Pracownik, który nie może przyjść do pracy, powinien powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym terminie swojej nieobecności.
Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przewidywanej nieobecności w pracy oraz dostarczyć dowód na jej usprawiedliwienie. Jest to jeden z pracowniczych obowiązków, których nie należy bagatelizować. Skutki nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy mogą okazać się bowiem dotkliwe.
Zasady postępowania w tym zakresie określają przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281). Skonkretyzowanie obowiązków pracowniczych powinno nastąpić w przepisach zakładowych i odnosić się do praktycznej organizacji pracy u danego pracodawcy. Sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności jest bowiem jednym z elementów, jaki powinien się znaleźć w regulaminie pracy (art. 1041 par. 1 pkt 9 k.p.). Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania tego dokumentu (zatrudnia mniej niż 20 pracowników), sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien określić w pisemnej informacji kierowanej do każdego nowo zatrudnionego pracownika (art. 29 par. 3 k.p.).
Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika mogą być różne. Przytoczone rozporządzenie definiuje je w sposób ogólny jako zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożliwości wykonywania pracy, uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.
Wśród przyczyn usprawiedliwiających absencję pracownika można wymienić:
• chorobę pracownika lub członka rodziny wymagającego jego osobistej opieki,
• sprawowanie opieki nad dzieckiem,
• konieczność stawienia się na wezwanie organów administracji, sądu, prokuratury, policji,
• odpoczynek po nocnej podróży służbowej.
Jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o niej, jak również o przewidywanym okresie tej nieobecności.
Natomiast w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, których nie można było przewidzieć, pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Najpóźniej musi uczynić to w drugim dniu nieobecności w pracy.
Obowiązek zawiadomienia
Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien być określony w regulacjach obowiązujących u danego pracodawcy. Wówczas pracownik ma obowiązek postępować według reguł wynikających z aktów zakładowych.
W praktyce często się zdarza, że zakładowe przepisy nie regulują odmiennie tej materii i odsyłają do przepisów powszechnie obowiązujących. W takim przypadku stosuje się ogólne zasady wynikające z rozporządzenia z dnia 15 maja 1996 r. Zgodnie zaś z tym aktem, zawiadomienie o nieobecności w pracy może być dokonane w różny sposób, a więc nie tylko osobiście, ale i za pośrednictwem innych osób, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
Pracownik, który nie zawiadomił pracodawcy o swojej nieobecności w wyznaczonym terminie, musi liczyć się z konsekwencjami. Tylko bowiem szczególne okoliczności uniemożliwiające terminowe dopełnienie obowiązku powiadomienia pracodawcy usprawiedliwiają pracownika, który nie dotrzymał terminu. Omawiane rozporządzenie jako takie okoliczności wymienia przykładowo obłożną chorobę pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. W takim przypadku pracownik powinien powiadomić pracodawcę najpóźniej następnego dnia po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie tego w pierwotnym terminie.
Jakie przedłożyć dowody
Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są oświadczenia pracownika albo zaświadczenia lub inne dokumenty wydane przez uprawnione organy (instytucje).
Usprawiedliwienie nieobecności na podstawie oświadczenia pracownika następuje w razie konieczności sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza. Oświadczenie składa także pracownik, który nie stawia się do pracy po odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Jeżeli nieobecność w pracy spowodowana jest chorobą, dowodem usprawiedliwiającym jest zaświadczenie lekarskie, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy lub decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w razie odosobnienia pracownika z powodu choroby zakaźnej.
Dowodem usprawiedliwiającym jest także wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub inny organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami. Wezwanie takie musi być imienne i zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika przed danym organem.
Konsekwencje, jakie poniesie pracownik, który nie usprawiedliwia swojej nieobecności w pracy zależą od okoliczności. Inaczej bowiem ocenia się absencję w pracy, bez jej formalnego usprawiedliwienia i przy jednoczesnym braku okoliczności usprawiedliwiających tę nieobecność, a inaczej sytuację, gdy pracownik miał faktyczny powód usprawiedliwiający nieobecność i dopuścił się jedynie uchybień formalnych w usprawiedliwieniu.
Na różnicę tę wskazano także w orzecznictwie Sądu Najwyższego, przyjmując, że zachowanie pracownika w tym drugim przypadku nie powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99, OSNP 2000/20, poz. 752), a pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.
WAŻNE
Spóźnione usprawiedliwienie nieobecności w pracy z reguły nie powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika, ale może być powodem nałożenia na niego kary porządkowej.
Gdy nie było powodu
Inaczej natomiast należy ocenić sytuację, gdy nie zaistniały okoliczności usprawiedliwiające nieobecność, a mimo to pracownik nie stawił się do pracy. Tego rodzaju zachowanie może bowiem nie tylko uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę, ale także spowodować rozwiązanie jej ze skutkiem natychmiastowym, gdy pracodawca uzna takie zachowanie za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Natomiast w każdym przypadku za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania absencji w pracy, pracodawca może stosować wobec pracownika kary porządkowe. Jeżeli zaś pracownik opuści pracę bez usprawiedliwienia, może narazić się na karę pieniężną.
