REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnienie trzeba dokumentować

REKLAMA

Wszyscy pracodawcy bez względu na ich status prawny oraz liczbę zatrudnionych pracowników są obowiązani do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a w szczególności akt osobowych.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej ma przede wszystkim znaczenie dowodowe w ewentualnych sporach między pracownikiem a pracodawcą. Poza tym prowadzona dokumentacja podlega kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy, a naruszenie obowiązku jej prowadzenia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny (art. 281 pkt 6 kodeksu pracy).

W razie sporu

Zauważyć należy także, iż w razie sporu między pracownikiem i pracodawcą, mimo nawet bezzasadnych roszczeń pracownika, nieprowadzenie dokumentacji może mieć bezpośredni wpływ na rozstrzygnięcie sądu na niekorzyść pracodawcy. I to tylko z powodu, że nie prowadził o­n dokumentacji lub prowadził ją nieprawidłowo lub niedbale. Fakt nieprowadzenia dokumentacji lub braki w niej obciążają bowiem zawsze pracodawcę.
W postępowaniu przed sądem w sprawach, w których ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, niemożność udowodnienia spornych faktów odpowiednimi dokumentami może spowodować przyznanie racji przez sąd pracownikowi. Potwierdził to Sąd Najwyższy, który w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579) orzekł, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
WAŻNE

Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne przechowują dokumentacje, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, tj. listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dowodów przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przed zatrudnieniem

Dokumenty, jakich może domagać się pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, wymienia par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.U. nr 62, poz. 286) – patrz ramka.
Żądanie przez pracodawcę innych dokumentów, o ile nie ma o­no podstawy prawnej, jest bezprawne. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może jednak dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
W aktach osobowych przechowywane są odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów lub kopii.

Podpisanie umowy

Zatrudniając pracownika, pracodawca powinien sporządzić umowę o pracę w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi składa w jego w aktach osobowych (par. 2 ust. 1 cytowanego rozporządzenia). Przepisy kodeksu pracy nie uzależniają jednak ważności umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Zawarcie jej może nastąpić również ustnie, jak i przez samo dopuszczenie pracownik do pracy. Tym niemniej jednak, jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 par. 2 k.p.). Pismo w tej sprawie doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

Akta osobowe

Zgodnie z par. 6 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Z reguły stanowią o­ne teczkę z wyodrębnionymi trzema częściami, w której część A – obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy, część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy. Tu powinny znaleźć się w szczególności: umowa o pracę, zakres obowiązków, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego lub urlopu bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
Część C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, tj. między innymi oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli została zawarta przez strony po ustaniu zatrudnienia (par. 6 ust. 2 rozporządzenia).
Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

CZEGO PRACODAWCA MOŻE ŻĄDAĆ

• Wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• Świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• Dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• Świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• Orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• Innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich złożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ewidencja czasu pracy, urlopu

Poza obowiązkiem prowadzenia akt osobowych na pracodawcy spoczywa także obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Ponadto jest obowiązany uwzględniać w karcie dyżury i urlopy, zwolnienia od pracy, także inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Do karty tej zgodnie z par. 8a ust. 1 rozporządzenia dołącza się wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Pracodawca jest obowiązany także prowadzić w stosunku do każdego pracownika kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą.

Przechowywanie dokumentów

W przypadku dokumentacji płacowej wszyscy pracodawcy (płatnicy składek) obowiązani są do przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, tj. listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dowodów przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 162, poz. 1118 z późn. zm.).

Co w razie likwidacji?

Na podstawie art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396) w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja pracownicza do dalszego przechowywania.
Pracodawca powinien też zapewnić środki na jej przechowywanie przez czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu jej przechowywania, liczonego dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia, a dla dokumentacji osobowej – od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ustawodawca, formułując ten obowiązek, posługuje się pojęciem „dokumentacji płacowej” oraz „dokumentacji osobowej”, przez co należy rozumieć w pierwszym przypadku listy płac i karty wynagrodzeń, zaś w drugim przypadku inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy emerytury i renty. Pojęcia tego nie można utożsamiać z dokumentacją prowadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz aktami osobowymi pracowników, gdyż obejmuje tylko te jej elementy, które mogą być dowodem przydatnym dla celów emerytalno-rentowych, np. świadectwa pracy.

Joanna Maślik-Jędrzejczak
Autorka jest radcą prawnym


Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ceny 2025: Ile kosztuje wykończenie mieszkania (pod klucz) u dewelopera?

Czy deweloperzy oferują wykończenie mieszkań pod klucz? W jakiej cenie? Jak wielu nabywców się na nie decyduje? Sondę przygotował serwis nieruchomości dompress.pl.

Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Kandydaci na prezydenta 2025 [Sondaż]

Którzy kandydaci na prezydenta w 2025 roku mają największe szanse? Oto sondaż Opinia24. Procenty pierwszej trójki rozkładają się następująco: 35,3%, 22,1% oraz 13,2%.

E-doręczenia: 10 najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi

E-doręczenia funkcjonują od 1 stycznia 2025 roku. Przedstawiamy 10 najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi ekspertki. Jakie podmioty muszą posiadać adres do e-doręczeń? Czy w przypadku braku odbioru przesyłek z e-doręczeń w określonym czasie będzie domniemanie doręczenia?

REKLAMA

Brykiety drzewne czy drewno kawałkowe – czym lepiej ogrzewać dom i ile to kosztuje? Zestawienie kaloryczności gatunków drewna

Każdy rodzaj paliwa ma swoje mocne strony. Polska jest jednym z większych producentów brykietów w Europie i znaleźć u nas można bardzo szeroką ich gamę. Brykietowanie to proces, który nadaje drewnu nową strukturę, zagęszcza je. Brykiet tej samej wielkości z trocin dębowych ma taką samą wagę jak z trocin sosnowych czy świerkowych. Co więcej, brykiet z trocin iglastych ma wyższą wartość kaloryczną, ponieważ drewno iglaste, niezależnie od lekkiej wagi, tak naprawdę jest bardziej kaloryczne od liściastego. Do tego jeśli porównamy polano i brykiet o tej samej objętości, to brykiet jest cięższy od drewna.

Ratingi ESG: katalizator zmian czy iluzja postępu?

Współczesny świat biznesu coraz silniej akcentuje znaczenie ESG jako wyznacznika zrównoważonego rozwoju. W tym kontekście ratingi ESG odgrywają kluczową rolę w ocenie działań firm na polu odpowiedzialności środowiskowe, społecznej i zarządzania. Ale czy są one rzeczywistym impulsem do zmian, czy raczej efektowną fasadą bez głębszego wpływu na biznesową rzeczywistość? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

Chiński model AI (DeepSeek R1) tańszy od amerykańskich a co najmniej równie dobry. Duża przecena akcji firm technologicznych w USA

Notowania największych amerykańskich firm związanych z rozwojem sztucznej inteligencji oraz jej infrastrukturą zaliczyły ostry spadek w poniedziałek, w związku z zaprezentowaniem tańszego i wydajniejszego chińskiego modelu AI, DeepSeek R1.

REKLAMA

Orzeczenie o niepełnosprawności dziecka a dokumentacja pracownicza rodzica. MRPiPS odpowiada na ważne pytania

Po co pracodawcy dostęp do całości orzeczenia o niepełnosprawności dziecka? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na wątpliwości Rzeczniczki Praw Dziecka. Problem dotyczy dokumentowania prawa do dodatkowego urlopu wychowawczego rodzica dziecka z niepełnosprawnością.

2500 zł dla nauczyciela (nie każdego) - na zakup laptopa. MEN: wnioski do 25 lutego 2025 r. Za droższy model trzeba będzie dopłacić samemu

Nauczyciele szkół ponadpodstawowych i klas I-III szkół podstawowych mogą od poniedziałku 27 stycznia 2025 r. składać wnioski o bon na zakup sprzętu w programie "Laptop dla nauczyciela" – poinformowali ministra edukacji Barbara Nowacka i wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. Na złożenie wniosków nauczyciele mają 30 dni (do 25 lutego 2025 r. – PAP), kolejne 30 dni przeznaczone będzie na ich rozpatrzenie. Bony mają być wręczane w miesiącach kwiecień-maj 2025 r., a wykorzystać je będzie można do końca 2025 roku.

REKLAMA