Pracownik delegowany do odbycia podróży służbowej poza granicami Polski w większości przypadków musi poprzedzić tę podróż również podróżą służbową na terenie kraju, czego niektórzy pracodawcy i pracownicy nie uwzględniają przy wzajemnych rozliczeniach.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Należności z tytułu podróży służbowej
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa treść rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika zatrudnionego u pracodawcy innego niż wyżej wskazany określa układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Wysokość tak ustalonej diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie może być jednak niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ustalona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Podróż służbowa krajowa
Czas podróży krajowej, czyli czas, od którego zależy, czy pracownik otrzyma dietę (a jeśli tak, czy otrzyma jej część, całość czy też wielokrotność), to czas od rozpoczęcia podróży krajowej do jej zakończenia, przy czym miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca.
Należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju obejmują ewentualne diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów (lub ryczałt na ten cel), dojazdów środkami komunikacji miejscowej (lub ryczałt na ten cel) oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Podróż służbowa poza granicami kraju
Czas podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju liczy się w zależności od środka komunikacji, z której pracownik korzysta:
• od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju – w przypadku komunikacji lądowej,
• od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – w przypadku komunikacji lotniczej,
• od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego – w przypadku komunikacji morskiej.
W razie podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju pracownikowi należy się ewentualna dieta oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
ważne
Podróż poza granicami kraju to nie to samo co podróż poza granice kraju.
Pracownik wysyłany przez pracodawcę w zagraniczną podróż służbową w większości przypadków odbędzie podróż służbową zagraniczną i dwie podróże krajowe. Taka podróż obejmuje z reguły podróż krajową, którą pracownik musi odbyć, by móc rozpocząć podróż poza granicami kraju, podróż poza granicami kraju oraz podróż krajową, którą pracownik musi odbyć po zakończeniu podróży poza granicami kraju. Pracownikowi odbywającemu podróż do innego państwa będą zatem przysługiwały wszystkie należności wynikające z dwóch podróży krajowych i podróży poza granicą kraju.
przykład
Pracownik wyjeżdża w podróż służbową z Rzeszowa do Londynu. Podróż ma rozpocząć w Rzeszowie, skąd przejedzie autobusem do Wrocławia i stamtąd samolotem poleci do Londynu. Droga powrotna będzie wyglądała tak samo (z przesiadką we Wrocławiu).
Z uwagi więc na powyższe pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi należności z tytułu:
• podróży z Rzeszowa do Wrocławia i ewentualnego pobytu we Wrocławiu – na zasadach określonych dla podróży krajowych,
• podróży z Wrocławia do Londynu, pobytu w Londynie i powrotu z Londynu do Wrocławia – na zasadach określonych dla podróży poza granicami kraju,
• ewentualnego pobytu we Wrocławiu, podróży z Wrocławia do Rzeszowa.
Zgodnie z powyższym pracownik mający na polecenie pracodawcy odbyć podróż do państwa obcego odbędzie:
• krajową podróż służbową, która rozpocznie się w miejscowości wskazanej przez pracodawcę, a zakończy w chwili rozpoczęcia podróży poza granicami kraju, czyli w momencie przekroczenia granicy państwa polskiego, startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju lub wyjścia statku z portu polskiego,
• podróż służbową poza granicami kraju,
• krajową podróż służbową, która rozpocznie się w chwili zakończenia podróży służbowej poza granicami kraju, czyli w momencie przekroczenia w drodze powrotnej granicy państwa polskiego, lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju czy wejścia statku do portu polskiego.
Oznacza to, że należności, które pracownik otrzyma w związku z taką podróżą służbową, obejmą:
• należności (koszty, ryczałty, diety) przysługujące z tytułu podróży krajowej z miejsca rozpoczęcia podróży, do miejsca rozpoczęcia podróży poza granicami kraju, uwzględniające cały czas tej podróży łącznie z ewentualnymi noclegami itp.,
• należności (koszty, ryczałty, diety) przysługujące z tytułu podróży poza granicami od momentu rozpoczęcia podróży (przekroczenia granicy, startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju, wyjścia statku z portu kraju) do chwili jej zakończenia (przekroczenia w drodze powrotnej granicy państwa polskiego, lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju czy wejścia statku do portu polskiego),
• należności (koszty, ryczałty, diety) przysługujące z tytułu podróży krajowej z miejsca zakończenia podróży poza granicami kraju do miejscowości zakończenia podróży określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia podróży służbowej, uwzględniające cały czas tej podróży łącznie z ewentualnymi noclegami itp.
Jak wynika z powyższego, należność z tytułu zagranicznej podróży służbowej obejmie 3 elementy. Pamiętajmy o uwzględnieniu każdego z nich przy rozliczeniu podróży.
Monika Wacikowska