Wszyscy pracodawcy bez względu na ich status prawny oraz liczbę zatrudnionych pracowników są obowiązani do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a w szczególności akt osobowych.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej ma przede wszystkim znaczenie dowodowe w ewentualnych sporach między pracownikiem a pracodawcą. Poza tym prowadzona dokumentacja podlega kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy, a naruszenie obowiązku jej prowadzenia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny (art. 281 pkt 6 kodeksu pracy).
W razie sporu
Zauważyć należy także, iż w razie sporu między pracownikiem i pracodawcą, mimo nawet bezzasadnych roszczeń pracownika, nieprowadzenie dokumentacji może mieć bezpośredni wpływ na rozstrzygnięcie sądu na niekorzyść pracodawcy. I to tylko z powodu, że nie prowadził on dokumentacji lub prowadził ją nieprawidłowo lub niedbale. Fakt nieprowadzenia dokumentacji lub braki w niej obciążają bowiem zawsze pracodawcę.
W postępowaniu przed sądem w sprawach, w których ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, niemożność udowodnienia spornych faktów odpowiednimi dokumentami może spowodować przyznanie racji przez sąd pracownikowi. Potwierdził to Sąd Najwyższy, który w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579) orzekł, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
WAŻNE
Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne przechowują dokumentacje, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, tj. listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dowodów przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Przed zatrudnieniem
Dokumenty, jakich może domagać się pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, wymienia par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.U. nr 62, poz. 286) – patrz ramka.
Żądanie przez pracodawcę innych dokumentów, o ile nie ma ono podstawy prawnej, jest bezprawne. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może jednak dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
W aktach osobowych przechowywane są odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów lub kopii.
Podpisanie umowy
Zatrudniając pracownika, pracodawca powinien sporządzić umowę o pracę w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi składa w jego w aktach osobowych (par. 2 ust. 1 cytowanego rozporządzenia). Przepisy kodeksu pracy nie uzależniają jednak ważności umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Zawarcie jej może nastąpić również ustnie, jak i przez samo dopuszczenie pracownik do pracy. Tym niemniej jednak, jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 par. 2 k.p.). Pismo w tej sprawie doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
Akta osobowe
Zgodnie z par. 6 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Z reguły stanowią one teczkę z wyodrębnionymi trzema częściami, w której część A – obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy, część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy. Tu powinny znaleźć się w szczególności: umowa o pracę, zakres obowiązków, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego lub urlopu bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
Część C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, tj. między innymi oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli została zawarta przez strony po ustaniu zatrudnienia (par. 6 ust. 2 rozporządzenia).
Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
CZEGO PRACODAWCA MOŻE ŻĄDAĆ
• Wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• Świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• Dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• Świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• Orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• Innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich złożenia wynika z odrębnych przepisów.
Ewidencja czasu pracy, urlopu
Poza obowiązkiem prowadzenia akt osobowych na pracodawcy spoczywa także obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Ponadto jest obowiązany uwzględniać w karcie dyżury i urlopy, zwolnienia od pracy, także inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Do karty tej zgodnie z par. 8a ust. 1 rozporządzenia dołącza się wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Pracodawca jest obowiązany także prowadzić w stosunku do każdego pracownika kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Przechowywanie dokumentów
W przypadku dokumentacji płacowej wszyscy pracodawcy (płatnicy składek) obowiązani są do przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, tj. listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dowodów przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 162, poz. 1118 z późn. zm.).
Co w razie likwidacji?
Na podstawie art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396) w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja pracownicza do dalszego przechowywania.
Pracodawca powinien też zapewnić środki na jej przechowywanie przez czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu jej przechowywania, liczonego dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia, a dla dokumentacji osobowej – od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ustawodawca, formułując ten obowiązek, posługuje się pojęciem „dokumentacji płacowej” oraz „dokumentacji osobowej”, przez co należy rozumieć w pierwszym przypadku listy płac i karty wynagrodzeń, zaś w drugim przypadku inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy emerytury i renty. Pojęcia tego nie można utożsamiać z dokumentacją prowadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz aktami osobowymi pracowników, gdyż obejmuje tylko te jej elementy, które mogą być dowodem przydatnym dla celów emerytalno-rentowych, np. świadectwa pracy.
Joanna Maślik-Jędrzejczak
Autorka jest radcą prawnym