Zdarza się, że pracodawca odwołuje pracownika z urlopu. W takich przypadkach powinien mu zapewnić zwrot poniesionych kosztów. Taka rekompensata zwolniona jest z podatku.
Już niedługo rozpoczną się letnie urlopy. Wiele osób planuje swój wypoczynek z dużym wyprzedzeniem. Najważniejsze przepisy dotyczące urlopów znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 152 k.p., pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Co więcej – pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.
W wielu zakładach pracy ustalane są szczegółowe plany urlopów. Pracownicy mogą więc określić, w jakim terminie zamierzają udać się na wypoczynek. Po uzgodnieniu z kierownictwem firmy terminu urlopu, wielu pracowników wykupuje wczasy, wycieczki lub rezerwuje miejsca w hotelach. Jeszcze więc przed wyjazdem osoby te ponoszą wydatki związane z przyszłym wypoczynkiem.
Nieprzewidziane sytuacje
Uzyskanie zgody pracodawcy na urlop oraz wykupienie wczasów nie musi jednak wcale oznaczać, że pracownik wyjedzie na wypoczynek w zaplanowanym terminie. Niekiedy w zakładach pracy powstają nieprzewidziane sytuacje, wymagające obecności niektórych pracowników, w tym również tych, którzy zamierzali skorzystać z urlopu. W takich przypadkach pracodawcy mają prawo powiadomić pracowników, że nie będą mogli pójść na urlop w ustalonym terminie, gdyż w tym czasie są potrzebni w przedsiębiorstwie. Zdarza się również, że pracodawcy w nadzwyczajnych sytuacjach odwołują pracowników już przebywających na urlopie wypoczynkowym i wzywają do stawienia się w pracy. Kodeks pracy daje bowiem pracodawcom takie możliwości. Jak wynika z art. 167 par. 1 kodeksu, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
5Od zwróconej kwoty pracodawca nie potrąca zaliczek na PIT
Zwrot wydatków związanych z urlopem
Pracownik, który poniósł wydatki związane z urlopem, np. na zakup biletów czy wczasów, a potem musiał stawić się w pracy, często nie ma szans na odzyskanie pieniędzy. Nie oznacza to jednak, że taka osoba poniesie finansową stratę z powodu niespodziewanego odwołania z urlopu. Regulacje zawarte w art. 167 par. 2 kodeksu pracy stanowią, że pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Pracownik powinien sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów odwołania z urlopu. We wniosku trzeba dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek oraz odwołania z urlopu. Trzeba również załączyć np. bilety czy faktury dokumentujące pobyt w hotelu.
Rekompensata za urlop bez podatku
Nie wszyscy jednak wiedzą, jak należy traktować pod względem podatkowym taką rekompensatę. Otóż warto podkreślić, że zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie podlega opodatkowaniu. Należy go bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje pracownik w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł koszty z tego tytułu.
Co do zasady odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Dotyczy to jednak odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za zapłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy urlopowe takimi odrębnymi przepisami będą wspomniane już regulacje kodeksu pracy. Określają one bowiem zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników. Należy podkreślić, że kwota zwrotu zwolnionego z podatku nie powinna przekraczać tej, którą wcześniej poniósł pracownik np. wykupując w biurze turystycznym wakacyjny wyjazd. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca zatem nie powinien potrącać zaliczek na podatek dochodowy. Jeżeli jednak zdarzy się, że pracodawca pobierze zaliczkę, to w takiej sytuacji pracownik może bezpośrednio wystąpić do urzędu skarbowego i domagać się zwrotu nadpłaty, korzystając z możliwości, jakie stwarza przepis art. 75 par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Zgodnie z tą regulacją, jeżeli podatnik kwestionuje zasadność pobrania przez płatnika podatku albo wysokość pobranego podatku, to może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku.
URZĄD SKARBOWY WYJAŚNIA
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zasądzony przez sąd pracy od byłego pracodawcy na skutek rozwiązania umowy o pracę, jest wypłatą pieniężną mającą swe źródło w stosunku pracy – wynikającą z umowy o pracę, a nie odszkodowaniem przewidzianym w ustawach, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podstawą do otrzymania przez byłego pracownika ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest łączący go poprzednio z pracodawcą stosunek pracy oraz wystąpienie okoliczności powodujących wymagalność roszczenia o wypłatę ekwiwalentu w postaci rozwiązania umowy o pracę, a wynika to z art. 171 kodeksu pracy, który stanowi, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Ekwiwalent wypłacany pracownikowi za niewykorzystany urlop stanowi przychód ze stosunku pracy, a skoro art. 21 ustawy nie wymienia tego przychodu jako korzystającego ze zwolnienia od podatku dochodowego, podlega on opodatkowaniu tak samo, jak inne przychody ze stosunku pracy. Zakład pracy wypłacając ekwiwalent zobowiązany jest, zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do obliczenia i poboru zaliczki na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 ustawy.
Stosownie do zapisu art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1. Zgodnie z art. 10 ust. pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Ponieważ ekwiwalent wypłacany pracownikowi za niewykorzystany urlop, w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest przychodem ze stosunku pracy, przysługujące pracownikowi w przypadku zwłoki w wypłacie tego świadczenia – odsetki – zwolnione są z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wyjaśnienia Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów, nr 1438/DF1/415-154/336/05/AS, z 23 listopada 2005 r.).
Pracownik uzyskał zgodę pracodawcy na urlop. Wykupił zagraniczną wycieczkę. Pracodawca jednak odwołał pracownika z urlopu na dzień przed wyjazdem na wycieczkę. Pracownik nie otrzymał zwrotu kosztów z biura turystycznego. W związku z tym ma prawo domagać się od pracodawcy rekompensaty finansowej z tytułu wydatków, jakie poniósł. Pracownik powinien przedstawić dowód poniesienia wydatków. Takim dowodem może być faktura dokumentująca wykupienie wycieczki w biurze turystycznym. Zwrot kosztów, które pracownik otrzyma od pracodawcy na podstawie przepisów kodeksu pracy, jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych.
