieco inaczej ustalona jest granica potrąceń w razie zbiegu kilku należności. W przypadku kumulacji należności alimentacyjnych z innymi należnościami oraz udzielonymi zaliczkami potrącenia te nie mogą przekraczać 3/5 wynagrodzenia. Z kolei przy zbiegu należności innych niż alimentacyjne z udzielanymi zaliczkami nie mogą one przekraczać 1/2 wynagrodzenia.
Należy w tym miejscu zwrócić również uwagę na przepisy kodeksu pracy dodatkowo wskazujące kwotę wolną od potrąceń. Zgodnie z art. 871 k.p. wynagrodzenie po dokonaniu potrąceń zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie może być niższe niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Aktualnie wolna od potrąceń jest więc kwota 487,54 zł. Z kolei w przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy wskazana kwota ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Potrącenia zaliczek pieniężnych z wynagrodzenia mogą być dokonywane w trybie uproszczonym – bez przeprowadzania postępowania egzekucyjnego. Niemniej jednak przeprowadzenie wskazanego postępowania jest zawsze konieczne, jeżeli wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Arkadiusz Sobczyk
radca prawny
Kancelaria Prawna Sobczyk i Współpracownicy w Krakowie