Przepisy zobowiązują pracodawcę do zwolnienia pracownika z pracy, aby mógł on uczestniczyć w najważniejszych wydarzeniach rodzinnych, stawić się na wezwanie sądu albo prokuratury czy brać udział w uroczystościach religijnych.
Sytuacje, kiedy pracodawca musi dać pracownikowi wolne, wymienia m.in. rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281). Zgodnie z nim pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy w związku ze: ślubem pracownika lub ślubem jego dziecka, urodzeniem się dziecka pracownika, a także w związku ze śmiercią i pogrzebem: małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma, macochy, siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka pracownika oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
WAŻNE
Zwolnienia ze względu na ważne wydarzenia rodzinne pracodawca nie może udzielić pracownikowi z własnej inicjatywy. Pracownik musi się sam zwrócić o udzielenie urlopu okolicznościowego.
Bardzo istotny jest termin, w jakim pracownik może skorzystać z prawa do urlopu okolicznościowego. W zasadzie to pracownik decyduje, kiedy chce skorzystać z takiego urlopu. Nie jest powiedziane, że musi on go wykorzystać, np. w dniu ślubu czy innego ważnego wydarzenia rodzinnego wymienionego w rozporządzeniu. Oczywiście najczęściej urlop okolicznościowy jest wykorzystywany w dniu pogrzebu czy narodzin dziecka ale często pracownik potrzebuje czasu na załatwienie formalności w urzędach i załatwienie innych spraw natury organizacyjnej. Dlatego nie zawsze urlop musi być wykorzystany w dniu uroczystości.
Trzeba udokumentować
W niewielkich firmach, gdzie pracownicy „wiedzą o sobie wszystko”, często pracodawca nie wymaga dokumentów potwierdzających zaistnienie okoliczności uprawniających do urlopu okolicznościowego, takich jak świadectwo urodzenia dziecka czy akt zgonu. Może się jednak zdarzyć, że kadry poproszą o taki dokument i pracownik powinien go dostarczyć.
Zwolnienie na pogrzeb innych bliskich osób, np. szwagra, bratowej, nie przysługuje. Pracownik nie może w związku z ich śmiercią domagać się zwolnienia od pracy. W takiej sytuacji, by uczestniczyć w pogrzebie bliskiej osoby, o której nie mówią przepisy, powinien poprosić pracodawcę o urlop wypoczynkowy.
Zwolnienie od pracy w związku z ważnymi okolicznościami z życia rodziny może trwać jeden bądź dwa dni. Wszystko zależy od tego, z kim związane są okoliczności dające prawo do urlopu okolicznościowego. Zasada jest prosta – im bliższa osoba, tym dłuższe zwolnienie.
Zwolnienie od pracy w związki z ważnymi okolicznościami rodzinnymi jest płatne. Pracownik za jego czas otrzymuje wynagrodzenie liczone według zasad określonych w przepisach określających zasady obliczenia tzw. wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Inne sprawy osobiste
Prawo pracy pozwala także na zwolnienia od pracy przeznaczone na załatwienie szeroko rozumianych spraw osobistych. Pracownik może korzystać z przerwy w pracy niewliczanej do czasu pracy bądź skorzystać z wciąż obowiązującego tzw. urlopu na żądanie.
Przerwy w czasie pracy pracownik nie może zarządzić sobie według własnego widzimisię. By mógł z niej skorzystać, pracodawca musi wcześniej takie rozwiązanie w swojej firmie przewidzieć. Zgodnie z art. 141 kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Przerwa w pracy powinna być wprowadzona do firmy w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy.
Od kilku lat pracownik może korzystać z tzw. urlopu na żądanie. Jedyną przesłanką udzielenia takiego urlopu są potrzeby pracownika. Zatem jeżeli pracownik potrzebuje kilku dni na załatwienie różnych spraw osobistych, może je sobie wziąć bez wcześniejszego uzgodnienia z pracodawcą. Termin zwykłego urlopu wypoczynkowego musi być wcześniej uzgodniony i zaplanowany.
PRZYKŁAD
Pracownikowi zmarł ojciec. W związku z tym wszczął on postępowanie spadkowe. Postępowanie sądowe w sprawie nabycia i podziału spadku odbyło się dopiero kilka miesięcy od śmierci ojca pracownika. Niewątpliwie jest ono prowadzone w związku ze zgonem bliskiej osoby, o której mówi rozporządzenie, ale w tym wypadku urlop okolicznościowy się nie należy. Chociażby dlatego, że upłynęło zbyt dużo czasu od okoliczności uprawniających do urlopu, a postępowanie spadkowe nie jest bezpośrednio związane z pogrzebem i związanymi z nim formalnościami.
Na poszukiwanie pracy
Ze zwolnienia od pracy mogą skorzystać także pracownicy, którym pracodawca wypowiedział umowę o pracę. Zgodnie z art. 37 k.p. w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Wymiar tego zwolnienia jest uzależniony od długości wypowiedzenia umowy. W okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia wymiar zwolnienia na poszukiwanie pracy wynosi 2 dni robocze. Jeżeli okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, wówczas pracownik ma oprawo do 3 dni zwolnienia. Jego wymiar nie ulega zmniejszeniu także wtedy, gdy zgodnie z art. 361 par. 1 kodeksu pracy zostanie ono skrócone. Czas na poszukiwanie nowej pracy nie zależy od wymiaru czasu pracy zwalnianego pracownika. Jest on jednakowy dla pracownika pracującego na ćwierć, pół, czy pełen etat.
Pracownik może czas zwolnienia wykorzystać po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z pracodawcą. W tym czasie powinien faktycznie poszukiwać pracy, chociaż pracodawca nie może go kontrolować i żądać udokumentowania przebiegu tych poszukiwań. Pracownik może wykorzystać dni na poszukiwanie pracy łącznie lub oddzielnie.
Opieka nad dzieckiem
Prawo do zwolnienia od pracy mają także pracownicy wychowujący przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat. Pracownik taki ma prawo do zwolnienia na dziecko w wymiarze 2 dni w roku kalendarzowym. Za czas zwolnienia zachowuje prawo do wynagrodzenia. Dni wolne na opiekę może wykorzystać zarówno, ojciec, jak i matka dziecka, jednak gdy oboje pracują, muszą wybrać, kto z nich będzie korzystał z tego uprawnienia.
Pracodawca nie może odmówić pracownicy zwolnienia od pracy na dziecko. Nie trzeba ani planować wcześniej takiego zwolnienia, ani go uzasadniać. Pracodawcy musi wystarczyć informacja, że pracownik chce skorzystać ze zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 kodeksu pracy. Zwolnienie na dziecko można wykorzystać łącznie lub rozdzielnie w zależności od potrzeb pracownika.
Wymiar tego zwolnienia nie zależy od liczby posiadanych dzieci. Rodzicowi przysługują tylko dwa dni wolnego na wszystkie dzieci łącznie bez względu na to, ile z nich nie ukończyło 14 roku życia.
OBOWIĄZKI SPOŁECZNE
Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika:
• wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny na załatwienie sprawy
• wezwanego do organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia – na czas niezbędny na załatwienie sprawy
• wykonującego obowiązki biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym sądowym – łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni
• biorącego udział w posiedzeniu zakładowej komisji pojednawczej zarówno w charakterze członka komisji jak i świadka lub strony
• który musi się poddać obowiązkowym szczepieniom lub badaniom lekarskim przewidzianym przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych
• wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez NIK
• będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do udziału w akcjach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu oraz na szkolenie pożarnicze (6 dni w ciągu roku)
• członka Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do udziału w akcjach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu
• będącego krwiodawcą – na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa
• prowadzącego zajęcia dydaktyczne w szkole zawodowej, placówce naukowej albo jednostce badawczo-rozwojowej – łączny wymiar zwolnień nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu
OBOWIĄZKI RODZINNE
• 2 dni zwolnienia przysługują w razie: ślubu pracownika, urodzenia się dziecka pracownika, zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień zwolnienia przysługuje z okazji ślubu dziecka pracownika, zgonu i pogrzebu siostry bądź brata pracownika, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Wolne w święta religijne
Nie wszystkie święta są ustawowo ustanowionymi dniami wolnymi od pracy. Prawo przewiduje jednak możliwość uzyskania zwolnienia od pracy, by zgodnie z wyznawaną religią móc świętować. Przepisem, na który pracownik powinien się powołać, jest rozporządzenie ministrów pracy i polityki socjalnej oraz edukacji narodowej z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie zwolnień od pracy lub nauki osób należących do kościołów i innych związków wyznaniowych w celu obchodzenia świąt religijnych niebędących dniami ustawowo wolnymi do pracy (Dz.U. nr 26, poz. 235). Zgodnie z par. 1 tego rozporządzenia pracownik należący do Kościoła lub innego związku wyznaniowego, którego święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, może się zwrócić do pracodawcy z prośbą o udzielenie zwolnienia od pracy na taki dzień. Pracownik nie może zaskakiwać pracodawcy, dlatego musi wystąpić z prośbą co najmniej na 7 dni przed dniem, na który chce wziąć zwolnienie. Pracodawca zawiadamia pracownika o warunkach odpracowania zwolnienia nie później niż 3 dni przed dniem zwolnienia.
Powyższe rozwiązanie nie może być zastosowane w przypadku świąt religijnych przypadających w określonym dniu każdego tygodnia. Gdy święto przypada cyklicznie co tydzień, wówczas pracodawca na prośbę pracownika może ustalić dla niego indywidualny rozkład czasu pracy
Tomasz Zalewski
tomasz.zalewski@infor.pl